Geri bildirim kültürünü esnek çalışmaya nasıl uyarlarız?

Kimi zaman bedenimizde soğuk duş etkisi yaratan kimi zaman ise “And the Oscar goes to…” cümlesinin ismimizle tamamlandığı hissi ile günümüze enerji katan iş hayatındaki geri bildirimlere sanırım hiçbirimiz yabancı değiliz. Evet evet daha dün sabah açar açmaz üzerinde konfetinin göz alıcı rengarenk parçalarının uçuştuğunu gözlemlediğiniz ya da kendinizi gözüne ışık tutulmuş tavşan gibi hissettiğiniz o mailden ya da görüşmeden bahsediyoruz. 

Hissettirdiği şey her ne olursa olsun işin temelinde geri bildirim doğru veya yanlış yolda olduğumuzu farklı bir gözden bize aktaran önemli bir yöntemdir ve hem bizlerin gelişiminde hem de şirketin büyümesinde büyük rol oynar. Birçok araştırma geri bildirim kültürünün yerleştiği, çalışanlarının fikirlerini dikkate alan şirketlerde çalışan bağlılığının ve verimliliğin arttığını gözler önüne seriyor. Ancak burada gerek yöneticiler tarafından gerekse ekipler tarafından atlanmaması gereken en önemli nokta kuşkusuz geri bildirimin uygun bir tonda ifade edilmesi ve bu bildirimlerin bir eleştiri gibi algılanmaması gerekliliğidir. Özellikle de esnek çalışmaya geçiş ile birlikte geri bildirimlerin bazen mail bazen telefon ya da mesaj bazen ise görüntülü görüşmelerle yapılmaya başlanmasına yavaş yavaş adapte olurken… Peki temel kurallar aynı olsa da yeni normalin artık esnek çalışma olacağı ve işe alımların ve işi kavrama süreçlerinin uzaktan yapılacağı yarınlarda geri bildirim kültürünü tekrar nasıl inşa ederiz? İşte bu noktada yol gösterebilecek birkaç ipucu; 

Söylemek istediklerinizi önceden belirleyin

Geri bildirimde bulunmadan önce ilk olarak kendinize şu soruları sorun. Sorun ne ve bu konuşmanın neticesinde ne elde etmek istiyorum ve ne hedefliyorum? İlk olarak bu sorulara cevaben kısa ve öz bir taslak hazırlayın. Ardından söz konusu sorunda karşılaşılan ya da karşılaşılabilecek zorlukları masaya yatırın. İşlerin daha sağlıklı yürümesi ve gerekli hedeflere ulaşılması adına izlenebilecek yollar ile birlikte nasıl yardımcı olabileceğiniz konusunda dürüst bir konuşma yapın. Bu noktada ise beklentilerinizi içinden geçtiğimiz küresel pandemi sürecinin etkilerini zorluklarıyla da sınırlamayı atlamayın. Gerçekçi olun. Başarılı bir geri bildirim çift yönlüdür. Sizin ve karşı tarafın taleplerinin kesişim noktasını yakalamaya özen gösterin. 

Destekleyici olun ancak dozunu ayarlayın 

Her insan takdir edilmekten ve iltifat almaktan hoşlanır. Ancak pozitif yaklaşım doğru bir iletişim biçimi olmakla birlikte seviyesi ayarlanmadığında karşı tarafın her şeyin harika olduğunu düşünmesine neden olabilir ve bu da kendini geliştirmesinin önünde engel oluşturabilir. Bu nedenle destekleyici olurken bunun tonunu ayarlamaya gayret gösterin. Aynı zamanda tam aksine dikkat edilmesi gereken bir konuda geri bildirimde bulunurken, özellikle tüm ekibin bir arada olduğu görüntülü sohbetlerde herkesin karşısında eleştiride bulunmaktan kaçının. Şayet ekip odaklı bir geri bildirim yapılacaksa grup temelli bildirimin olmasına özen gösterin. En önemlisi ise söylediğiniz şeyin geri bildirimde bulunduğunuz kişi tarafından kişisel bir saldırı olarak hissedilmemesi için “sen/siz” yerine “ben/biz” dili kullanmaya dikkat edin. Örneğin; “Bunu yaptın mı? Daha iyisini yapmalısın” yerine “Bunu hazırlamamız/tamamlamamız bizlere iş akışında yardımcı olacaktır” gibi. Öte yandan konuyu aktarırken olabildiğince spesifik olun ve iyileştirme için önerilerde bulunun.

Zamanı sınırlayın ve konudan uzaklaşmayın

Uzun konuşmalar ve konunun dışına taşmak ana mesajların aktarımını zorlaştırır. Bu ideal bir toplantıdan öte ideal bir geri bildirim toplantısı olacağından özellikle uzaktan çalışmada görüntülü toplantıların yoruculuğunun ve dikkati uzun süre ayakta tutma zorluğunun da bilinciyle süreyi 15-30 dakika arasında sınırlamaya çalışın. Konunun konuyu açmasına, bir yıl önceki bir sorunun toplantıda tartışılmasına izin vermeyin. Bununla birlikte, bir sorun ortaya çıkar çıkmaz geri bildirim vermeye çalışmayın. Her zaman konuyu kavramak ve söylemek istediklerinizi planlamak için es verin. 

Sadece konuşmayın aynı zamanda dinleyin

Diğer taraftan bu konuşma bir monolog değil, diyalog şeklinde olmalıdır. Yani geri bildirim sadece tek tarafın konuşma yapması değil; karşı tarafın da konuşmasına, fikirlerini aktarmasına izin verilmesi anlamına gelir. Unutmayın bir şeyler yolunda gitmiyorsa kişinin hayatında sizin fark etmediğiniz değişimler olabilir ve kendisi de sorunu fark edip bu çerçevede çözüm önerilerini sizinle paylaşabilir. Burada dikkat etmeniz gereken sırayla konuşun ve birbirinizin cümlesini kesmekten kaçının.

Düzenli geri bildirim seanslarını pas geçmeyin

Bazen önemli bir konu hakkında sürecin nasıl işlediğini görmek adına düzenli geri bildirim seansları uygulamak gerekebilir. Böyle bir durumda görüşmeyi sonlandırmadan önce belirli zaman aralıklarıyla yeni bir görüşme planlamak için uygun zamanları tekrar belirleyin ve toplantıyı bitirmeden bu tarihi ve saati ajandanıza işleyin. Belirlediğiniz zaman dilimine sadık kalmayı da pas geçmeyin. 

Ece Baltacı

Ece Baltacı

Teknoloji, tasarım ve motivasyon dolu Kolektif House dünyasından en son haberler, etkinlik duyuruları ve sürprizler için haftalık bültenimize kayıt ol. Merak etme, fikrini değiştirirsen dilediğin an ücretsiz olarak bülten üyeliğini sonlandırabilirsin.