Coworking Alanlarda Toplantı ve Etkinlik Düzenleme Rehberi
Coworking alanlardaki toplantı ve etkinlik düzenleme alanları, işletmenizi, iş fikrinizi veya projelerinizi tanıtmanın veya kurumsal anlamda bağlılık ve network oluşturmanın en iyi araçlardır. Ortak çalışma alanlarında açılış partisi, meet-up veya line-up etkinlikleri, hackathonlar, konferanslar, atölye çalışmaları, seminerler, konserler, sergiler, tadım etkinlikleri veya ustalık sınıfları gibi her türlü etkinlik veya toplantı düzenlenebilir. Eğer ortak çalışma kültüründe yeniyseniz veya daha başarılı etkinlik ve toplantılar düzenlemeyi planlıyorsanız bazı hususlara dikkat etmeniz gerekir. İşte başarılı coworking alanlarda etkinlik veya toplantı düzenlerken ve planlarken dikkat etmeniz gereken faktörler!
Coworking Alanlarda Nasıl Toplantı ve Etkinlik Düzenlenir?
Coworking alanlar toplantı düzenleme ve etkinlik oluşturma konusunda pek çok fayda sağlar. Ancak şirketinizin imajı veya bireysel hedefleriniz için tüm katılımcıların ilgisini çekebilecek şekilde başarılı bir etkinlik veya toplantı düzenlemek önemlidir. Etkinlik veya toplantı düzenlemeden önce mutlaka dikkat etmeniz gereken detayları aşağıda bulabilirsiniz.
Coworking Alanlarda Nasıl Toplantı ve Etkinlik Planlama
Coworking alanlarda toplantı veya etkinlik planlama sürecini doğru kurgulamak, her açıdan başarılı bir organizasyon gerçekleştirmenin ilk ve en önemli kuralıdır. Bunu net bir şekilde belirlemek yalnızca planlamanıza rehberlik etmekle kalmaz, aynı zamanda potansiyel katılımcılara güçlü ve çekici bir vizyon iletmenize yardımcı olur. Başarılı bir toplantı ve etkinlik planlama süreci için izlemeniz gereken adımlara gelin bir göz atalım.
Hedeflerinizi ve Amaçlarınızı Belirleyin
Her toplantının veya etkinliğin uzun veya kısa vadeli birtakım amaçları ve ulaşmayı arzuladığı hedefleri vardır. Nitekim, bu tarz bir amaca hizmet etmeyen etkinlik veya toplantının gerçekleştirilmesi baştan sorun teşkil edebilir. Söz konusu toplantının veya etkinliğin taşıdığı amaçları net bir şekilde yansıtmak çalışanların ve katılımcıların planın doğal olarak bir parçası olmalarını da kolaylaştırır.
Profesyonel Uzmanlardan İlham Alın
Etkinlik veya toplantı düzenlemeden önce sektördeki tecrübeli profesyonellere görüşmek, daha başarılı bir plan ve organizasyon gerçekleştirmenize yardımcı olabilir. Elbette, tek başına çalışan bir girişimciyseniz, alanınızda başkalarını bulmak zor olabilir. Ancak coworking alanlar genellikle sizinle benzer sektörlerden profesyonellere çevrili olduğundan bu tarz networklere erişmek ve onların değerli fikirlerine başvurmak çok daha kolaydır.
Hedef Kitleyi Tespit Edin
Söz konusu toplantının veya etkinliğin katılımcısı olan kitleyi doğru şekilde analiz etmek, başarılı olmak için son derece önemlidir. Toplantılar genellikle nispeten daha az katılımcı ile gerçekleştirildiğinden hedef kitle analizi yapmak kolay olabilir. Ancak kalabalık etkinliklerde tüm katılımcıları belirlemek, veri, gözlem ve yaratıcılığı harmanlayan özel bir yaklaşım gerektirir. Girişimciler, teknoloji uzmanları, mentörler, freelance çalışanlar, dijital göçebeler, öğrenciler veya ekosistemdeki pek çok profesyonel etkinliğin parçası olabilir. Etkinlik alanları bu canlı toplulukları bir araya getirmek için mükemmel bir araçtır.
Toplantı Odası veya Etkinlik Alanını Ayarlayın
Coworking alanlar toplantı yapma ve etkinlik düzenleme için mevcut alanlara sahiptir. Ancak toplantı veya etkinlik gününde ve saatinde söz konusu alanları rezerve etmek son derece önemlidir. Ayrıca etkinlik alanı veya toplantı odası kapasitesinin hedef kitle ile uyumluluğuna da dikkat etmeniz gerekir. Aksi bir durumda katılımcıların bazılarının ayakta kalması veya yer bulunmaması gibi birtakım imajınız üzerinde olumsuz izlenim yaratabilecek durumlar oluşabilir. Mevcut işletmenizin fiziksel koşulları yeterli değilse etkinlik alanı veya toplantı odası kiralama opsiyonlarını düşünebilirsiniz.
Etkinliği veya Toplantıyı Güçlü Bir Şekilde Duyurun
Özellikle geniş kitlelere ulaşması gereken bir etkinlik düzenlediğinizde bunu hem dijital hem de fiziksel kanallardan mümkün olduğu kadar duyurmanız gerekir. Coworking alanlarda süper havalı bir etkinlik düzenleseniz bile katılımcılar bunu duymazsa, çabalarınız boşa gitmiş demektir. Haberi yaymak için gerçekten zaman, kaynak ve enerji harcamanız gerekir. Toplantılar biraz daha niş gruba hitap ettiğinden kitleye ulaşmak çok daha kolaydır. Ancak toplantı yapma zamanını öncesinde duyurmak ve dijital uygulamalar aracılığıyla hatırlatma yapmakta fayda vardır.
Coworking Alanlarda Nasıl Toplantı ve Etkinlik Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmeli?
İyi bir plan oluşturmak başarılı bir etkinlik veya toplantı organizasyonu gerçekleştirmenin en önemli kısmıdır. Ancak planlama, etkinlik/toplantı oturumu ve sonrası süreçte bazı dikkat edilmesi gereken püf noktaları vardır. Aşağıda etkinlik veya toplantı öncesinde göz önünde bulundurmanız gereken detayları bulabilirsiniz.
1-İster projelerinizi tanıtacağınız bir toplantı ister büyük çapta bir meet-up etkinliği olsun, organizasyonun içeriğine dikkat etmeniz gerekir. İçeriğin her şey olduğu iş dünyasında stratejinize, şirket değerlerinize,hedeflerinize ve toplumun ilgi alanlarına uygun içerikler seçmeye önem göstermeniz gerekir.
2-Potansiyel katılımcılar, iş birlikçiler ve marka elçileriyle temasa geçmek için dijital uygulamalardan yararlanmak iyi bir fikir olabilir. Etkinliğin veya toplantının bir parçası olabilecek zengin bir profesyonel çeşitliliği oluşturmak için hem dijital ağları hem de aplikasyonları kullanabilirsiniz.
3-Bir sponsora ulaşırken etkinliğin veya toplantının onların vizyon ve misyonları ile örtüştüğünden emin olmanız gerekir. Aksi takdirde katılımcıların ilgisini kaybedebilir veya marka imajınızı olumsuz etkileyebilirsiniz. Bu sebeple sponsorun ihtiyaçlarını ve hedeflerini doğru tanımlayarak kendi amaçlarınızla ne kadar uyumlu olduğunu kontrol etmelisiniz.
4-Bir toplantı veya etkinlik öncesinde olası tüm aksilikleri önlemek, planlamayı doğru şekilde yürütmek ve süreci başarılı şekilde sonuçlandırmak için öncesinde toplantı odasını ve etkinliklik alanlarını kontrol etmek gerekir. Özellikle projektör, mikrofon, ses sistemi ve tüm görsel ekipmanlar için etkinlik alanları ve toplantı odası hazır hale getirilmelidir.
5-Toplantı veya etkinlik öncesinde katılımcıların dinlenebilecekleri, içeceklerini yudumlayabilecekleri ve network oluşturabilecekleri bir alan sunulması önemlidir. Bu tarz bir alan, aynı zamanda katılımcılara daha prestijli ve profesyonel bir imaj çizmenize yardımcı olur.
6-Etkinlik veya toplantı sonrasında katılımcılardan geri bildirim istemeniz, daha sonraki organizasyonlar açısından son derece önemlidir. Mümkünse bunu yüz yüze gerçekleştirmeniz, işletmenizin imajı ve katılımcılarla bağ kurma konusunda avantaj sağlayabilir.
Her etkinliğin veya toplantının kendi amacı olsa da üretkenliği artırmak için doğru tasarlanmış esnek bir çalışma alanı bulmak son derece faydalıdır. Kolektif House, coworking toplantı yapma ve etkinlik düzenleme talepleriniz için esnek ve yaratıcı çözümler sunar. Siz de toplantı odası ve etkinlik alanı hakkında daha fazla bilgi almak ve hizmetten yararlanmak için Kolektif House dünyasına adım atabilirsiniz!
