Dernekler Sanal Ofis Kullanabilir mi?

Günümüzde yeni kurulan işletmeler ve girişimlerin aşması gereken en önemli zorlukların başında finansal süreçler gelir. Odak noktasının iş fikri olduğu başlangıç aşamasında, finansal yükümlülüklerin hafifletilmesi iş fikrinin geliştirilmesi ve hızla büyümesi için itici bir güç bile olabilir. Yeni bir girişimcilik hikayesine başlarken yasal adres belirtme zorunluluğu, ofis ve çalışma alanı ihtiyacı gibi temel ihtiyaçların giderilmesinden doğacak finansal yükümlülüklerin azaltılmasında sanal ofis, hazır ofis gibi seçenekler girişimcilerin imdadına yetişir.
 

Sağladığı sayısız avantaj ve maliyet düşürücü etkenler nedeniyle sanal ofislerin kullanımı her geçen gün yaygınlaşır. Sanal ofis ve hazır ofislerde sunulan hizmetler, yeni kurulan işletmelerin birçok ihtiyacı giderirken şirketler için öncelikli tercihler olarak karşınıza çıkar. Girişimcilik ekosisteminde çok geniş bir kitleye hitap eden sanal ofis ve hazır ofislerin tercih edilebildiği durumlar hususunda bazı istisnai durumlar da bulunur. Bu içeriğimizde kafa karışıklığına yol açabilen ve aydınlatılması gereken hususların bulunduğu “'dernekler sanal ofis kullanabiliyor mu?' sorusununun yanıtı için detaylara göz atabilirsiniz.

Derneklerin Kuruluş Süreci ve Adres Belirtme Zorunluluğu Hakkında Bilmeniz Gerekenler

“Bir dernek sanal ofis kullanabilir mi” sorusunun yanıtı Türkiye Cumhuriyeti’ndeki içerisinde yasal düzenlemeler ve ilgili kanunlarda açıkça tanımlanır. Öncelikle temel kafa karışıklığını gidermesi adına ticari işletmeler ile derneklerin farklı Türkiye’de farklı yasal düzenlemelere tabi olduğunu bilmenizde fayda var. Bir dernek olarak faaliyet göstermek istiyorsanız tüm düzenlemelerinizi, toplayacağınız evrakları kısacası dernek açılış işlemlerinizi Dernekler Kanunu'nda belirtilen ilgili maddelere göre yapmalısınız. Dernekler Kanunu'nda içerik konumuzla ilgili bölüme gelecek olursak; kurulacak olan ya da faaliyetlerini sürdüren derneklerin bir adresi, dernek merkezi olarak gösterilmesi gerekir. 

Dernek kurmaya karar verdiğiniz de ya da mevcut bir derneklerle ilgili işlem yapmak istediğiniz durumlarda başvuracağınız adres bulunduğunuz ildeki İl Dernekler Müdürlüğü olmalıdır. Gereken evrakları hazırladıktan, şartları sağladıktan sonra İl Dernek Müdürlüklerinde adres konusunda sizlere bir takım sorular sorulur. Bu sorulardan birisi de faaliyetlerin yürütüleceği ve 'merkez' olarak tanımlayacağınız adres olur. 

Derneklerin Merkez Adresleri Hangi Şartları Sağlamalı?

Türkiye'de geçerli olan mevcut Dernekler Kanunu'nda adres detayına ilişkin "Dernek Adresi müstakil mi, müstakil değil ise binada konut var mı, konut var ise konutların hepsinden yazılı izin aldınız mı gibi sorulara yanıt vermeniz gerekir. Ayrıca derneğin kurulacağı adreste başka dernek, vakıf ya da şirket var mı ve derneğin kendine özel kapısı, kendine özel odası var mı gibi hususlar da yanıtlamanız gereken sorular olur. Bu sorulara vereceğiniz yanıtların uygunluğu derneğinizin kurulabilmesi için gerekli onayları almanız için oldukça önemlidir. 

Dernek adresinize ilişkin soruların yanıtlarına ve sanal ofis detayı da bilmeniz gerekenler arasındadır. Yukarıda belirtilen soruların müstakil olması, müstakil olmaması durumunda diğer konut sahiplerin izin alınması gibi şartlardan anlaşılacağı üzere sanal ofis seçeneği devre dışı kalır. Yine derneğin bulunduğu adresin kendine ait kapısı ve kendine ait özel odası olması, aynı adreste başka dernek ya da vakfın olmaması gerekliliği bulunur. Bir başka deyişle sanal ofisler bu soruların yanıtları açısından ele alındığında sunulan hizmetler ve kullanım amaçları açısından yeterli olmayacaktır. 

Esasında derneklerin ticari hedefler taşımayan, kar amacı gütmeyen ve kamu yararına örgütler olduğu düşünüldüğünde etkin, bağımsız bir şekilde faaliyetlerini sürdürebilmeleri için adrese ilişkin bu şartların aranması çok mantıklıdır. Derneklerin kuruluş sürecinde adres belirtilmesi hususunda bu sorulara yanlış cevaplar verilmesi ve derneğin bir şekilde sanal ofislerde faaliyetlerine başlaması, sonrasında hukuki sorunlar çıkaracaktır. Daha da önemlisi sanal ofis temin eden kurumlar ile dernek yönetimi arasında da ciddi boyutlarda sorunlar doğabilir. Yine, derneğin ve sanal ofis sağlayan kurumların itibarları açısından da istenmeyen sonuçları olabilir. 

Dernek Kuruluşlarında Adres için Alternatif Çözüm Önerisi

Dernek kurma çalışmalarınızın yasal sıkıntılara ve dava süreçlerine dönüşmemesi için sanal ofis tercihi yapılmaması en mantıklı seçenek olarak karşınıza çıkar. İçerik konumuzla ilgili olarak sanal ofislere alternatif olabilecek bir başka çözümden bahsedilebilir. Sanal ofisler dernekler için uygun bir seçenek olmasa da bazı durumlarda hazır ofisler kavramı üzerine durmanızda ve bu konuda da küçük bir araştırma yapmanızda fayda var. 

Sanal ofisler tercih edilememesine karşın dernek kuruluş aşamasında ofis ve adres maliyetlerinin düşürülmesi açısından sanal ofis benzeri bir çözüm olan hazır ofisler tercih edilebilir. Dernekler Kanunu'nda adres detayına ilişkin yukarıda tanımlanan şartları sağlayan hazır ofis seçenekleri değerlendirilebilir. Hazır ofis hizmetleri sunan şirketlerin sağladığı farklı kapıdan giriş imkânı, farklı numarataj opsiyonu, bağımsız ve özgün alan temin edebildiği durumlar hazır ofisler için çözüm yolları değerlendirilebilir. 

Bu durumda da farklı giriş kapısı ve bağımsız alan sunulmasına ek olarak hazır ofisin kullanılacağı adreste bulunan diğer mülk sahiplerinden/hizmet alıcılarından izin alınması, aynı adreste bir başka derneğin ya da vakfın bulunmaması gibi şartların da sağlandığından emin olduktan sonra hazır ofis seçeneği söz konusu olabilir. 

Hatırlayalım: Sanal Ofis ile Hazır Ofis Arasındaki Farklar Nelerdir?

Günümüzde, yıldızı her geçen gün daha fazla parlayan girişimci dostu hazır ve sanal ofisler, bu alanlarda sunulan hizmetler bakımından çoğu zaman birbirine çok yakın kavramlardır. Ancak yine de hazır ofis ve sanal ofis çözümleri kıyaslandığında aralarında temel farklılıklar olduğunu söylemek mümkün. Sanal ofisler, kullanıcısının fiziksel alana çok fazla ihtiyaç duymadığı ancak ihtiyaç anında ulaşabileceği çalışma koşulları sunar. 

Sanal ofisler, ‘startup’lar veya şirketlerin kuruluş sürecinde bir gereklilik olan yasal adres temini sağlarken kurumsal açıdan güçlü bir imaj oluşturulmasına katkı sağlar. Ayrıca ofis adresinizin prestijli bir adreste olması iş fikrinizin gücünü destekleyen önemli bir detaydır. Bunlara ek olarak sekreterya, iletişim, kargo, posta takibi gibi günümüzde işletmelerin ihtiyaç duyacağı hizmetleri de sunar. 

Hazır ofislerde ise talep edilmesi halinde kullanıcılara kendilerine ait fiziksel çalışma alanları temin edilebilen yukarıda sıraladığımız sekreterya, kargo, posta takibi, iletişim, güvenlik, temizlik, internet, çay, kahve, ikram seçeneklerinden faydalanabildiği bir hizmet türüdür. Hem sanal ofislerin hem de hazır ofislerin birçok işletme için ortak ihtiyaçlara yanıt vermesi ve maliyet açısından ekonomik hale getirmesi en cazip yönleridir.

Türkiye’nin sanal ofis, hazır ofis hizmetlerinde en güçlü markalarından biri olan Kolektif House’ın sunduğu hizmetler ile ofis ihtiyaçlarınıza efektif ve ekonomik çözümler bulabilirsiniz. İster hazır ofis isterseniz de sanal ofis tercihlerinizde faaliyetlerinizi prestijli lokasyonlara taşıyabilir, yasal adres belirtme şartını sağlayabilirsiniz. 

Çalışma alanlarına veya müşterilerinizle, ekibinizle verimli görüşmeler yapabileceğiniz toplantı odalarına ihtiyaç duyuyorsanız Kolektif House’un hizmetlerinden hemen faydalanmaya başlayabilirsiniz.  Her işletme için önem taşıyan sekreterya ve iletişim konusunda profesyonel çözümlere erişebilirsiniz. Bir yandan da posta ve kargolarınızın sizin adına takip edilmesini sağlayabilir, bu trafiğin uzman ellerde yönetilmesini sağlayabilirsiniz. Yüksek hızlı internet, yazıcı, tarayıcı gibi donanımsal çözümlerden, size ait dolap, otopark gibi ihtiyaçlarınızı karşılayabilirsiniz. 7/24 kullanım ve güvenlik, günlük temizlik, toplu taşımaya yakınlığıyla kolay ulaşım imkanlarından, ortak mutfak alanı, bahçe ve oyun alanları gibi fiziksel avantajları değerlendirebilirsiniz. Ayrıca çalışırken, toplantılarınızda sınırsız çay-kahve, atıştırmalıklar, detoks suları ve hatta yoga dersleri gibi ayrıcalıklı hizmetlerden de faydalanabilirsiniz.