Etkili ve Verimli Toplantı Yönetimi İçin Mekanın Önemi

Yaklaşan iş toplantınızda önemli konuları ele almayı ve büyük duyurular yapmayı planlıyorsanız, elbette ekip üyelerinizin bu deneyime aktif olarak katıldığından emin olmak isteyebilirsiniz. Ancak iş toplantıları için standart bir konferans odasında mahsur kalan çalışanları heyecanlandırmak ve motive etmek zor olabilir. Üstelik uzaktan ve esnek çalışma saatlerine sahip çalışanların sayısı her geçen gün artarken eski usul toplantı mekanları son derece statik kalabilir. Tam olarak bu nedenlerle etkili ve verimli bir toplantı yönetimi ve iş etkinliği için benzersiz bir mekan seçmenin önemini ve katkı sağlayabilecek püf noktalarını sizinle paylaşıyoruz. 

Başarılı Bir Toplantı Yönetimi Nasıl Sağlanır?

Etkili ve verimli bir toplantı yönetimi, hedeflere uygun bir grup katılımcının etkinlik amacı doğrultusunda bir araya getirilmesi ile başlar. Toplantı sırasında gerçekleştirilen açık tartışma ve beyin fırtınası ortamı önemli ve somut bir sonuç kazandırır. Günün sonunda takım halinde elde edilen fikirlerin plana ve aksiyona dönüşme kabiliyeti elde edilir. Ayrıca toplantı sonucu elde edilen tüm bulgular, daha sonra çalışmaları etkileyebilecek diğer kişilerle paylaşılır. Etkili ve verimli bir toplantı yönetimi için öncelikle aşağıdaki tüyoları dikkate almakla başlayabilirsiniz.

• Açık ve belirli bir amacın bulunması: Fiziksel bir toplantı, hem zaman hem de maliyet açısından işletmelere belirli bir yük yaratır. Bu nedenle herhangi bir toplantı planı yapma amacınız yalnızca gerçek zamanlı ve verimli bir tartışma içeriyorsa buna değecektir.

• Doğru zamanlamayı seçin: İş çıkışına veya öğle yemeğine yakın saatler, çalışan motivasyon ve dikkatinin en dağınık olduğu zamanlardır. Bu doğrultuda toplantıdan maksimum verim alabilmek için doğru zamanlamayı tercih etmeniz gerekir. 

• Gündem oluşturun ve paylaşın: Düzenleyeceğiniz toplantının içeriği ve türü hakkında bilgilendirme yapmanız katılımcılardan maksimum verim ve performans alma şansınızı da artırır. Toplantı davetinize gündeminizi ekleyin, böylece insanlar orada olmaları gerekip gerekmediğini belirleyebilir veya başka birini önerebilir.

• Ortamda güven oluşturun: Yaratıcı fikirler ararken ya da sorunun çözümüne dair seçenekleri keşfederken farklılık çok işe yarar. Bu nedenle katılımcılara fikirlerini özgürce ifade edebilecekleri ortamı yaratarak olağan dışı fikirler sunmaları konusunda teşvik etmeniz gerekir. 

• Gerçek ve paylaşılabilir sonuçlar üretin: Toplantı öncesinde hedefe ulaşmak için tasarlanmış bir gündem hazırladıysanız bu doğrultuda etkili ve verimli sonuçlar almaya çalışmalısınız. Bu nedenle toplantı esnasında konunun dışına çıkmamaya veya teknik tartışmalara çok fazla dalmamaya dikkat etmeniz önemlidir.

Mekanın Etkili ve Verimli Toplantı Yönetimine Katkısı 

Esnek çalışma tarzına adapte olan çalışanlar çağında, toplantı programlarını koordine etmek ve motivasyonu yüksek tutmak her zamankinden daha zordur. Modern iş yeri toplantı mekanları, bu anlamda daha fazla verimlilik elde etmek için yeni yetenek alanları ve uygulamalar yaratır. Siz de etkili ve verimli bir toplantı yönetimi için uygulayabileceğiniz en başarılı önerileri keşfetmeye başlayabilirsiniz. 

Alanın Fiziksel Koşulları

Durup düşündüğünüzde etkili ve verimli bir toplantı planlamak için gereken çok fazla sayıda kriter mevcuttur. Ancak ses, aydınlatma, ısı ve manzara gibi fiziksel değişkenler üretkenlik düzeylerini etkileyebilir. Öncelikle toplantı odanızın dışarıdan gelen gürültü ve diğer seslere karşı yalıtımlı olması son derece önemlidir. Ayrıca katılımcıları odaklanmış ve enerjik tutmak için iyi aydınlatılmış bir çalışma alanı yaratmak gerekir. Katılımcıların dikkatini dağıtabilecek dekorasyon unsurlarından veya manzaralarından uzak durmak da önemlidir. Son olarak toplantı odasının ısı koşullarının çok sıcak veya soğuk olmamasına da dikkat etmelisiniz. 

Dekorasyon ve Mobilya Tasarımı

Sıkıcı veya ilham vermeyen bir konferans odasında verimli bir performans göstermek son derece zordur. Bu nedenle enerji veren tasarım ögeleri sunan alanlar yaratmak için deneyimi artıracak, stresi azaltacak ve yaratıcılığı teşvik edecek mobilya ve dekorasyon objeleri seçmeniz önemlidir. Lüks mobilya, dekor, aydınlatma ve tasarım ayrıntıları katılımcıların daha yaratıcı ve vizyon sahibi olmalarını sağlar. Toplantı süresi boyunca hareket ve esnekliğe ihtiyaç varsa buna uygun mobilyalar seçmek gerekir. Ayrıca masaların boyutunu ve hareketliliğini de göz önünde bulundurmalısınız. Artan katılım ve başarılı hedef tamamlama deneyimi yaşadığınızda dekorasyon için harcadığınız zamana ve maliyete değecektir.

Online Toplantı Yönetimi

Yeni mobil iş yeri merkezleri sayesinde çalışanlar her yerden, her zaman toplantılara ve takvim sistemine anında erişebilir. Toplantı mekanlarında esnek davranmak, toplantı öncesinde, sırasında ve hatta sonrasında devam eden iş birliğini teşvik eder. Tüm katılımcıların sisteme erişiminin olduğu esnek bir toplantı planlaması yaratıcılığı ve motivasyonu da teşvik edebilir. Bu noktada teknolojiden destek alarak katılımların ilgili belgeleri görüntülemelerine ve departmanlar arasında hızlı bir şekilde iletişim kurabilmelerine de imkan yaratabilirsiniz. 

Mobil Toplantı ve Etkinlik Alanları 

Değişen ve dönüşen çalışma prensipleri doğrultusunda fiziksel toplantı mekanlarına ek olarak etkinlik alanları üzerinden mobil bir yönetim de gerçekleştirilebilir. Etkinlik alanları, işletmelerin tek bir yerden hızlı bir şekilde toplantı veya organizasyon yapabildikleri mobil mekanlardır. Çalışanlar ihtiyaç duydukları odayı yalnızca saniyeler içinde rezerve edebildikleri için son derece verimlidir. Böylece her ölçekteki işletme, toplantı için düzenli bir mekan kiralama maliyetine katlanmadan fiziksel koşulları önceden değerlendirilmiş ve test edilmiş bir mekanda etkinlik gerçekleştirme fırsatı yakalayabilir. 

Yenilikçi ve Modern Toplantı Mekanlarının Önemi

Verimli ve etkili bir toplantı yönetimi için günümüzde konvansiyonel araçlar yerini modern ve esnek alan yönetimi sistemlerine devretmiştir. Geleneksel toplantı yönetimi için gerekli olan fiziksel koşullar, mobilya ve dekorasyon gibi ayrıntıları önemimi korurken dijital ve fiziksel dünya arasındaki entegrasyon ihtiyacı giderek artmaktadır. Bunun yanı sıra fiziksel toplantı mekanları sahibi olmanın işletmelere zaman ve bütçe bakımından da ekstra maliyetleri mevcuttur. 

Orta ve büyük işletmeler bu gibi maliyetlere katlanmak konusunda biraz daha elverişli olabilir. Ancak start-up gibi başlangıç aşamasındaki küçük işletmeler için bu tip maliyetler genel hedeflere ulaşma yolunda önemli bir engebeye dönüşebilir. Bu amaçla mobil merkezlerin benimsenmesiyle birlikte sanal ofis, co-working, ofis kiralama veya hazır ofis hizmetleri gibi modüler ve dinamik alanlar gündeme gelmiştir. 

Etkinlik alanları, ofis kiralama, co-working ve sanal ofis hizmetleri sayesinde her ölçekteki operasyon ekipleri, dijital bir sistemden çalışan davranışı ve tercihlerine ilişkin verileri kullanarak üretkenliği optimize edebilir. Hem teknolojik hem de fiziksel kaynaklar anlamında tam donanımlı olarak kullanıma sunulan etkinlik alanları veya tüm mobil toplantı mekan hizmetleri, gerçekten amaca yönelik toplantılar hazırlamaya teşvik eder. Böylece her koşulda üretkenliği maksimum seviyeye taşıyarak son derece verimli ve etkin toplantılar düzenleyebilirsiniz. Üstelik verimliliği ve çalışan deneyimini artırmaya yönelik tüm faaliyetler için fiziksel mekanlardan daha düşük maliyetlere katlanmanız gerekir. 

Kolektif House, bir sonraki iş toplantınız, kurumsal etkinliğiniz veya organizasyonel fuaye için ihtiyacınız olan tüm koşulları sağlıyor. 1 kişiden 250 kişiye kadar çeşitli kapasitede toplantı ve etkinlik alanlarına sahip Kolektif House, tüm organizasyonlarınızı dikkat çekici ve unutulmaz kılmak için ihtiyacınız olan tüm olanakları sunuyor. Siz de ofis kullanımını optimize etmenize nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kiralama hizmetlerinden yararlanmak için Kolektif House uzman ekipleri ile iletişime geçebilirsiniz.