Sanal Ofis Nasıl Kurulur: Bilmeniz Gereken Her Şey

Hayatın her alanında yer edinmeye devam eden dijital teknolojiler, farklı sektörlerin mekan ve zaman kısıtlamalarını ortadan kaldırmayı amaçlar. Bu açıdan, çağı yakalayan yeni çalışma ortamları teknolojinin sunduğu tüm avantajlardan yararlanır. Sanal ofis sistemi olarak adlandırılan yeni düzen şirket kurmak isteyenlere, freelance çalışanlara ve girişimcilere verimli çalışma ortamları sağlar. Farklı sektörlerin iş ihtiyaçlarına en nitelikli düzeyde cevap veren sanal ofis hakkında tüm detaylı bilgilere bu rehber ile ulaşabilirsiniz.  

Sanal Ofis Nedir?

Şirket sahibi olmak isteyen tüzel ya da gerçek kişiler, yasalar gereğince şirket adresi belirtmelidir. Bu noktada, sanal ofis adresi bu talebi karşılamaya yardımcı olur. Her sanal ofisin belge ve yazı işlerinden sorumlu sekreteri bulunur. Böylece telefon, kargo ve posta takibinin yapılması sağlanır. Belli bir ücret ödeyerek bu tür sanal ofis hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Aynı zamanda temizlik, ikram ve mutfak servisleri gibi seçenekleri de değerlendirebilirsiniz. Şirket giderleri konusunda tasarruf yapmanızı sağlayan bu çalışma düzeni, farklı sektörlerin ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir avantajlara sahiptir.

Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?

• Maliyet odaklı çalışma çözümleri sunan sanal ofis, prestijli ve seçkin lokasyonlarda konumlanır. Bu profesyonel hizmetlerden yararlanan şirketler ve girişimciler müşterileri için prestijli bir imaj yaratırlar.
• Sanal ofis avantajları söz konusu olduğunda farklı hizmet paketlerinden yararlanabilirsiniz. Bu sayede seçtiğiniz günlerde toplantı odası ve ofis gibi mekanları kullanabilirsiniz.
• Fiziki olarak yararlanabileceğiniz stüdyo ve atölye gibi alanların yanı sıra operasyonel destek de alınabilir. Sekreterya departmanı bilgi ve belge yönetimini kolaylaştırabilir. İş ve çalışma planınız ofis dışında yoğunlaşıyorsa sekreterlik hizmetleri tercih edilebilir. Böylece telefon yönlendirme ve kargo ya da posta kabul işlemlerinin pratik bir şekilde yapılması sağlanır.
• Profesyonel iş süreçlerinin dijital platformlarda yoğunlaşmaya başladığı çağımızda fiziksel görüşmeler minimum düzeyde devam eder. Sanal ofis programları, iş modelinizi çağın ihtiyaçlarına uyarlayarak çalışmalarınızı kolaylaştırmaya yardımcı olur.
• Network geliştirme odaklı çalışmalarda farklı sektörlerdeki insanlarla tanışmak, sanal ofisler aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Sanal ofisleri çeşitli sektörlerden çalışanlar birlikte kullandığı için iş ortaklıkları ve hizmet alma/hizmet verme konusunda verimli adımlar atabilirsiniz.
• Standart yöntemler ile şirket kurma sürecinde pek çok masraf ortaya çıkar. Şirket kurmak için size fiziksel ve resmi bir adres çözümü sunan sanal ofis, maliyet tasarrufu açısından oldukça avantajlıdır. Şirket kurmak için ayırdığınız bütçeyi yatırım ve sermaye olarak değerlendirmeyi tercih edebilirsiniz.

Sanal Ofis Dezavantajları

Çok büyük bir personel ekibine sahipseniz ve kapsamlı operasyonel çözümlere ihtiyaç duyuyorsanız sanal ofis çözümleri sizin için verimli olmayabilir. Kendi müşteri destek biriminiz varsa ve sürekli olarak sabit bir ofiste çalışma ihtiyacınız varsa bu sistem yerine farklı çözümlere yönelebilirsiniz. Sanal ofis düzeni, geniş depolama alanlarına ihtiyaç duyan sektörler için de kullanışlı olmayabilir.

Ofis düzenini sanal olarak kuran bazı firmalar ekip çalışmalarını sürdürmekte zorlanabilir. Doğru bir ekip yönetim sistemi oluşturulamazsa sanal ofislerden yeterince verim alınamaz. Böylece departmanlar arasında iletişim problemleri yaşanabilir ve çalışma motivasyonu azalabilir. Bu nedenle ekip yönetiminin iyi bir şekilde sağlanması sanal ofis düzeninin en önemli aşamalarından biridir.

Sanal Ofis Nasıl Kurulur?

Sanal ofis açmak için ilk önce kurmak istediğiniz şirket türüne karar vermelisiniz. Bu açıdan limited şirket, anonim şirket ve şahıs şirketi gibi seçenekler arasından tercih yapmanız gerekir. Ardından Ticaret Odası’na kayıt yaptırmalı ve vergi dairesinde mükellef işlemlerini tamamlamalısınız. Sanal ofis aracılığıyla şahıs şirketi kurmak istiyorsanız aynı zamanda Ticaret Unvan Sertifikası da düzenlemek gerekir. Bu sertifikada şirket sahibinin adı ve soyadı ile iş adresi gibi bilgiler yer alır.

Sermaye şirketleri için ilgili bakanlıktan şirket kurmak için gerekli izinleri almak zorunludur. Daha sonra bazı evraklar hazırlayarak sanal ofis ile şirket kurmak için ilk adımı atabilirsiniz. Şirketin kuruluş prosedürüne uygun olması durumunda sanal ofis adresi ile dernek açmak da mümkündür.

Yeni kurulan şirketlerin sanal ofis açması için gereken belgeler kimlik fotokopisi, ‘’kuruluş aşamasında’’ yazan kaşe, ikametgah belgesi ve kurumsal e-posta bilgisidir. Var olan şirketi sanal bir ofise taşımak için ise vergi levhası, ikametgah belgesi ve imza sirküleri gerekir.

Girişimciler, sanal ofis firması ile sözleşme yaparken mali müşavirle çalışmalıdır. Mali müşavirin imzaladığı NACE kodlu ve şirket unvanlı sözleşme noter tarafından onaylanır. Noter onayından sonra mali müşavir sanal ofisin bağlı olduğu vergi dairesinden vergi numarası alır. Vergi memurları, Ticaret Odası’nın verdiği tescil belgesi sonrasında randevu sistemi doğrultusunda şirketinizi denetlemeye gelir. Onay aldığınız takdirde sanal ofisinizle ticari faaliyetlere başlayabilirsiniz.

Sanal Ofisler Yasal mıdır?

Sanal ofisler, aldığınız tüm hizmetleri faturalandırarak vergi mükellefi olurlar. Bu nedenle bu platformlar tamamen yasaldır. Vergi mükellefi olan çalışanlar sanal ofis şirket kurma işlemleri için vergi dairesine bildirimde bulunmalıdır. Mevcut ofis sanal bir adrese taşınacaksa vergi numarası aynı kalır ve sadece adres değişir. Bu durumda sanal ofisin bağlı bulunduğu vergi dairesine başvurmak gerekir. Vergi memurlarının denetimi esnasında sizden imza sirküleri, vergi levhası, kimlik belgesi ve şirket çalışanlarının sigorta dökümleri gibi belgeler talep edilebilir. Vergi memurlarının onayı doğrultusunda vergi numaranızla birlikte ticaret faaliyetlerinizi yasal temellerle sürdürebilirsiniz.

Sanal ofislere ödediğiniz kiralar ile telefon, su ve elektrik gibi giderler Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. maddesi hükmüne göre değerlendirilir (1). Aldığınız tüm sekreterya hizmetleri KDV de dahil edilerek ofis yöneticisi tarafından kullanıcılara fatura edilir.

Sanal Ofis Sözleşmesinde Nelere Dikkat Edilmelidir?

Sanal ofis açmak için süresiz bir sözleşme sisteminden yararlanılır. Bu sözleşme yıllık olarak imzalansa sözleşme maddelerinde otomatik olarak yenilenme koşulu olup olmadığına dikkat etmeniz gerekir. Bu sayede sanal ofis hizmetlerinden süresiz olarak yararlanabilirsiniz. Anlaşma yapılması için kısıtlayıcı bir tarih aralığı bulunmaz. İstediğiniz tarih aralığı için sözleşme imzalayabilirsiniz. Limited ve anonim şirketler ile şahıs şirketleri için bu hizmetlerden yararlanmak tamamen yasaldır. Sözleşmeniz devam ettiği sürece sanal ofisleri ihtiyaçlarınız doğrultusunda kullanabilirsiniz.

Sözleşmenizi feshetmek istiyorsanız bunu sanal ofis firmasının resmi internet sitesi üzerinden pratik bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Sanal ofis sözleşmesini değiştirmek ya da fesih talebinde bulunmak için bir ay önceden hizmet aldığınız şirkete haber vermelisiniz. Böylece sanal ofis firması fesih işlemlerini daha kolay tamamlamanıza yardımcı olabilir.

Kimler Sanal Ofis Sistemini Tercih Edebilir?

Sanal ofis kurmak farklı sektörlerdeki firmaların çalışma ihtiyaçlarına hitap eder. Freelance çalışan ve kalıcı bir ofis alanına ihtiyaç duymayan sektörler sanal ofis düzenini verimli bir şekilde kullanabilir. Sanal ofis düzeni küçük çalışma gruplarının iş verimliliğini artırmasına yardımcı olur. Sanal ofisler, müşteriler ile sürekli olarak yüz yüze görüşmeler ve toplantılar yapan kişiler tarafından tercih edilebilir. Böylece hem gereksiz masraflar azaltılmış olur hem de prestijli ve modern bir ofis ortamı ile müşteri portföyü genişletilebilir.

Kolektif House, sanal ofis ihtiyaçlarınızı karşılamaya yardımcı olurken modern lokasyonu ile size seçkin bir çalışma alanı yaratır. Gezgin üyelik sisteminden yararlanarak sektörünüzün ve iş modelinizin taleplerine uygun bir sanal ofis ortamıyla buluşabilirsiniz.