Sanal Ofisleri Kimler Kullanabilir?
Sanal Ofisleri Kimler Kullanabilir?
Sanal ofis, iş hayatına yeni atılan startuplardan genişlemek isteyen küçük işletmelere kadar çok çeşitli şirket grupları tarafından kullanılabilir. Bu ofisler, esneklik özelliği ve maliyet tasarrufu ile birlikte geleneksel bir ofisin tüm avantajlarını çalışanlara sağlamak için modern teknolojiyi kullanır. Diğer adıyla online ofisler, posta ve arama hizmetlerinden ilham veren tasarım ve network imkanlarına ve tanınmış konumda bulunan prestijli iş adreslerine kadar üyelerine bir dizi avantaj sunar. Bu yazımızda “Sanal ofis kiralama nedir?” ve “Sanal ofis avantajları nelerdir?” gibi soruların cevaplarını inceledik.
Sanal Ofis Kiralama Nedir?
Sanal ofisler, küçük ve orta ölçekli işletmelerin özel bir ofis alanı yatırımı yapmadan prestijli bir adreste, sabit telefon numaralarına sahip olmanın ve profesyonel sekreterlik desteğinin tüm avantajlarından yararlanmayı sağlar. Bu ofisler, geleneksel ofis gereklilikleri ve altyapı hizmetlerini sunarken ofis giderlerini ise en aza indirir. Profesyonel çalışanlar, sanal ofis kiralama yöntemi ile evden ya da paylaşımlı ofislerinden çalışabilir ve aynı zamanda prestijli bir adresinin getirebileceği itibara sahip olabilir. Pek çok müşteri, hizmet talep ettiği şirketlerden bir adres görmeyi bekler bu durumda online sanal ofis kiralama seçeneği şirketler için kurtarıcı bir rol üstlenir.
Öte yandan sanal ofiste çalışanlar, müşteriler ve tedarikçilerle çalışmak için öne çıkan bazı iletişim uygulamalarını tercih ederek iş akışını kolayca yönlendirir. Bunlar; Slack, Trello ve Google Docs gibi ekip yazılımları ve uygulamaları olabilir. Zoom ve GoToMeeting gibi video konferans teknolojileri de çalışanların sürekli ekiple interaktif kalması için başvurulan uygulamalar arasındadır.
Sanal Ofis Hizmeti Hakkında Merak Edilenler
Sanal ofisler, müşteriler için gerçek bir kişi tarafından yanıtlanan telefon hizmetinin yanında çağrıyı size yönlendirebilen sabit hat numaraları içerir. Öte yandan potansiyel ortaklar veya müşteriler, genellikle kendileriyle aynı şehirde bulunan iş ortakları ile çalışmaya eğilimlidir ve bu durum diğer şehirlerdeki tedarikçileri dezavantajlı duruma sokar. Sanal ofisler ise işletmelerin bu dezavantajını yok ederek pazarlama faaliyetlerini diğer şehirlere ve ülkelere genişletmesine olanak tanır.
Paylaşımlı ofis şirketleri tarafından yürütülen sanal ofis işlemlerinde kargo ve sekreterlik hizmetlerinin tek bir yerden sağlanması da önemli noktalardan biridir. Startup sahipleri veya girişimciler, istedikleri an özel toplantı odası kiralama ve paylaşımlı ofislerden günlük olarak yararlanma hakkını kullanarak paketlerini esnetebilir ve iş ihtiyaçları için hızlı çözümlere sahip olabilir. Ayrıca gezginler ve expatlar da sanal ofisin tüm imkanlarından yararlanarak yabancı bir ülkede olsalar dahi işlerini aksatmadan yönetebilir.
Online ofisler, çalışanları idari görevlerden ve her gün işe gidip gelmekten muaf tutarak daha fazla üretkenliğe yol açabilir. Çalışanlar bazen paylaşımlı ofislerden bazen ise istedikleri uygun bir noktadan çalışabilir. Bunun yanında işletmeler de sanal ofis sistemi sayesinde sadece yerel çalışanları işe almak zorunda değildir. İş gücü açısından kültürel bir mozaik oluşturabilen işletmeler, alanında en yetenekli kişilerle bağlantı kurarak onlarla çalışma fırsatı yakalayabilir.
Online ofis adresi edinmek markanızı müşterilere sunarken iyi bir etki yaratmak adına oldukça önemlidir. Kalıcı bir ofis adresiniz olmadığında sanal ofisler hem daha uygun fiyatlı hem de daha profesyonel hizmet alabileceğiniz alanlar demektir. Müşterileriniz ve iş ortaklarınız, oldukça şık dekore edilmiş ve profesyonelce yönetilen bir ofis alanını ziyaret ettiklerinde ürün veya hizmetinizle daha fazla ilgilenir. Sanal ofis hizmeti sayesinde yeni kurulan şirketler bile geleneksel bir ofisin profesyonel görünümüne ve ilgi çekici atmosferine kolayca sahip olabilir. Bu tür ofislerde çalışmayı tercih ettiğinizde ofis kirası, faturalar ve sigorta gibi masraflardan tasarruf ederek şirket bütçenizi dengeleyebilirsiniz. Bu da işinizi büyütmenize ve başka alanlara yaıtırm yapmanıza imkan tanır.
Sanal Ofisler Kimler Tarafından Kullanılır?
Sanal ofisin konforundan ve avantajlarından yararlanabilecek pek çok işletme türü vardır ancak KOBİ’ler ve startuplar bu tür ofisleri daha sık kullanma eğilimindedir. Aynı zamanda online ofisleri kullanan gruplar arasında serbest çalışanlar, evden çalışanlar, danışmanlar, gezginler ve expatlar yer alır.
Söz konusu profillere ek olarak büyük ve köklü şirketler de sanal ofisleri bazı durumlarda kullanmayı tercih eder. Bu kuruluşlar, yerel pazarı test etmek için veya geçici bir çalışma noktasına ihtiyaç duydukları zaman sanal ofis kullanabilir.
Uzaktan Çalışanlar
Uzak çalışanlar, daha profesyonel bir çalışma ortamında olmak, üretkenliği arttırmak ve diğer profesyonellerle bağlantı kurmak için online ofisleri kullanmayı tercih eder. Birçok sanal ofis, üyeleri için eğitim, iş brifingleri, müşteri toplantıları veya küçük konferanslar için kullanılabilecek özel toplantı odaları sunar.
Dijital Göçebeler
Dijital göçebeler, çevrimiçi tabanlı işleri için sanal ofisleri kullanabilir ve seyahatteyken işlerini daha donanımlı bir ortamdan yürütme fırsatından yararlanabilir. Eğer dijital bir göçebe iseniz dünyanın neresinde olursanız olun, sanal bir iş adresi sayesinde müşterilerinize resmi bir adres sunarak onlarla iletişim kurabilir ve şirketinize daha fazla güvenilirlik kazandırabilirsiniz.
Evden Çalışanlar
Kayıtlı bir ofis adresiniz olmadığında güvenilir bir marka kimliği oluşturmak zor olabilir. Serbest çalışan video oyunu tasarımcıları veya kısıtlı bir bütçeye sahip girişimciler evden faaliyet gösterdikleri girişimleri için sanal ofis kiralayarak itibarlı bir adrese sahip olabilir. Görüşmelerde ve toplantılarda ev adresi yerine bir iş adresinin kullanılması her zaman çok daha profesyonel görünür.
Büyük İşletmeler
İşletmelerin proje ve personel ihtiyacı dönemsel olarak değişiklik gösterebilir. Sürekli yenilenen sözleşmeler nedeniyle büyük işletmeler de sanal bir ofis alanını geçici olarak kullanabilir. Örneğin, ticari tesislerinde yenileme çalışmaları olan bir işletme sanal ofis modeli sayesinde işlerin sorunsuz yürümesi için çalışanlarına ideal bir çalışma alanı sağlar.
Bunların yanında birçok şirket, sanal ofislerin sağladığı ölçeklenebilirlik avantajından yararlanarak iş modellerinin bir parçası olarak geçici ofis alanlarını kullanır. Bu, işletmelerin aynı zamanda daha verimli çalışmalarını ve çalışma alanının yetersizliğini önlemelerini sağlar. Sanal ofisler, iş yükünün yüksek olduğu ve ek ekip üyelerinin desteğe çağrıldığı durumlarda ortaya çıkan baskıyı hafifletmeye yardımcı olur.
Yerleşik kuruluşlar da taşınmak veya yeni bir iş alanına geçmek istediklerinde sanal ofisleri geçici olarak kullanabilir. Esnek sözleşmeler ve planlama paketleri sayesinde online ofisler, işletmeler için sınırlı finansal risk imkanı sunar ve işletmelerin değişen koşullarına etkin bir şekilde yanıt verir.
Startuplar
Virtual office alanları, yeni kurulan şirketlere profesyonellik ve aidiyet duygusu katabilir. Sanal ofis sahibi olarak saygın konumda bulunan bir iş adresinde çalışmanın keyfini çıkarabilirsiniz. Prestijli bir iş adresi, müşteri tabanınızı geliştirmeye çalışırken yeni müşteriler edinmeniz adına güven vericidir. Birçok sanal ofis şirketi, sekreterlik hizmetleri sağlayarak küçük işletmelerin müşteri ve ortakların gözünde daha köklü görünmesini sağlar.
Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?
Online ofisler, size profesyonel bir iş adresi sağlamaktan maliyet tasarrufuna kadar işiniz için pek çok önemli avantaj sunar. İşte, bazı sanal ofis avantajları:
- Profesyonel bir görüntü oluşturur.
- Maliyet tasarrufu imkanı sunar.
- İşletmelere daha esnek çalışma ve genişleme fırsatı sunar.
- Uzaktan çalışıyorsanız size iş aidiyeti duygusu katar.
- İsteğe bağlı destek hizmetleri sunar.
- Ofis sözleşmeleri uzun vadeli taahhütler olmadığı için anlaşmalar her an yeniden düzenlenebilir.
- Büyük işletmeler için daha fazla iş gücüne kolay erişim sağlar.
Siz de ister bir girişimci isterseniz bir gezgin olun, sanal bir ofis kiralayarak işinizi saygın hale getirmenin yanında yeni müşteriler kazanabilir ve bağlantılarınızı genişletebilirsiniz. Kolektif House’un sanal ofis paketlerinde yer alan posta, kargolama ve faturalandırma hizmetlerinden yararlanarak esnek çözümler arasından şirket ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçebilirsiniz.
