Toplantı Odası Kiralama Nedir? Avantajları Nelerdir?
Uzaktan çalışma yöntemlerinin her geçen gün popülerleşmesi ile birlikte birçok işletme daha küçük alanlarda faaliyet göstermeye yöneliyor. Fiziksel ofisten tamamen vazgeçmenin tek dezavantajı ise toplantı odalarından da uzak kalmak oluyor. Neyse ki, coworking alanların, hazır ofis ve toplantı alanı sağlayıcılarının her geçen gün artması sonucu kiralanabilecek toplantı odası sayısı da yükseliyor. Günlük veya saatlik toplantı odası kiralama hizmetleri sayesinde ofisiniz ne kadar küçük olursa olsun, müşterilerinizi, ortaklarınızı veya potansiyel yatırımcılarınızı ağırlamak kolaylaşır. Siz de toplantı odası kiralama hakkında çok daha fazlasını bu yazıda keşfederek işiniz için en doğru seçimi yapabilirsiniz.
Toplantı Odası Kiralama Nedir?
Toplantı odası, sizin veya ekibinizin çeşitli fikirler üzerinde beyin fırtınası yapabileceğiniz, müşteri toplantıları düzenleyebileyeceğiniz, eğitim oturumları gerçekleştirebileceğiniz veya önemli görüşmeler gerçekleştirebileceğiniz özel bir alandır. Pek çok stratejik karar toplantı odalarında alındığı için işletmeler için ekstra önem arz eder. Özellikle büyümekte olan ve stratejilerini işletme içinde kontrol etmeye çalışan işletmeler için ayrıca önemlidir. Aslında bir toplantı odası ölçeği ne olursa olsun işletmelere iş birliği için odaklanmış bir ortam sağlar.
İşletmeler daha küçük ofislere, coworking alanlara ve hazır ofislere alıştıkça toplantı odası kiralamanın ayrıcalıklarını da keşfederler. Toplantı odası kiralama hizmeti istenen gün veya saatte ortak alan sağlayıcıları tarafından belirlenen bütçelerle kullanım hakkı elde edilmesidir. İşletmeler, girişimciler veya bireysel çalışanlar diledikleri gün ve saate toplantı odası rezervasyonu yaptırabilir. Böylece çoğu zaman kullanılmayan bir alan için ekstra maliyete ve alana katlanmaya gerek kalmadan esnek ve yenilikçi şekilde toplantı gerçekleştirilir.
Toplantı Odası Kiralama Süreci
Toplantı odası kiralama süreci, sağlayıcı ve işletme arasındaki sözleşmenin türüne göre değişebilir. Ancak pek çok sağlayıcı, üyelik gerektirmeden toplantı odalarını kiralama opsiyonu sunar. Süreç genellikle saatlik ve günlük toplantı odası kiralama anlaşmaları üzerinden devam eder. Saatlik toplantı odası kiralama hizmeti, saat ücreti karşılığında toplantı alanında kullanım hakkı sunmanızı sağlar. Kısa süreli iş görüşmeleri, müşteri kontakları veya konferans görüşmeleri için saatlik hizmet yeterli olabilir.
Daha yoğun eğitim oturumları, atölye çalışmaları, beyin fırtınası toplantıları, hackathonlar veya uzun oturumlu görüşmeler için haftalık toplantı odası kiralama hizmeti çok daha uygundur. Bu noktada meblağ genellikle günlük kiralama bedeli üzerinden gerçekleştirilir. Toplantı odalarında genellikle yazı tahtası, mikrofon, ışık sistemi, ses sistemi, kablosuz bağlantı ve ekran desteği sağlanır. Alanların kapasitesi doğrultusunda genellikle 1’den 250 kişiye kadar misafir ağırlanabilir. Ayrıca anlaşmalı catering firmalarından yiyecek veya içecek için özel hizmet almak da mümkündür.
Toplantı Odası Nasıl Kiralanır?
Toplantı düzenlemenin ilk adımı ilham verici bir mekan bulmaktır. Ardından saatlik veya günlük olacak şekilde rezervasyonu yaptırdıktan sonra belirlenen zamanda toplantı odası hizmetiniz için hale gelir. Ancak, toplantı gününde her şeyin mükemmel olmasını sağlamak için göz önünde bulundurulması gereken pek çok farklı faktör vardır. Havadar bir mekan olmasından teknik desteğe kadar bu süreçte karar verirken dikkate almanız gereken birden fazla nokta bulunur. Toplantı odası kiralamadan önce kontrol etmeniz gereken faktörler:
1. Atmosfer: Toplantı odasının kullanımını konforlu ve keyifli bir deneyime dönüştürmek istiyorsanız ambiyansa dikkat etmeniz son derece önemlidir. Profesyonelliği yansıtan ve aynı zamanda toplantının temasıyla uyum sağlayacak bir alan seçmek öncelik olmalıdır. Tüm gün süren atölye çalışmaları için catering desteği önemliyken gündemde sunum olan etkinliklerde teknik donanım önceliklidir.
2. Erişilebilirlik: Toplantı mekanını seçerken katılımcıları göz önünde bulundurarak en kolay erişilebilen bölgeyi seçmeniz gerekir. Park yeri kolaylığı sunan, toplu taşıma alanlarına yakın ve merkezi konumda olması işletme imajınız açısından da önemlidir. Aynı zamanda bina içerisinde toplantı odalarının da kolay erişilebilir olmasına dikkat etmelisiniz.
3. Paket içeriği: Genellikle farklı ihtiyaçlar için çeşitli kapsamda kiralama paketleri mevcut olur. Bu nedenle toplantı odası kiralarken pakete nelerin dahil olduğunu bilmeniz gerekir. Wi-Fi, mikrofon, projektör, video konferans gereçleri, yazı tahtası ve ekran her toplantı türü için olmazsa olmazdır.
Toplantı Odası Nasıl Kiralamanın Avantajları
Artık toplantı odası kiralama süreci hakkında biraz daha bilgi sahibi olduğunuza göre, sırada bu hizmetten yararlanmanın bazı avantajlarına göz atmak var. Aslında bir toplantı odası kiraladığınızda, kendi ofisinize sahip olmanın tüm avantajlarının yanı sıra çok daha fazla kolaylık elde edebilirsiniz. Tüm bu alanlar profesyoneller tarafından toplantı ambiyansına uygun bir şekilde kullanıma hazır hale getirildiğinden tek düşünmeniz gereken işinizdir.
Profesyonel Bir İmaj Oluşturma
Hazır toplantı odası hizmetleri, yenilikçi, modern ve yaratıcılığı teşvik eden profesyonel bir atmosfere sahiptir. Bu tarz bir alanda müşterilerinizle, ekibinizle, yatırımcılarınızla, paydaşlarla veya potansiyel iş adaylarınızla görüşme planlamak işletmenizin profesyonel bir imaj çizmesini sağlar. Katılımcılar tüm ihtiyaçları karşılayan profesyonel bir alanda onları ağırlıyor olmanızdan etkilenecektir. Bu da işletmenizin imajı, kültürü ve profesyonellik derecesi üzerinde olumlu bir izlenim bırakabilir.
Tasarruf Yaratma
Toplantı odası kiraladığınızda genellikle ek maliyetlere katlanmadan kendi konferans alanınıza sahip olma hakkı elde edebilirsiniz. Bu tarz alanlar için saatlik çözümlerin sunulması yeterli alana veya bütçeye sahip olmayan işletmeler için harika bir seçenek olabilir. Daha uzun bir toplantıya ev sahipliği yapmanız gerektiğinde odayı tüm bir iş günü için rezerve edebilirsiniz.
Genellikle kiralama bedeli içerisine mobilyalar, internet erişimi, donanımlar ve teknik destek dahildir. Ayrıca kurulum ve bakım için ekstra bütçe ayırmanıza gerek yoktur. Bu da uzun vadede işletmenize hem para hem de zaman kazandırabilir.
Üretkenliği Yükseltme
Hem ekip üyelerinin hem de yöneticilerin toplantı alanıyla ilgili endişeleri ortadan kalktığında yalnızca işe odaklanmak çok daha kolaylaşır. Bunun nedeni, işletmelerin toplantı için uygun bir yer aramakla zaman kaybetmek zorunda kalmamaları ve bunun yerine ellerindeki göreve odaklanabilmeleridir. Başka bir açıdan yaklaşıldığında toplantı odaları mahremiyet ve gizlilik sağlar. Böylece stratejik önemi olan görüşmeleri güvenle gerçekleştirdiğinizden emin olabilirsiniz. Ayrıca tamamen işe odaklanılmış, sessiz ve güvenli bir alan katılımcılara da daha üretken olma fırsatı verebilir.
Erişilebilirliği Artırma
Geleneksel sabit ofis ve çalışma alanı mantığından uzaklaşmak, müşterilerinize, yatırımcılara, potansiyel çalışanlara ve gelecekteki paydaşlara ulaşma imkanınızı da genişletebilir. Ofisinizin olmadığı bir şehirde veya ilçede toplantı düzenleyerek katılımcılara yakın bir lokasyonda da erişilebilir olduğunuzu kanıtlayabilirsiniz. Bu, ulaşılabilir olmayı her zamankinden daha kolay hale getirerek yalnızca daha geniş bir müşteri tabanı değil, aynı zamanda iş akışı ve gelir artışı da sağlar.
Esneklikten Yararlanma
Toplantı odası kiralama hizmetleri, genellikle saatlik ve günlük olarak düzenlenir. Bazı durumlarda haftalık kiralama opsiyonları da mevcuttur. Bunun yanı sıra geleneksel ofislerde genellikle toplantı için ayrılan sabit bir oda bulunur. Oysa ki kiralama hizmeti sayesinde katılımcı sayısına, toplantı amacına ve diğer çeşitli faktörlere bağlı olarak farklı türde alanlar kiralama hakkınız olabilir.
Kolektif House toplantı odaları çözümleri ile işletmenizin üretkenliği artıran, imajını yükselten ve yaratıcılığa katkıda bulunan özel bir ortam sunar. Siz de toplantı odaları veya diğer ofis çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz Kolektif House’un profesyonel ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
