Kurumlar İçin En İyi Online Toplantı Programları

Fiziksel toplantıların yerini alan video konferans programları, yeni nesil iş süreçlerine eşlik eder. Çağımızın önemli araçlarından olan uygulamalar, dünyanın farklı noktasından kişilerle iletişim kurmaya olanak sunar. Özellikle global şirketler açısından önemli fayda sağlayan araçlar, işlerin hızlı, verimli yürütülmesinde rol oynar. İş dünyasının yanı sıra online eğitim süreçlerinde ve mülakat görüşmelerinde de kullanılan programlar, insanların dijital ortamda bir araya gelmesini sağlar. Peki, en iyi kurumsal toplantı araçları hangileri? Online toplantı platformlarına dair merak ettiğiniz detayları içerikte keşfedebilirsiniz.

Kurumsal Toplantı Araçlarının Önemi

Video konferans toplantıları, günümüzde insanların iş birliği yapmasına, etkileşim içinde olmasına katkı sunar. Pandemi süreciyle birlikte yaygın hale gelen araçlar, esnek iş süreçlerine, verimli iş toplantılarına zemin hazırlar. Toplantı yazılımları şirketler için şu işlevleri sağlar:

• Artırılmış verimlilik: Online iletişim araçları, ekran, dosya paylaşımı gibi farklı özellikler sunarak toplantıların daha verimli geçmesine imkan tanır.
• Erişilebilirlik: Araçlar, çalışanların birbiri ile kolay iletişim kurmasına yardım eder. Katılımcılar, toplantılara dünyanın her yerinden, her cihazdan erişim sağlayabilir. Böylece farklı lokasyonlardaki ekip üyeleri, iş ortakları ile etkileşim kurmak mümkün olur.
• Zaman ve maliyet tasarrufu: Çevrim içi iş toplantıları yapmaya aracılık eden araçlar, şirketler için zamandan, maliyetten tasarruf sağlar. Şirketlerin toplantı için seyahat etme zorunluluğu ortadan kalkar. Uygulamalarla etkin, hızlı görüşmeler gerçekleştirilebilir.
• Artan esneklik: Online toplantı programları, katılımcıların istedikleri yerden toplantıya katılmalarına, görüşmeleri kaydetmelerine olanak sunar. Bu da özellikle yoğun çalışanlar için iş süreçlerinde esnekliğe imkan tanır.
• Gelişmiş iş birliği: Toplantı araçları, ekip üyelerinin fikirlerini rahatça paylaşmalarına yardım eder. Araçlar üzerinden gerçek zamanlı iş birliği süreçleri yürütülür. Böylece iş projeleri daha hızlı biçimde ilerler.
• Güçlü iletişim: Araçlar üzerinden çalışanlarla görüntülü, sesli arama yapmak mümkün olur. Farklı iletişim yöntemleri sayesinde katılımcılar arasında güçlü iletişim gerçekleşir.
• Geniş katılımcı sayısı: Toplantı araçları, aynı anda çok fazla katılımcının görüşmeye katılmasına olanak sunar. Uygulamalar üzerinden geniş çaplı seminerler, konferanslar düzenlenebilir.

En İyi Toplantı Uygulamaları

Kurumsal video görüşme platformları, iş dünyasında iletişimin hızlanmasında önemli rol oynar.  Her geçen gün daha fazla kullanıcı sayısına ulaşan uygulamalar, bireysel ve kurumsal kullanıcılar için pek çok özellik sunar. Siz de iş iletişim süreçlerini akıcı hale getirmek isterseniz şu uygulamaları tercih edebilirsiniz: 

Google Meet

Google tarafından geliştirilen Google Meet, önde gelen programlar arasındadır. İş ve eğitim amacıyla sıkça kullanılan uygulama, anlık mesajlaşma, canlı yayın, ekran paylaşımı gibi birçok özelliğe sahiptir. Minimal arayüzü ile beğeni toplayan araç, dünyanın farklı yerlerindeki kişilerin gerçek zamanlı iletişim kurmasına yardım eder. Hem ekipler hem de bireyler için güçlü iletişim imkanı tanıyan Google Meet, HD kalitesinde video konferanslar düzenlemek için tercih edilir. Uygulama ile uzaktaki takım arkadaşlarınızla akıcı görüşmeler yapabilirsiniz. Yüzlerce katılımcı girişine imkan sunan araç sayesinde tüm ekibinizle aynı anda toplantı düzenleyebilir, ekiplere online eğitim verebilirsiniz. Araç, Google’ın diğer ürünleri olan Drive, Gmail ile sorunsuz şekilde çalışır. Bunun yanında toplantılara katılamadığınız zamanlarda, uygulamanın toplantı kaydetme özelliğinden faydalanarak görüşmeleri daha sonra takip edebilirsiniz.

Microsoft Teams

Çalışma grubu toplantıları için online platformlar arasında yer alan Microsoft Teams, şirketler için verimli araçlardan biridir. Katılımcılara gerçek zamanlı iletişim, sohbet olanağı sunan program, anlık mesajlaşma ile soruları hızla yanıtlamaya katkı sunar. Teams ile sesli ve görüntülü görüşmeler gerçekleştirebilirsiniz. Uygulama üzerinden ekip arkadaşlarınıza sunumlar yaparak proje iş birliklerinizi geliştirebilirsiniz. Belge ve dosya paylaşım özelliği bulunan araçta önemli belgeleri ekip üyelerine göndermeniz mümkündür. Diğer Microsoft uygulamaları ile bir arada kullanabilen araç iş süreçlerini optimize etmeye olanak sunar. Ayrıca programı, mobil cihazlarla da uyumlu biçimde kullanabilirsiniz.

Zoom

İş dünyasında sıkça tercih edilen Zoom, sevilen toplantı araçlarından biridir. Pandemi döneminde şirketlerin toplantı ihtiyaçlarına hızla yanıt veren uygulama, günümüzde de birçok kurumun etkili iletişim gerçekleştirmesini sağlar. Kolay arayüzü, yüksek görüntü kalitesi ile öne çıkan program, katılımcılara güçlü iletişim desteği sunar. Galeri görünümü özelliği olan araç, çok sayıda katılımcının olduğu görüşmelerde etkili iletişime olanak tanır. Program ile kristal netliğinde ses ve görüntü kalitesi elde edebilirsiniz. Bu sayede toplantılarda ekip arkadaşlarınızla birbirinizi daha kolay anlayabilir, iletişim hatalarını azaltabilirsiniz. Zoom’un geniş katılımcı özelliği sayesinde bölge toplantıları, bayi toplantıları gibi iş süreçleri daha kolay hale gelir. Ekran paylaşımına olanak sunan uygulama sayesinde çalıştığınız ekranı arkadaşlarınızla paylaşarak onlara sunum yapabilirsiniz. Toplantı kaydetme özelliği olan Zoom, görüşmeleri ileriye dönük olarak takip edebilmeyi sağlar.

Skype

Microsoft’un tasarladığı Skype, en eski toplantı programları arasındadır. Dünya çapında sesli, görüntülü görüşmeye aracılık eden uygulama; grup görüşmesi, ekran paylaşımı, anlık mesajlaşma gibi ekstra niteliklere de sahiptir. Skype iş toplantılarına ek olarak bireysel görüşmeler için de vazgeçilmez araçlardan biridir. İnternet bağlantısı olan bir cihaz üzerinden Skype hesabınızı oluşturarak farklı lokasyondaki kişilerle görüşme gerçekleştirebilirsiniz. Kaliteli ses ve görüntü özelliği olan araç, sizden uzakta olan kişilerle net görüşmeler yapmanıza imkan tanır. Uygulama üzerinden grup görüşmeleri özelliğini kullanarak birden fazla kişi ile aynı anda sohbet edebilirsiniz. Aracın ekran paylaşımı, dosya gönderme özellikleri sayesinde iş akışınıza hız katabilirsiniz. Anlık mesajlaşma özelliği olan Skype ile ekip üyelerinin sorularını yazılı olarak cevaplama imkanınız da bulunur.

GoToMeeting

Çevrim içi toplantı araçlarından bir diğeri GoToMeeting uygulamasıdır. İş dünyasında ve uzaktan eğitim süreçlerinde çokça kullanılan araç, güçlü iletişim için önemli programlardan biridir. Uygulamada sanal toplantı, ekran paylaşımı, dosya gönderme, anlık mesajlaşma gibi özellikleri bir arada bulabilirsiniz. Üstelik görüşmelerinizi yüksek kaliteli ses ve video özellikleri ile gerçek zamanlı olarak gerçekleştirebilirsiniz. Araç üzerinden toplantının tarihini, saatini belirleyerek ekip üyeleri ile hızlı toplantılar ayarlayabilirsiniz. Uygulama, katılımcılara davetiye göndererek onları toplantılar hakkında bilgilendirir. Yüksek ses ve görüntü kalitesi sunan araç sayesinde toplantılarınıza daha kolay odaklanabilirsiniz. Ekran paylaşma özelliği olan GoToMeeting üzerinden çalışma arkadaşlarınıza önemli belgeleri gösterebilirsiniz. Uygulama üzerindeki not alma araçları ile görüşmeye dair öne çıkan noktaları not alabilirsiniz. Geniş güvenlik ve şifreleme özelliği olan araç, görüşmelerinizi gizlilik içerisinde yürütmenize olanak sunar. Programı; Outlook, Google Takvim gibi uygulamalarla kolayca senkronize edip kullanabilirsiniz.

Free Conference Call

Kurumsal video görüşme platformları arasındaki Free Conference Call; ses kalitesi, kullanıcı dostu arayüzü ve kayıt özelliği ile öne çıkar. Uygulama üzerinden basit bir şekilde toplantılarınızı oluşturabilir, ekip üyelerine davetiye gönderebilirsiniz. Büyük ölçekli etkinlik yapma özelliği olan program sayesinde geniş toplantılar, seminerler düzenleyebilirsiniz. Uluslararası arama imkanı sunan araç ile farklı ülkedeki katılımcılara kolayca ulaşmanız mümkündür. Yüksek ses kalitesi özelliği olan program, görüşmelerinizi net, anlaşılır biçimde yapmanızı sağlar. Uygulama üzerinden toplantılarınızı kaydederek kaçırdığınız görüşmeleri yeniden izleyebilir, toplantıları diğer departmanlara da gönderebilirsiniz. 

İş dünyasında çevrim içi iş toplantıları düzenlemeye aracılık eden uygulamalar, görüşmelerinizi daha verimli hale getirmeye yardımcı olur. İşlerinizi hızlı internet bağlantısı sunan bir ortamda takip etmek, gerekli durumlarda fiziksel toplantılar düzenlemek için Kolektif House’un çözümlerini inceleyebilirsiniz. İhtiyacınıza göre farklı lokasyonlarda toplantı odaları kiralayabilir, odaları farklı özelliklerle kişisel hale getirebilirsiniz.