İşinizi Kolaylaştıracak Olan Bulut Tabanlı Muhasebe Programı Nedir?

Bulut muhasebe programları günümüz iş dünyasında finans departmanlarının iş yükünü azaltacak birçok önemli işleve sahiptir. Bulut tabana veri aktarımı gerçekleştiren çevrim içi muhasebe araçları sayesinde internet bağlantısı ve şirket cihazları üzerinden tüm sisteme erişmek ve ilgili muhasebe bilgilerini görüntülemek mümkün olur. 

Uzak sunucu depolama avantajı sunan bulut tabanlı muhasebe programı yazılımları şirket içinde birden çok kullanıcıya güvenli erişim olanağı tanır. Finans ve muhasebe departmanında görevli kullanıcılar sisteme girilen tüm bilgileri bulut sağlayıcı servislere gönderir ve veriler orada güvenle saklanır. Bulut muhasebe programı sistemleri firmaların iş süreçlerinin kolaylaştırılmasına ve firmanın gelişmesine katkı sağlar. Peki, bulut muhasebe çözümleri nasıl çalışır, avantajları nelerdir? Gelin bulut tabanlı muhasebe programlarının detaylarını birlikte inceleyelim.

Bulut Muhasebe Programları Nasıl Çalışır?

Web tabanlı muhasebe programı sistemleri web tabanlı yazılımlar aracılığıyla çalışır. Güvenli şifreleme özelliği sayesinde çevrim içi olarak yönetilebilen finansal süreçler işletmelerin iş süreçlerine pratiklik kazandırır. Küçük işletme sahipleri ve muhasebe ekipleri, muhasebe verilerine her konumdan güvenli bir şekilde erişim sağlayabilir. Kullanıcılar, bulut servis hizmet sağlayıcısı üzerinden internet ağıyla muhasebe sistemlerine ulaşabilir ve gerekli işlemleri gerçekleştirebilir. 

Bilgisayar üzerinde herhangi bir kurulum ihtiyacı olmayan online muhasebe yazılımı sistemleri sayesinde her çalışan kendi cihazı üzerinden sisteme erişim imkanı bulur. Muhasebe çalışanları kadar firma ile çalışan üçüncü parti şirketler de tıpkı firma çalışanları gibi ilgili verilere ulaşarak muhasebesel işlemleri kolaylıkla yerine getirebilir. Muhasebe sisteminde var olan her kişinin aynı program üzerinde çalışabilmesi zaman ve maliyet açısından önemli avantajlar sunar. 

En iyi bulut tabanlı muhasebe programı sistemlerinin çalışma prensibinde veri güvenliği de önemli yer tutar. Olağan dışı gelişen durumlarda şirketlere veri kurtarma gibi kayda değer artılar sunan sistemler ek olarak veri yedekleme gibi özelliklere de sahiptir. Bu yönüyle bulut muhasebe araçları geleneksel muhasebe sistemlerine oranla veri güvenliğinde açık ara öndedir. Şirketin bulunduğu bölgede gelişen yangın, doğal afet ve sel gibi durumlarda veriler her zaman güvende kalır. 

Bulut Muhasebe Programlarının Avantajları Nelerdir?

Yeni nesil finans yönetimi platformu olarak adlandırılan bulut tabanlı muhasebe programları veri güvenliğinin yanı sıra muhasebesel işlemlerde hata payının azalması ve zaman tasarrufu gibi konularda da şirketlere avantaj sunar. İşte bulut muhasebe programlarının öne çıkan avantajları:

Muhasebe Bilgilerine Her Konumdan Erişim

Bulut tabanlı sistemler sayesinde şirketin finansal bilgilerine istediğiniz her an ve her yerden erişebilirsiniz. Geleneksel muhasebe programları sadece kurulum gerçekleşen iş bilgisayarları üzerinden çalışırken bulut sistemler kullanıcı adı ve şifre bilgileriyle her noktadan erişime açıktır. Sisteme ister mobil cihazınızdan ister kendi laptopınızdan isterseniz de kişisel tabletinizden ulaşabilirsiniz.

Güncel Finansal Verilere Erişim

Bulut muhasebe yazılımlarında finans departmanına ait tüm veriler bulut üzerinde depolanır. Bu sayede şirketinizin mali durumu hakkında tüm güncel verilere anında ulaşabilir ve şirketinizin mali gidişatı hakkında bilgi alabilirsiniz. Finansal verileri güncel olarak analiz ve kontrol edebilme avantajı ise size şirketinizin geleceği hakkında kararlar alabilme, yönetimsel becerilerinizi artırma şansı sunar. Gerçek zamanlı finansal veriler sayesinde işletmenizin pazardaki talepleri hakkında yol haritası oluşturabilir, finansal büyüme imkanı kazanabilirsiniz.

Otomasyon Özelliğinden Yararlanma

Sanal muhasebe hizmetleri arasında gösterilen bulut tabanlı sistemler rutin muhasebe işlemlerini otomatikleştirmeye imkan sunar. Otomasyon özellikleri ile günlük sıradan işleri otomatikleştirerek zaman tasarrufu elde edebilir ve personelinizin daha önemli işlere odaklanmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin, müşteri fatura gönderim işlemlerini otomatik hale getirebilir ya da her ay satıcılara ödemeniz gereken tutarları ayın belirli günleri için otomatik ödeme talimatıyla ödeyebilirsiniz.

Koruma ve Güvenlik

Bulut sistemlerde verileriniz bulut sağlayıcılarda depolandığı için çalınma, kaybolma gibi risklerden uzaktır. Kullanıcı adı ve şifre bilgilerinizle erişebileceğiniz sistem sayesinde istediğiniz değişiklikleri kolayca gerçekleştirebilirsiniz. Geleneksel muhasebe programlarında yaşanan bilgisayara yeniden yazılım yükleme gibi problemler ortadan kalkar. Bulut tabanlı yazılımlarda güncellemeler otomatik olduğu için her zaman sistemin en güncel halini kullanmış olursunuz. Bu da tam koruma ve güvenlik alanında en önemli artılardan biridir. 

Otomatik Güncelleme İmkanı

Çevrim içi muhasebe araçları olan bulut tabanlı sistemler verileri gerçek zamanlı olarak kaydedip günceller. Bir iş arkadaşınızla aynı proje üzerinde çalışırken ikinizin de yaptığı değişiklikler sistemde sürekli güncellenir. Bu sayede verilerin üzerinden geçmeye gerek kalmaz. Muhasebe yazılımlarını işletme banka hesabınızla entegre ettiğiniz zaman hesabınıza gelen tüm gelirleri görebilir, aynı zamanda yapılan ödemeleri de inceleyebilirsiniz. Bunun yanında iş ortaklarınızla gerçekleştireceğiniz finansal toplantılarda mali tablo hazırlama derdinden kurtulabilirsiniz. Sisteme anında bağlanarak en güncel finansal verilere ulaşmış olursunuz. 

Doğruluk Payını Artırma

Muhasebe ve finans departmanları şirketlerde en fazla hata payının yaşandığı alanlardır. Bulut tabanlı sistemlerde finansal verileri tek bir alana girdiğiniz için muhasebe hatası oluşma riski minimum seviyeye iner. Sisteme düzenli olarak hatasız veri girdiğinizde günlük, haftalık ve aylık bazda doğruluk payı yüksek raporlar alabilirsiniz. Ayrıca sıkıcı formüller ve kısayollarla uğraşmanıza da gerek kalmaz.

Teknik Destek İmkanı

Bulut tabanlı muhasebe araçları teknik desteğe hızlı bir şekilde erişim imkanı sunar. Telefon veya canlı sohbet aracılığıyla erişebileceğiniz teknik destek personeline yaşadığınız sorunu aktardığınızda gerekli çözüm önerilerini elde edebilirsiniz. Bu sayede işletmenizde çalıştıracağınız BT ekiplerinin daha önemli işlerle ilgilenmesi ve zamandan tasarruf etmesi mümkün olur.

Kağıt Tasarrufu

Muhasebe departmanları en çok evrak işinin olduğu bölümler arasındadır. Bulut tabanlı sistemler kullanarak makbuz, fatura ve gider pusulası gibi önemli belgeleri elektronik ortamda saklayabilirsiniz. Bu, hem verilerinizin güvenliğini artırır hem de geleneksel muhasebeye oranla kağıt tasarrufu yapmanıza yardımcı olur. Mali durumunuzu hata payı en düşük seviyede olacak şekilde izleyebilir ve verimli yönetim imkanı elde edebilirsiniz.

Bulut Tabanlı Online Muhasebe Yazılımı Çeşitleri

Bulut tabanı sistemi ile öne çıkan sanal muhasebe hizmetleri şirketlerin finansal iş akışını kolaylaştırmaya katkı sunar. Dünyada en çok kullanılan çevrim içi muhasebe yazılımları şu şekildedir:

1.  FreshBooks: En popüler bulut tabanlı araçlardan olan FreshBooks kullanıcı dostu arayüz özellikleri, teknik destek imkanı ve güvenilirliği ile öne çıkar. Ücretsiz deneme sürümü olan yazılımı işletme ihtiyaçlarınıza uygun paketlerde satın alabilirsiniz.

2. Zoho Books: Şirketlerin gelir-gider takibi ve mali analizlerini yapmasına yardımcı olacak özellikler sunan Zoho Books, tam donanımlı muhasebe programlarından biridir. Fatura ve makbuz düzenleme gibi nitelikleri de olan sistem şirketlerin finansal süreçlerine hız kazandırır.

3. Bonsai: İşletmelere finansal yönetim anlamında önemli katkı sunan Bonsai, gelişmiş faturalama özelliğinden mali tablo ve projeler oluşturmaya kadar birçok niteliği bünyesinde barındırır.

4. NetSuite ERP: Oracle tarafından geliştirilmiş olan NetSuite ERP kapsamlı finansal süreç yönetimi isteyen işletmeler için oldukça uygundur. Özelleştirilebilir özellikler de sunan sanal muhasebe programı üçüncü parti iş ortaklarının sisteme entegre edilebilmesine imkan tanır.

Siz de işletmeniz için bulut tabanlı muhasebe programı arıyorsanız şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun çözümü sunan online muhasebe programlarını inceleyerek finans yönetiminize verimlilik katabilirsiniz. Finansal süreçler ve ön muhasebe ile ilgili destek almak için Kolektif House’un şirket kurulum hizmeti paketlerine göz atabilir, şirket kuruluşundan muhasebe işlemlerine kadar tüm alanlarda tamamlayıcı çözümlerden yararlanabilirsiniz.