Ofis İhtiyaçları Nasıl Belirlenir? Nelere Dikkat Edilmelidir?

En çok zaman geçirdiğiniz yerlerden biri iş yeridir. O zaman çalıştığınız koşulların mümkün olduğunca optimal olması gerekir. Peki bir ofiste rahat çalışabilmek için neye ihtiyaç vardır?

Her ofisin ihtiyaçları çalışma şekline, iş alanına ve çalışanlara göre şekillenir. Pek çok değişken olabileceği gibi değişmeyen temel eşyalar ve malzemeler de vardır. Tüm bunlar çalışanların verimli şekilde çalışmasını sağlayan bileşenlerin parçalarıdır ve olmazsa olmaz denebilecek bir takım malzemeler mevcuttur. Peki ofis malzemeleri nasıl belirlenmelidir?

Ofis malzemeleri tabii ki masa, sandalye, dosya dolabı, bilgisayar, internet ağı, planlayıcı, çöp kutusu ve kalem gibi büyükten küçüğe birçok eşyayı kapsar. Ancak her birinin kalitesi, sürdürülebilirliği ya da ergonomisi de oldukça önemlidir. Bu nedenle ofis çalışanlarının günlük rutinleri belirlenerek nelere ihtiyaç duyulacağı önceden tespit edilebilir. Ayrıca kurulu bir ofis de sonradan rahatlıkla düzenlenebilir, eksikler giderilebilir. Bununla birlikte kiralık bir ofis tercih ediyorsanız, farklı taleplerde bulunabilir, temel parçaların dışında çalışma alanınızı daha verimli hale getirecek araç gereçleri ofise dahil edebilirsiniz.

Ofis tasarımı sadece mobilyadan daha fazlasıdır. Şirketinizin vizyon ve kimliğinin tercümesidir. Ayrıca ofis tasarımının ergonomik olarak sağlam ve çalışanlarınız için güvenli olması önemlidir. Çünkü ofis ihtiyaçları çalışma şeklini belirleyen unsurların başında gelir.

Ofis Malzemeleri Nasıl Olmalı?

Kurumsal ofis malzemeleri, ofis sandalyesi, masa, keson, dosya dolabı gibi temel eşyalardan ibaret olmasa da en önemli parçalar mobilyalardır. İyi bir ergonomik ofis koltuğu, çalışma duruşunuz için büyük önem taşır. İyi bir ofis koltuğuna ek olarak masanızı doğru yüksekliğe ayarlamak da önemlidir.  Ofis mobilyaları, iş yeriniz için dosyalar, kalemlikler ve çeşitli ergonomik yardımcılar gibi aksesuarlar da içerebilir. Ofis malzemelerinizi ve belgelerinizi saklamak için çeşitli ofis mobilyaları arasından seçim yapabilirsiniz.

• Dosyalarınızı, çekmece kutularınızı ve daha fazlasını saklamak için ofis dolapları.
• Düzenli olarak ihtiyacınız olmayan belgelerinizi saklamak için dosya dolapları.
• Çekmeceli sandıklar, askı dosyalarınız için kullanışlı saklama yerleridir.
• Kasalar ve diğer yangına dayanıklı dolaplar, önemli belgelerinizi ve eşyalarınızı hırsızlığa ve yangına karşı korur.
• Her bir parça, çalışma alanını daha işlevsel hale getiren özelliklere sahip olmalıdır.
• Önemli belgeler için arşiv oluşturmak her iş yerinin ihtiyacıdır. Çünkü dijital depolama sistemleri de bir tercihtir, ancak bazı önemli dokümanların fiziksel olarak da saklanması gerekir.
• Ofis masası, kişiye özel olmalı, yükseklik, çalışma alanı ve boyut olarak her çalışanın ihtiyaçlarını karşılamalıdır.
• Masa üzerinde monitör, klavye ya da laptop, planlayıcı, şarj istasyonu, kalemlik, yazıcı gibi çalışmayı kolaylaştıran ve çalışanları teşvik eden farklı malzemeler olabilir.

Her Ofisin İhtiyaç Duyduğu Temel Ofis Malzemeleri

Ofiste gerçekten hangi ofis malzemelerine ihtiyacınız var? Günlük işlerinizi yürütmek için hangi ögeler vazgeçilmezdir?

Gelişen teknolojiler ve değişen çalışma şekilleri nedeniyle ofis malzemeleri de şekillenmeye devam eder. Dinamik ve verimli çalışma alanları için artık günümüzde masa ve ofis koltuklarının yanı sıra pek çok temel malzeme gerekli hale gelmiştir. Bu nedenle iş alanı ne olursa olsun ofis çalışanlarının ihtiyaç duyduğu temel ihtiyaç malzemeleri şöyle sıralanabilir:

Rahat Bir Ofis Koltuğu ve İyi Bir Masa

Her çalışan için ergonomik olarak ideal bir iş yeri yaratmak temel hedeflerden biri olmalıdır. Masa ve koltuk verimli bir ofisin en önemli parçalarıdır. Duruş iyileştirir ve iş günü sonunda yorgun hissettirmez.

Ekstra Monitör ve Dizüstü Bilgisayar Sehpası

Dizüstü bilgisayarla mı çalışıyorsunuz? O zaman ergonomik bir çalışma pozisyonu için ekstra bir ekran ve iyi bir stand vazgeçilmezdir. Birçok kişi bir dizüstü bilgisayarda çalışırken öne doğru eğilir. Bu da sırt ve boyun için iyi değildir. İyi bir sandalyeye ek olarak ekstra bir ekran, görüş alanını iyileştirir ve laptopı sehpasına yerleştirerek yükseklik ve eğimi ayarlayabilirsiniz. Dizüstü bilgisayar, evde ve/veya başka bir yerde esnek bir şekilde çalışmak için de idealdir.

Yazılım ve Sistemler

Bazı küçük işletme sahiplerinin kelime işleme, elektronik tablo ve e-posta yönetimi uygulamalarına erişmesi gerekirken diğerlerinin belirli bir işletmeye özgü ek yazılımlara ihtiyacı vardır. Ofisinizi olabildiğince verimli bir şekilde işletmek için ihtiyaç duyduğunuz yazılım ve sistemleri listeleyebilirsiniz.

Hızlı İnternet Erişimi

İnternet hızı, bir ofiste çalışanların verimliliğini kısmen belirler. Yavaş internet sadece zaman almaz, aynı zamanda (potansiyel) bir müşteriyle video konferans yaptığınızda profesyonel olmayan bir izlenim de verebilir. İnternetten tasarruf etmeyin, tercihen fiber optik ağ üzerinden güçlü bir kablosuz bağlantı sağlayın.

Güvenilir Depolama Birimleri

Ofis gereksinimleri arasında temel ihtiyaçlardan biri de belgeler, anlaşmalar gibi kağıt ve dijital ortamda saklanması gereken dökümanlardır. Bu dökümanları hem fiziksel hem de elektronik ortamda saklamanız tavsiye edilir. Bunun için ise güvenilir dosya dolapları, bulut tabanlı depolama alanları ve harici bellekler düşünebilirsiniz.

Yeterli Aydınlatma

Ergonomik bir ofis için iyi bir ofis koltuğu ne kadar önemliyse, yeterli ışığa sahip olmak da o kadar önemlidir. Ofiste yeterince gün ışığı olduğundan emin olun, böylece okuma ile ilgili sorun olmaz.

Ofis Makineleri

Akıllı ofis makineleri, yazıcı, fotokopi makinesi, laminatör ve aynı zamanda kağıt parçalayıcı gibi işleri çok daha kolay ve verimli hale getirir. Kağıtsız bir ofiste bile, hala taramak veya kopyalamak istediğiniz belirli durumlar ortaya çıkabilir. Bu gibi durumlarda farklı görevleri birleştiren çok fonksiyonlu bir makine çözüm sunar.

Dosya Dolabı

Ofiste kağıtsız bir yaşam için çabalasanız bile, her zaman basılı tutmanız gereken bazı kağıt belgeler vardır. Dosya dolapları düzen ve saklama çözümleri en önemli mobilyalardan biridir. Yanmaya ve hırsızlığa karşı korumalı olduğundan emin olmanız da oldukça önemlidir.  Önemli belgelerin imhası için kağıt öğütücü de gerekli ögeler arasındadır.

Diğer Ofis Malzemeleri

Yangın söndürücü ve ilk yardım çantası, portmanto ve elektrikli aletler (kahve makinesi) gibi pek çok şey ofiste olması gerekenler arasındadır. Not defterleri ve kalemler, yapışkan bant, zımbalar ve ataşlar da dahil edilmelidir. Son olarak, markanıza uygun bir görünüm elde etmek için bir takım bitkilere, tablolara ve aksesuarlara yatırım yapmanız gerekebilir.

Ofis tasarımı için düşünmeniz gereken pek çok detay vardır. Ancak kiralık ofislerde birçok eşya ve malzeme mevcuttur ve uygun bir çalışma ortamı sağlamak için özenle seçilir.  İdeal çalışma alanı için profesyoneller tarafından hazırlanmış ofis tasarımı tercih etmek isterseniz Kolektif House’un herkese uygun hizmetlerinden yararlanabilirsiniz.