En İyi Uzaktan Ekip Yönetim Araçları

Pandemiyle birlikte zirve noktaya ulaşan uzaktan çalışma modeli, sunduğu kolaylıklar nedeniyle şirketlerin tercih ettiği yöntemlerden biri olmaya devam eder. Yabancı şirketlerin sıklıkla başvurduğu iş modeli, ülkemizde de son yıllarda pek çok şirket tarafından uygulanır. Önceleri teknoloji ve kaynak sıkıntısı nedeniyle işletmeler tarafından verimli bir seçenek olarak düşünülmeyen remote çalışma sistemi, günümüzde sıkça kullanılan işbirliği uygulamaları sayesinde sorunsuz bir şekilde ilerler. Özellikle büyük şehirlerde yaşanan ulaşım sıkıntısı gibi sorunlar uzaktan çalışma sistemini çok daha cazip hale getirir. 

Uzaktan çalışma, çoğu zaman evden çalışma şeklinde gerçekleşirken ortak ofis gibi farklı mekanlarda da iş takibi yapmak mümkün olur. Bu çalışma sistemini benimseyen şirketler, çalışanları için paylaşımlı ofisler kiralayarak onların fiziksel bir ortamda çalışmasını tercih edebilir. Böylece ev ve ofis dengesini sağlayan çalışanlar ise işlerinde daha üretken olup verimli bir performans gösterebilir. Uzaktan çalışan ekipleri yönetmek isteyen şirketler, bu amaç için özel olarak geliştirilmiş farklı ekip çalışması uygulamaları kullanır. İş süreçlerinde işbirliğini artırmak ve iletişimi kesintisiz hale getirmek için zaman yönetimi, proje yönetimi ve iletişim yönetimi alanları için tasarlanmış olan çeşitli uygulamalardan faydalanmak mümkün.

Uzaktan Çalışma Nedir?

Uzaktan çalışma, çalışanların evden veya kendi belirledikleri herhangi bir fiziksel mekandan çalışabildikleri sistem olarak adlandırılır. GitLab tarafından yayımlanan bir rapora göre, uzaktan çalışanların %86’sı bu iş modelinden memnun olduklarını ve söz konusu sistemi iş hayatının geleceği olarak gördüklerini, %84’ü ise uzaktan çalışarak verimli bir şekilde işlerini yürütebildiklerini belirtmektedir.

Uzaktan Çalışmanın Avantajları Nelerdir?

Uzaktan çalışmak daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağlar: Sağlıklı bir iş-yaşam dengesini korumak pek çok çalışanın ortak arzusudur. Bu iki farklı alanı dengeleme yeteneği işteyken daha mutlu ve daha üretken hissetmenin anahtarı haline gelir. Ayrıca ofise ulaşmak için harcanacak vakitten tasarruf etmek çalışanların daha iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olmalarını sağlar ve iş sonrası sosyal yaşamlarına adapte olmalarını kolaylaştırır.

• Uzak çalışanlar daha fazla özgürlüğe sahip olur: Uzaktan çalışmanın avantajları arasında çalışanları mutlu ve tatmin olmuş hissettirme gibi unsurlar vardır. Uzaktan çalışan biri, gerektiğinde evden veya istediği farklı bir fiziksel ortamdan çalışabilir, dilediği zaman seyahat ederek işlerini bulunduğu ortamdan kontrol edebilir. Özetle, çalışanlar uzaktan çalışma özgürlüğünün her fırsatta tadını çıkarabilir.
• Uzaktan çalışmak çalışanların refahını artırır: İşe gidip gelme, öğle yemeği telaşı olmadan uzaktan çalışmak stresi azaltarak çalışanların sağlığını ve zindeliğini artırır. Ayrıca çalışanlar, spor salonuna gitmek gibi sağlıklı yaşam aktivitelerine de katılma esnekliğine sahip olur.
• Uzaktan çalışma üretkenliği artırır: İşverenlerin, uzaktan çalışma fikrine sıcak bakıp ekiplerine ofis dışında çalıştıklarında da güvenmeleri çalışanlarda üretkenlik artışına yardımcı olur. Ayrıca yapılan bir araştırmaya göre, çalışanlar ekstra kahve molaları, ofis ulaşımı ve diğer tüm dikkat dağıtıcı unsurlardan uzaklaştığında performanslarında en üst noktaya ulaşabilmektedir.

Ekip Uygulaması Nedir?

Uzaktan çalışma iş modelini destekleyen uygulamalar, yapay zeka ve sanal gerçeklik teknolojileri ile işletmelerin günlük iş akışlarını yönetmelerine yardımcı olur. Son teknolojiler doğrultusunda geliştirilen çevrimiçi araçlar sayesinde zaman yönetiminden proje yönetimine, veri paylaşımından video konferans görüşmelerine kadar pek çok farklı işi esnek bir biçimde gerçekleştirmek mümkün hale gelir. Böylece günlük iş akışında olası sorunların üstesinden  gelmek ve ani çıkan problemlere karşı gerekli aksiyonu almak kolaylaşır.

Ekip Çalışması Uygulamaları Nelerdir?

1. Asana

Asana, yüzlerce e-posta içinde kaybolmadan ekibinizle iletişim kurmanız için tasarlanmış bulut tabanlı bir uygulamadır. Bu proje yönetim aracı, görev yönetiminin yanı sıra sohbet etme, ekip atamaları ve proje arşivlerini saklama gibi özellikleri içerir. Asana’nın temel sürümünü ücretsiz olarak deneyebilir veya daha iyi bir deneyim için uygulamayı premium seviyeye yükseltebilirsiniz. Microsoft Office, Slack ve Gmail gibi farklı uygulamaları Asana’ya entegre etmek de mümkün.

2. WhenIWork

WhenIWork, geliştirdiğiniz projelerin sunumlarını görsel, slayt ve çeşitli grafiklerle zenginleştirerek daha eğlenceli hale getirmenizi sağlar. Tanıtım ve sunumlarınızda bu programı rahatlıkla kullanabilir, dilerseniz bilgileri istatistikler ekleyerek zenginleştirebilirsiniz. Bunun yanı sıra oluşturduğunuz projeleri SMS veya e-mail aracılığıyla ekibinize veya yöneticilerinize göndererek fikir alışverişinde bulunabilirsiniz.

3. IDoneThis

Bu çevrim içi araç, ekibinizin her iş gününün sonunda yaptığı görev ve sorumlulukların takibini kolaylaştırır. Ekip liderlerine, her çalışanın yaptığı işlerin bir listesini içeren e-postalar göndererek durum bilgisi sunar. Ayrıca her çalışan, ekip lideri tarafından ertesi gün yapacağı işler hakkında e-posta yoluyla bilgilendirilir. IDoneThis, iş ve görev takibinin yanı sıra diğer uygulamalarla entegre şekilde kullanılarak daha verimli hale getirilebilir. 

4. Basecamp

Asana'dan biraz daha fazla işlevselliğe sahip bir proje yönetim sistemine ihtiyacınız varsa Basecamp sizin için iyi bir seçim olabilir. Kullanıcı dostu bir tabloda görevleri, sohbetleri, belgeleri, proje sürelerini, ve diğer işbirliği detaylarını izleyebilirsiniz. Basecamp pek çok yönü ile uzaktan çalışan ekipler için fonksiyoneldir. Yöneticiler bu uygulama ile devam eden veya teslim tarihi yaklaşan işleri ve kimin hangi görevden sorumlu olduğunu görebilir. Öte yandan proje yöneticileri işleri kolayca devredebilir, yeni teslim tarihi belirleyebilir ve bitmiş görevleri gözden geçirebilir.

5. Slack

Ekip içi haberleşme için dünyada en çok kullanılan uygulamalardan biri Slack. Departmanlar arasında veya projelere özel olarak farklı kanallardan açılan sohbet odalarında hem ekipçe hem de bireysel sohbetler yapmak mümkün. Kullanıcı dostu arayüzü ile Slack, ardı ardına sıralanmış e-mail kalabalığını ortadan kaldırır ve acil konuların rahatlıkla belirlenmesine olanak tanır. İşleri daha rahat şekilde analiz etmeye imkan tanıyan ekip uygulaması sayesinde aradığınız herhangi bir dosyayı ya da uygulamayı rahatlıkla bularak işlerinizi tamamlayabilirsiniz.

6.Time Doctor

Daha verimli çalışmak ve zaman kaybını en aza indirmek amacıyla tasarlanmış olan Time Doctor, gün içinde hangi işe ne kadar zaman ayrıldığını görüntülemeyi sağlar. Zaman yönetimi aracı, hem işletmeler hem de çalışanlar için uzaktan çalışma süreçlerini daha etkin kılarak iş planlaması yapmayı kolaylaştırır. Uygulama Chrome eklentisi ile de kullanılabilir.

7. GoToMeeting

İşletmelerin video konferans ve online görüşme ihtiyaçlarına yanıt vermek için geliştirilen GoToMeeting; kayıt alma, ekran paylaşma, mesajlaşma ve grup konuşması gerçekleştirme gibi farklı niteliklere sahip. Sesli veya görüntülü toplantılarla işbirliğini artıran çevrimiçi araç, şirketlere deneme sürümünde 250 kişiye kadar online toplantı yapma olanağı sunar.

8. Zoom

İş dünyasının popüler uygulamalarından biri olan Zoom, pandemi döneminde pek çok işletmenin iş akışını verimli bir biçimde yönetmesinde rol oynadı. Kolay arayüzü sayesinde hızlı bir şekilde hesap açıp görüntülü sohbet organize edebileceğiniz uygulamada, görüşme ID’si ile diğer ekip üyelerini de toplantıya dahil etmeniz mümkün. Ücretsiz sürümünde kalabalık etkinlik ve konferanslar için 100 kişiye kadar katılımcıya izin veren Zoom, 40 dakikalık konuşma süresi sınırı sunar.

9.Microsoft Teams

Microsoft Office 365’le beraber sunulan Microsoft Teams, anlık sohbet ve görüntülü konuşma yapmak için tercih edilir. Uygulama, ücretsiz sürümde sınırsız sohbet, sesli mesaj, grup konuşmaları ya da görüntülü arama yapmaya imkan tanır. Microsoft Teams ile Word, Excel ve PowerPoint gibi uygulamalara erişmek, düzenlemeler yapmak ve dosya paylaşmak da mümkün.

10.Ryver

Sesli ve görüntülü arama ile görev yönetimi, mesajlaşma gibi niteliklere sahip olan Ryver, işletmelerin ihtiyaç duyguğu pek çok özelliği tek bir platformda toplar. Asana, Gmail, Evernote ve Dropbox gibi çeşitli uygulamalarla entegre şekilde kullanılabilen çevrimiçi platform iş verimliliğini artırmak için ideal.

Siz de uzaktan çalışma sistemine dahil olan bir işletmeyseniz işlerinizi Kolektif House’un özgür ve kreatif paylaşımlı ofislerinden yürütebilir, dilerseniz hazır ofis kiralayarak yeni nesil çalışma deneyimine hemen ortak olabilirsiniz.