Etkili İletişim Nedir? Etkili İletişimde Zürafalar ve Çakallar

İletişim kavramını pek çok farklı şekilde tanımlayabiliriz. Etkili iletişimi konu edindiğimiz bu yazıya en uygun iletişim tanımını ise “insanlar arasında belli araçlar kullanılarak bilgi, düşünce ve tutumların karşılıklı olarak aktarılması” şeklinde yapabiliriz. İletişimin gündelik hayatın olmazsa olmaz aktivitelerinin başında geldiği düşünüldüğünde, etkili iletişimin ne kadar önemli olduğu daha iyi anlaşılır.

İletişim, özünde anlama ve anlatma çabasıdır. İnsan, tüm sosyalliğini iletişim aracılığıyla sağlar. Kendini iletişim sayesinde gerçekleştirir ve var eder. Bu sayede diğerleri tarafından kabul gören insan, hedeflerine daha anlamlı ve daha planlı şekilde ulaşabilir. Bu hedef bir başkasını tanıma gibi görece kolay bir hedef olabilirken geniş bir kitleyi peşinden sürükleme gibi çok daha zor ve büyük bir hedef de olabilir. Bu nedenle iletişim kurarken ne kadar etkili olabildiğiniz oldukça önemlidir.

Etkili İletişim Nedir?

Etkili iletişim, karşı tarafa iletmek istediğiniz mesajı en kısa sürede ve en açık şekilde vermektir. İletişim kurarken ifade etmek istediğiniz şeyi tam olarak arzu ettiğiniz şekilde söyleyemeyebilirsiniz; hatta zaman zaman vermek istediğiniz mesajı veremiyor bile olabilirsiniz. Bu noktada doğru ve etkin bir iletişim yeteneğine sahip olmak, iletmek istediğiniz mesajı net bir şekilde karşı tarafa geçirebilmenizde oldukça etkilidir.

Sadece yüz yüze kurduğunuz sözlü iletişim biçimlerinde değil, yazılı olarak da doğru iletişimi kurmak bugün hiç olmadığı kadar önemli hale gelmiştir. Günlük hayatınızda yanlış anlaşılmak size hem zaman hem de insan kaybettirebilir. Günlük hayatın dışında, özellikle iş yaşamınızda etkili iletişim ise başarı için çok önemli bir silahtır. Lider bir siyasetçinin de bir yöneticinin de etkili iletişim yeteneğine sahip olması hedeflerine daha kolay ulaşmasını sağlar. Özetle mesleki kariyerinizde başarıyı yakalamak için etkili iletişim nedir bilmeli ve bunu doğru şekilde uygulayabilmelisiniz.

Bir İnsanın Etkili İletişim Kurduğunu Nasıl Anlarız?

İletişim insanı hayvanlardan ayıran en önemli özelliklerin başında geliyor. Konuşma ve anlaşma yeteneği sayesinde inşa ettiğimiz medeniyet, hayatta ulaşmak istediğimiz hedeflere daha belirgin yollardan varmamızı sağlıyor. İnsan akıllı, iyi niyetli, komik ya da bilgili olup olmadığını da ancak iletişim sayesinde anlatabiliyor. İletişim sayesinde kendimizi gösterebiliyor, var edebiliyor, şekillendirebiliyoruz.

İletişim her ne kadar önemli bir araç olsa da bunu herkes iyi kullanamayabiliyor. Hatta bugün doğru ve etkin bir iletişim yeteneği az bulunur bir özellik olarak karşımıza çıkıyor. Kişisel ve toplumsal ilişkilerinizi derinlikli incelediğinizde iletişim anlamında gerçekten başarılı olduğunuzu gözlemlemeniz, eğer kendinize karşı dürüstseniz, pek mümkün değil. Hemen herkes bugün kolaylıkla yanlış anlaşılabiliyor ya da kendini tam olarak istediği şekilde ifade edemeyebiliyor. İnsanların konuştuğunu ancak anlaşamadığını görmek artık şaşırtmıyor.

Etkili iletişim bağlamında dikkat edilen unsurların başında “ne söylediğiniz” geliyor. Ancak bu, etkili iletişimin ne olduğuyla ilgili en çok yapılan yanlışların başında geliyor. İletişim alanında çalışmalarıyla tanınan Psikolog Albert Mehrabian’ın %7-%38-%55 kuralına göre ne söylediğimiz, etkili iletişimde sanıldığı kadar büyük bir öneme sahip değil. Bu kurala göre, iletişim kurarken ne söylediğimize yani konuşmanın içeriği ve kullandığımız kelimelere yüzde 7 oranında dikkat ediyoruz. Bu bize etkili iletişimde içeriğe çok fazla önem vermediğimizi anlatıyor. İletişimimizde yüzde 38 oranında ise derdimizi nasıl anlattığımıza dikkat ediyoruz. Nasıl söylediğimiz, söylediğimiz şeyi nasıl tonladığımızla ilişkili kabul ediliyor. Kalan yüzde 55’lik dilimi ise vücut dilimiz, jest ve mimiklerimiz belirliyor. Yani, karşısındaki kişiyi başarılı bir iletişim yeteneğiyle etkileyen kişide en çok jest ve mimiklere dikkat ediliyor. Sözlü iletişime ait olan bu kuralı yazılı iletişime uyarladığımızda ise etkili bir iletişimin seçtiğimiz kelimelerle alakalı olduğunu görüyoruz. Bu bilgiler ışığında, bir insanın etkili iletişim kurduğunu vücut dilinden, mimiklerinden ve ses tonundan anlayabildiğimizi görüyoruz. Konuşurken göz kontağı kuran, gülümseyen, kaş kaldıran, içeriğin enerjisine uygun el hareketleriyle konuşmasını destekleyen kişilerin iletişim yeteneğinin yüksek olduğu sonucuna varabiliyoruz. Dolayısıyla iletişimde içeriğin değil üslubun ön planda olduğunu anlamış oluyoruz.

Etkili İletişimde Çakallar ve Zürafalar

Etkili iletişimde üslubu ön planda tutan bir diğer isim ise Marshall Rosenberg. Çalışmalarında Mehrabian’ın verilerini doğrulayan Rosenberg, etkili iletişimin ne olduğunu açıklayabilmek için konuşma dillerini ikiye ayırıyor. Bunlardan ilki, alaycı, aksi ve muhatabına üstten bakan bir konuşma şeklini ifade eden çakal dili. Çakal dilini kullanan kişi, genelde karşısındaki kişinin kendini kötü hissetmesine neden oluyor. Çünkü çakal dili muhatabını bir anlamda küçümsüyor. “Yanlışsın, çünkü…”, “… yapmakla çok büyük hata etmişsin.”, “Sen … birisin.”, “Eğer … yapmazsan … olur.” gibi kalıplara başvuran çakal dili sahibi kişi, bilmiş ve egemen bir dil kullanarak karşısındakini rahatlatmak yerine onun kendini rahatsız hissetmesine neden oluyor.

Çakal dili karşı tarafı acıtan, acımasız bir dil olarak karşımıza çıkıyor. Bu dili kullanan kişi, kendisi farkında olmasa da, karşı tarafın kendini suçlu hissetmesine neden oluyor. Çakal dilinin etkisi bu nedenle karşı tarafı eleştirmek, yargılamak ve haksız çıkarmak olarak ortaya çıkıyor. Kimse elbette böylesi yıpratıcı bir dili kullandığını kabul etmek istemiyor ancak herkes aslında bu dili neredeyse uzmanı haline gelmiş şekilde kullanıyor. Özellikle günlük iletişimimizde, işler bizim için iyi gitmediğinde insanlar maalesef bu dili kullanıyor.

Rosenberg’in konuşma dili sınıflandırmasında ikinci sırayı ise zürafa dili alıyor. Bu dile zürafa dili demesinin sebebi ise zürafaların kara hayvanları arasında en büyük kalbe sahip hayvanlar olmaları. Zürafa dili hisler, gözlem ve bağ kurma yöntemlerini kullanıyor. Zürafa dilinde amaç haklı olmak ya da üste çıkmak değil, tam tersine karşılıklı anlaşmak. Rosenberg’e göre zürafa dili dört aşamadan oluşuyor:

Gözlem:

Gördüğümüz şeyleri yorum ya da değerlendirmeye tabi tutmadan doğrudan kelimelere dökmeyi ifade ediyor.

Hislerin Paylaşımı:

Hislerin anlık olarak karşı tarafa iletilmesini ifade ediyor. Bu sayede karşımızdakiyle bir bağ kurmuş oluyoruz. Gözlem aşamasında olduğu gibi bu aşamada da yorum katmaktan uzak duruluyor. Öfke, üzüntü, heyecan, mutluluk, korku gibi sadece hislere odaklanan bu iletim şeklinde karşı tarafı suçlamamak önem taşıyor.

İhtiyacın Belirtilmesi

İletişim esnasında duyduğumuz hislere neden olan ihtiyacın dile getirilmesini ifade ediyor. Korkunuzu ya da mutluluğunuzu gerekçesiyle açıkladığınız takdirde bu aşamayı gerçekleştirmiş oluyorsunuz.

Talepte Bulunmak

İletişim anında gerçekleşmesini istediğiniz aksiyonu dile getirmeyi ifade ediyor.

Zürafa dilinin bu dört aşamasını ‘’Bağırmaya başladığın zaman korkuyorum çünkü istediğim güvenli ortamı alamıyorum. Lütfen sesini alçaltır mısın?’’ cümlesi doğru şekilde örnekliyor. Bu örnek cümleye dikkat edildiğinde, cümlenin sahibinin haklı ya da haksız olmayı dert etmediği görülüyor. Zürafa dilinde “doğru, yanlış, olmalı, olmamalı, yapmalısın, yapmamalısın” gibi buyurgan bir tarzı yansıtan ve karşı tarafı bir şey yapmaya zorlayan kelimeler yer almıyor. Bu kelimeler yerine hislerinizi ve ihtiyaçlarınızı ifade ettiğiniz bir üslup kullanılıyor. Burada kilit kavramın “paylaşmak” olduğu anlaşılıyor.

Etkili İletişim Örnekleri

Etkili iletişim için zürafa dilini öneren Rosenberg, bunu örneklerle de destekliyor. Sevgililer arasındaki bir tartışmada bir taraf eğer sesini yükseltip bağırmaya başlıyorsa diğer taraf ona bağırmanın yanlış olduğunu ya da bağırmaması gerektiğini söylemiyor. Bağırmaya maruz kalan kişide sadece bağırmanın içinde uyandırdığı his ve bundan kaynaklı bir istek oluşuyor. Aynı şekilde zürafa dilinde “Sen …” diye cümleye başlayıp bir başkası adına konuşmak, onu yargılamak ya da suçluyu parmakla göstermek de yer almıyor. Zürafa dilinde söze “Ben …” diye başlanıyor ve kişi kendi hislerinden yola çıkarak karşısındaki kişi ne yapmış olursa ona el uzatıyor.

Görüldüğü gibi zürafa dili şiddetsiz bir iletişimi öneriyor. Dolayısıyla bu dili pratik etmek de sanıldığı kadar kolay olmayabiliyor. Zürafa dili genel anlamda oldukça yüksek bir farkındalık gerektiriyor. Bu dil, iletişimin amacını sorgulamamızı, bu amacın haklı çıkmak ya da karşımızdaki kişiyi eleştirmek ya da yargılamak olmadığını söylüyor. Tersine, zürafa dili karşımızdaki kişiyle bir bağ kurmayı ve kalpten bir iletişimi öneriyor. Öte yandan zürafa dili, karşımızdaki kişinin kendini eksik ya da hatalı hissetmesini istemek yerine onun kendini anlaşılmış ve duyulmuş hissetmesini istememizi öneriyor. Zürafa dilinin sunduğu ipuçlarından yola çıkarak etkin iletişim tekniklerine ve becerilerine daha yakından bakabiliyoruz.

Etkin İletişim Becerileri

Etkin iletişim için bazı becerilere ihtiyaç duyarız. Tüm bu becerilerin ortak noktası karşımızdakini önceliyor oluşumuzdur. Etkili iletişim becerilerini şu şekilde sıralayabiliriz:

İyi Bir Dinleyici Olun

Etkin bir iletişim için dinlemeyi bilmek gerekir. Dinlemek karşımızdakine duyduğumuz saygıyı göstermenin yanı sıra ona ve fikirlerine değer verdiğimizin de kanıtıdır. Etkin dinleme sayesinde iletişim süreklilik kazanır.

Ön Yargılardan Arının

Sürekli bir iletişimin önündeki en büyük engellerden biri ön yargılarımızdır. Sadece iletişimde değil hayatın hemen her alanında bizi başarıdan uzaklaştıran ön yargılar, empati sayesinde savuşturulabilir. Hem anlatıcının hem dinleyenin arasında kurulacak empati duygusu, iletişim kalitesini artırır.

Net ve Anlaşılır Olun

İletişim, tanımı gereği vermek istediğimiz mesajı en kısa ve net şekilde aktarmaktır. Bu noktada anlaşılır olmak da büyük önem taşır. Kolay anlaşılır olabilmek için düzgün bir diksiyona sahip olmak, dinleyici için de bir avantajdır.

Beden Dilinizi Kullanın

Sözle anlattıklarınızı beden diliyle de desteklemelisiniz. Jest ve mimikler, etkin iletişimde oldukça önemlidir. Sözleriniz ve beden diliniz tutarlı ve birbirini tamamlar nitelikte olmalıdır.

Doğru Ses Tonunu Tutturun

Etkin iletişimin önemli detaylarından biri de ses tonunuzdur. Aynı cümle farklı ses tonlarında dile getirildiğinde farklı etkiler yaratabilir. Ses tonu üzerinde çalışılabilir bir araçtır ancak asıl olarak dinleyiciye karakterinizle ilgili ipuçları vermesi bakımından önemlidir. Olgun karaktere sahip bir birey daha derin bir ses tonuyla konuşurken, katı, sert ve özgüvenli bir ses tonu ise bize anlattığı konuda uzman birini düşündürür. Bu nedenle vermek istediğiniz mesaj ve karakteriniz ses tonunuzla ne kadar uyumluysa iletişiminizi o kadar etkin gerçekleştirebilirsiniz.

Candan Olun

Etkin iletişimde her ne kadar uzmanlık gerektiren bir konu paylaşıyor olsanız da bunu samimi ve içten bir şekilde yapmalısınız. Dinleyiciyle aranıza koyacağınız mesafe, muhatabınızın söylediklerinize odaklanmasını ve sizi dikkate almasını zorlaştırır.

Eleştiriye Açık Olun

Sağlıklı ve etkin bir iletişim için eleştiri, iletişimin ana yöntemi olmadığı sürece gerekli bir olgudur. Eleştirildiğinizde, bir art niyet barındırmadığını bildiğiniz takdirde, bunu kendiniz için artıya çevirebilirsiniz. Eleştiriye açık olmak kendinize karşı duyduğunuz özgüvenin de net bir göstergesidir ve iletişimde daha etkin olmanıza yardımcı olur.

Doğru Soruları Sorun

İletişimde üslup, beden dili, ses tonunuz gibi fiziksel araçların yanı sıra, üzerinde konuştuğunuz konunun bir sonuca varması, size anlamlı bir katkı sağlaması ve iletişimin devam etmesi için doğru soruları sormanız da gerekir. Bu hem sizin hem muhatabınızın iletişimden zevk almanızı ve vakit kazanmanızı sağlar.

Empati Yapın

İletişimde karşınızdaki kişiyi anlamaya çalışmak oldukça önemlidir. Kendinizi karşınızdakinin yerine koymak, onun içinde bulunduğu duygu durumunu anlamaya çalışmak, eleştirmek yerine öncelikle dinlemek sağlıklı bir iletişim için olmazsa olmazdır.

Doğru Kelimeleri Seçin

İletişimde en çok karşılaşılan sorunlardan biri yanlış anlaşılmaktır. Bu duruma jestleriniz ya da üslubunuz gibi yanlış kelime seçimleriniz de neden olabilir. Doğru kelimeleri seçmek, kendinizi en öz ve açık şekilde ifade etmek için gereklidir. Konuşurken dikkatli olmak, sözleriniz üzerine bir kez daha düşünmek, yerinde kelimelerle kendinizi net şekilde ifade etmenizi sağlar.

Etkili İletişim Teknikleri

Doğru ve kaliteli bir iletişim için sahip olabileceğiniz becerilerin yanı sıra uygulayabileceğiniz bazı teknikler de bulunur. Oldukça basit sayılabilecek iletişim yöntemleri ile etkili bir iletişim için tahmin ettiğinizden daha hızlı yol alabilir, daha başarılı sonuçlar elde edebilirsiniz. Etkili ve iyi iletişim tekniklerini şu şekilde sıralayabiliriz:

Sessizliği Kullanmak

İletişimde karşınızdakinin sözünü kesmek ya da söylenen bir söze karşılık olarak hemen yanıt vermek konuyu anlamanızı zorlaştırabilir, hatta yanlış anlamanıza bile neden olabilir. İletişim kurduğunuz kişinin sözünü tam anlamıyla bitirmesini beklemeniz ve ardından söz almanız etkin bir iletişim için faydalı bir yöntemdir. Bir süre sessiz kalmanız ve konuyu sonuna kadar dinlemeniz aynı zamanda karşınızdaki kişiyi daha çok konuşmaya teşvik eder. Önemli olanın en doğru zamanda söz almak olduğunu unutmamalısınız.

Muhatabınızla Uyumlu Olun

Konuştuğunuz kişinin beden diline ve ruh haline uyumlu olmaya özen göstermeniz, ortak bir dil kurgulamanıza yardımcı olur. Karşınızdakinin içinde bulunduğu durumu anlamaya çalışarak onunla empati kurmanız gibi onun yüz ifadelerine ve beden diline uyumlu bir tavır sergilemeniz de etkili bir iletişim kurmanız için faydalıdır.

Geri Bildirim Talep Edin

İletişimde sıklıkla karşılaşılan yanlış anlamaların önüne geçmek için karşı taraftan onay istemeniz yerinde olabilir. Gerek sözlü gerek yazılı iletişimde kullanabileceğiniz bu teknik ile hem kendinizi daha net ve iyi anlatmış hem de anlaşıldığınızdan emin olmuş olursunuz.

Meraklı Olun

İletişimde meraklı olmak, karşınızdaki kişiye ve anlattığı konuya duyduğunuz ilgiyi göstermesi bakımından önemlidir. Bunu sorular sorarak kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. İyi bir dinleyici olmanızı da sağlayacak olan merak duygusu, muhatabınızın size güven duymasını da sağlar.

Olumlu Olun

İletişim esnasında pozitif kalmanız, olumlu bir tutum sergilemeniz kurduğunuz iletişimin süresini uzatacak, kimyasını besleyecektir. Negatif bir tutum takındığınız takdirde karşınızdaki kişinin savunmaya geçmesine neden olursunuz. Tedirgin bir ruh haline bürünen muhatabınızın size duyduğu sempati de bu nedenle zayıflayacaktır.

Esprili Olun

Pozitif kalmak gibi esprili olmak da etkin bir iletişim kurmanız için faydalıdır. Doğru zamanda ve doğru şekilde kullanıldığında karşınızdaki kişi üzerinde belirgin bir etki bırakmanızı sağlayan mizah unsuru, ruh haliniz hakkında da olumlu bir izlenim yaratmanızı sağlar.

Konuşmaya Açık Olun

İyi bir dinleyici olmak sizi konuşmaktan alıkoymamalı. İletişimin karşılıklı bir eylem olduğunu unutmamalısınız. Yalnızca dinlemek ya da vereceğiniz kısa cevaplarla iletişimin bir tarafı olmanız mümkün değildir. Etkili iletişim için siz de anlatmalısınız.

Bağlamdan Uzaklaşmayın

Konuşma sırası size geldiğinde bağlamdan kopmanız ve konunun dışına çıkmanız dinleyiciyi yorabilir. Anlatacağınız konunun çerçevesini iyi belirlemeli, net olmalısınız. Konuyu uzatmanız iletişimin dallanıp budaklanmasına ve içinden çıkılmaz bir hal almasına neden olabilir.

Kalıplardan Uzak Durun

Başarısız bir iletişimde en çok yapılan hatalar arasında moda sözcüklerin kullanılması gelir. Bu durum sizi karşınızdaki kişilerin gözünde yapmacık ve ezberci kılabilir. Benzer şekilde “aynen, peki, tamam” gibi kısa cevaplar vermekten de uzak durmalısınız. Kalıpların dışına çıkmanız ve kendinize has bir üslupla konuşmanız, iletişimdeki etkinliğinizi artıracaktır.

Muhatabınıza Adıyla Hitap Edin

Özellikle yüz yüze iletişimlerde karşınızdakine adı ile hitap etmek ona karşı duyduğunuz saygının bir göstergesidir. Bu sayede muhatabınız iletişimden ayrılmayacak ve sizin ona değer verdiğinizi düşünerek konuşmada kalacaktır.