İmza Sirküleri Nedir? İmza Sirküsü Nasıl Alınır?
3Resmi işlerde pek çok kişinin karşısına çıkan imza sirküsü, özellikle sahte imza kullanımı ve belge sahteciliğine karşı önlem almayı sağlar. Ticari faaliyetlerde, şirketi temsil eden kişilerin imza örneklerinin bulunduğu noter onaylı resmi evraklar kullanılır. Bu belgelere imza sirküsü adı verilir. Resmi bir evrak olan imza sirküleri, şirketlerin yetkili kişilerinin imzası gereken her türlü işlemde geçerlidir. Aynı zamanda bu imza sirkülerinde yalnızca şirket yetkilerinin imzası değil; o kişilerin yetki alanları ve kişisel bilgileri de detaylı bir şekilde yer alır. Siz de şirketiniz için imza sirküsüne dair daha detaylı bilgi edinmek isterseniz, yazının devamını okuyabilirsiniz.
İmza Sirküsü Nasıl Alınır?
Belli bir ortaklıkla yönetilen kurumların ya da işletmelerin, ticari faaliyetlerde, şirketi temsil yetkisi bulunan kişilerin imzalarının kullanılabilmesi için imza sirküsüne gerek vardır. Bir imza sirküsü alabilmek için bazı adımları izlemeniz gerekir. Tabii ki öncellikle bu imzayı alabilmek için şirketi temsil edecek kişiler ve bu kişilerin imza yetkilerinin derecesini belirlemelisiniz. Birinci derece, ikinci derece ve hatta kimi zaman üçüncü ve dördüncü dereceye kadar sınıflanan imza yetkilerini doğru bir şekilde yapmalı ve yönetim kurulu olarak karar almalısınız. İmza sirküsü nasıl alınır sorusunun yanıtı, şu önemli bilgileri içerir:
1. İmza sirküsü alırken derecelendirmenin önemi; kuruluşu temsil edecek yetkililerin hangi durumlarda imza atabileceğinin belirlenmesi açısından büyüktür.
2. İmza sirküleri sayesinde hangi anlaşmalarda ve ticari faaliyetlerde, yetkili bir kişinin imzasının yeterli olup olmayacağı ya da iki imzanın geçerli sayılacağı koşullar belirlenmiş olur.
3. Şirketi temsil etme yetkisi bulunan kişiler belirlenip derecelendirme yapıldıktan sonra netlik kazanan belge ile notere başvuru yapılmalıdır. Noter onayından sonra bu belge resmiyet kazanır.
İmza Sirküsü Almak için Gerekli Belgeler
İmza sirküsü almak için başvuru yaparken bazı belgelere gerek duyabilirsiniz. Bu evrakların hepsini eksiksiz bir şekilde notere teslim etmelisiniz. İmza sirküsü için gerekli evraklar şunlardır:
1. Ticari işletmeye ait güncel vergi levhası
2. Yönetim kurulu tarafından belirlenmiş, şirketi temsile yetkili kişilerin kimlik kartları
3. İşletmeye ait ticari sicil gazetesi (vakıf ve dernekler için kuruluş belgesi)
4. Derecelendirme durumunda, hangi yetkilinin ne derecede imza yetkisinin olduğunu gösteren liste
Ayrıca bu belgelerle birlikte yetkili kişiden 3 adet imza almalısınız. Notere başvuru esnasında bu belgeler ve imzalar sayesinde imza sirküsü alabilirsiniz.
İmza Sirküsü Ne İşe Yarar?
Şirket imza sirküleri yasal geçerliliğe sahiptir ve şirketin yönetilmesi gibi durumlarda oldukça büyük öneme sahiptir. Ticari faaliyetler ve anlaşmalarda bu imza sirküleri sıkça kullanılır. İmza sirkülerinin faydaları şu şekilde sıralanabilir:
1. Şirket ve kuruluş haklarını, sahte imza ya da sahte imzaya karşı yasal olarak korumaya almak
2. Şirket ya da kuruluşu, hangi alanlarda hangi yetkilinin ya da bazı durumlarda kaç yetkilinin temsil edeceğini belirlemek
3. Şirket adına geliştirilebilecek sahte girişimlerin önüne geçmek
- 4. Şirketin yapacağı resmi işlemlerde, ticari sözleşmelerde ve vereceği kararlarda hangi derecede yetkililerin imza yetkisine sahip olduğuna açıklık getirmek
5. İmza yetkisi bulunan kişileri, imza örnekleri ile güvenceye almak
İmza Sirküleri ile İmza Beyanı Aynı mı?
Resmi işlerde sıkça karşılaşabileceğiniz imza sirküsü ile imza beyannamesi, her ne kadar terimsel olarak birbirine benzese de içerik olarak birbirlerinden farklıdır. İmza sirküleri; tüzel kişiler adına oluşturulur ve kuruluşu temsil eden kişilerin kimlik bilgilerini, imza örneklerini ve yetki derecelendirmelerini içerir. İmza beyannameleri ise gerçek kişilerin kişisel bilgileri ve imza örneklerinden oluşan resmi belgelerdir. Bu beyannameler, yalnızca gerçek kişiler isterse düzenlenebilir. İmza beyannameleri, kişilerin resmi işlemlerde attıkları imzanın kendilerine ait olduğunu kanıtlamak için düzenlenir.
İmza sirküsü örneği; şirketin ticari unvanı, açık adresi ve ticaret sicil numarasından oluşur. Temsile yetkili kişilerin adları, unvanları, nüfus kayıt bilgileri, yetki dereceleri ve imzaları da bu örnekte bulunur. Derecelendirmeye göre hazırlanan imza sirkülerinde; 1. derecede şirketi temsil etme yetkisi bulunanlarla, 2. derecede şirketi temsil etme yetkisi bulunanların kimlik bilgileri ve ıslak imzalarına da bu sirkülerde yer verilir.
Kolektif House, şirketiniz için sanal ofis, coworking alanı, toplantı odası gibi alanlar sunar. Şirketinizin ihtiyaçlarını karşılamak için Kolektif House imkanlarından yararlanarak çeşitli etkinlikler düzenleyebilir, konforlu ve inovatif çözümleri değerlendirebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
İmza sirküsü zorunlu mudur?
3 Şubat 2021 tarihindeki düzenlemelerle, şirketlerin bazı durumlarda imza sirküsü beyan etme zorunluluğu kaldırılmıştır. Ancak yargı süreçleri gibi bazı konularda imza sirküsü vermek zorunludur. Dolayısıyla şirket kuruluş aşamasında imza sirküsü almakta fayda vardır. Ayrıca süresi dolan ya da bazı değişikliklerden dolayı güncellenmesi gereken imza sirkülerinin, zamanında güncellenmesi de yasal bir zorunluluktur.
İmza sirküsü nereden alınır?
İmza sirküsünün alındığı yer noterdir. Belli bir ücret karşılığında alınabilen bu belge, oldukça kısa süre içinde düzenlenebilir. Özellikle imza sirkülerinin e-devletten alınıp alınamayacağı merak edilir. Ancak sahte evrak ve imza sorunlarını önlemek için düzenlenen imza sirkülerini e-devletten almak mümkün değildir. Resmi bir nitelik taşıyan bu belgeleri, güvenlik açısından noter huzurunda almak şartı vardır. Temsil yetkisi olan tüm kişilerin noter huzurunda bulunması ve ıslak imza atması gerekir.
İmza sirküsü almak için gereken süre nedir?
Noterde oldukça kısa süre içinde hazırlanan imza sirküsü, hızlı bir şekilde alınabilir. Bu imza sirkülerinin geçerlilik süresi ise başvuru esnasında belirtilerek sınırlandırılabilir. İmza sirküsü için süre belirlenebildiği gibi süre belirtilmeden yapılan imza sirküleri de vardır. Bunlar ise en fazla 3 yıl süreyle geçerli sayılır. Üzerinde süre belirtilmeyen imza sirküleri, temsile yetkili kişiler değişmemiş olsa bile yenilenmek zorundadır.
İmza sirküsü almanın maliyeti nedir?
İmza sirküsü alma maliyeti her yıl değişiklik gösterir. İlk nüshalar üzerinden geçerli olan ücretler, 2023 yılında 147 TL olarak belirlenmiştir. Bir nüshayı geçen durumlarda ise ödenmesi gereken tutar değişebilir.
İmza sirküsü için hangi belgeler gereklidir?
İmza sirküsü almak için tüzel kişiliğin kimliği ve kimlik belgesi, kurumun kayıtlı olduğu ticaret sicil gazetesi ve vergi levhası talep edilir.
