İngilizce E-Posta Nasıl Yazılır? En Çok Kullanılan İngilizce Mail Kalıpları

Global iş dünyasında, resmi yazışmalarda ve diğer pek çok alanda iletişimler mail üzerinden yürür. E-postalar elektronik ortamda iletişimin hızlı ve etkin sürdürülmesi için önemli araçlardan biridir. Günümüzde dünyanın en yaygın dili haline gelmiş olan İngilizce ise hem iş yazışmalarında hem okul başvurularında hem de çeşitli işlemlerde sıkça kullanılır. Uluslararası işlerin yanında dünyanın diğer ucundaki kişilerle iletişim kurmak için de İngilizce tercih edilir. Öğrenmesi ve kullanımı oldukça kolay olan İngilizce dilinde anlaşılır e-posta iletileri yazmak üzerinde pratik yapılması gereken konulardandır. İngilizce e-postalar yazmak için İngilizce mail bitirme cümleleri ya da İngilizce mail kalıpları hususunda araştırmalar yaparak yabancı dilde mail yazma konusunda kendinizi geliştirebilirsiniz. 

Profesyonel iletişim araçlarından biri olan e-postalarınızda etkili İngilizce giriş mail cümleleri oluşturarak karşınızdaki kişiyle iyi bir iletişim kurma şansı yakalayabilir, iş başvurunuzun olumlu sonuçlanmasını sağlayabilir ya da önemli işlerinizi çözüme kavuşturabilirsiniz. Peki, İngilizce e-posta iletileri nasıl yazılır ve başlıca İngilizce e-mail örnekleri neler? Eğer siz de sık sık formal İngilizce mail yazma örnekleri ve formatlarına ihtiyaç duyuyorsanız içeriğimizi okuyarak konu hakkındaki önemli detayları öğrenebilirsiniz.

İngilizce E-Posta Yazımında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

İngilizce mail yazım kuralları hakkında bilgi sahibi olup doğru e-posta şablonları oluşturarak e-postanızın etkileyici ve hedef odaklı hale gelmesini sağlayabilirsiniz. Böylece başvurularınızda ve işlemlerinizde olumlu sonuçlarla karşılaşma olasılığınız artar. İşte İngilizce e-posta yazımında bilmeniz gereken konular:

Yazım Denetleyicisi Tercih Edin

İngilizceye ne kadar hakim olursanız olun, ana diliniz olmadığı için bazı kelimelerin kullanımında yanlışlıklar yapabilir ya da çeşitli yazım kuralları hatalarıyla karşı karşıya kalabilirsiniz. Doğru İngilizce e-posta yazım kuralları için yazım denetleyicisi uygulamalarından faydalanabilirsiniz. E-mail servis sunucunuz size herhangi bir program desteği sağlamıyorsa tarayıcınız üzerine Grammarly gibi uzantılar ekleyerek e-postanızı göndermeden önce kontrol edebilir, varsa yazım hatalarını ve yanlışlıkları tespit edip düzenleyebilirsiniz. Bu sayede gramer açısından kusursuz bir ileti oluşturmanız mümkün olur. 

Kısa Cümleler Kullanmaya Çalışın

Yabancı dilde mail yazarken kompleks cümleler yerine kısa ve anlaşılır cümle kalıpları kullanmayı deneyin. Kısa iletişim ifadeleri kullanmak hem hata yapma payının önüne geçer hem de niyetinizin net bir şekilde anlaşılmasını sağlar. Özellikle karşınızdaki kişinin ana dilinde bir e-posta yazmıyorsanız uzun cümleler konusunda daha dikkatli olmalısınız. Niyetinizi en kısa şekilde karşınızdaki kişilere aktarmak akılda kalıcı bir iletişim adına önemlidir.

Ana Dili İngilizce Olan Birinden Destek Alın

Ana dili İngilizce olan birini tanıyorsanız önemli e-posta iletilerinizi göndermeden önce onlardan destek alabilirsiniz. Hazırladığınız taslağı arkadaşınıza okutarak ondan gerekli düzenlemeleri yapmasını isteyebilir ve ona e-posta konusunda fikrini sorabilirsiniz. Arkadaşınızın geri bildirimine göre mail üzerinde çeşitli düzeltmeler yapabilirsiniz.

E-Postanızı Mutlaka Kontrol Edin

E-postanızı göndermeden önce gramer ve noktalama işaretleri için kontrol yapmalısınız. Tüm bunların ardından ise e-postayı yüksek sesle okuyun. Eğer herhangi bir hata bulduysanız hemen düzeltin. Son bir kontrol sonrasında e-postanızı ilgili kişiye gönderebilirsiniz.

Selamlama Cümlesine Dikkat Edin

E-postanın en can alıcı kısımlarından biri selamlama ifadeleridir. Uygunsuz selamlama cümleleri karşınızdaki kişide nahoş bir izlenim yaratabilir. Örneğin, resmi yazışmalar için “Hi”, “Hello” gibi ifadeler uygunsuzdur. E-postanızı gönderdiğiniz kurum/kişinin pozisyonuna göre ifadeler seçerek e-postanızın nazik bir şekilde karşılanmasını sağlayabilirsiniz.

Noktalama İşaretlerini Önemseyin

Her dilde olduğu gibi İngilizcede de noktalama işaretleri kullanılır. Noktalama işaretlerini cümle yapısına ve ifadelere uygun şekilde kullandığınızdan emin olun. Noktalama işareti kullanımı e-postalarda küçük detaylar olarak görülse de dikkatli okuyucular için hayli önemlidir ve bu tip ince ayrıntılara özen göstermek olumlu izlenim kazanmanıza yardımcı olur.

Paragraflar Arasında Boşluk Kullanmayı Unutmayın

Oluşturduğunuz e-posta şablonları için mutlaka paragraflar arasında boşluk bırakmaya dikkat edin. Aksi halde karşınızdaki kişi dev bir metin öbeği ile karşı karşıya kalır ve metni okumakta sıkıntı yaşar. Paragraf yapısına özen göstermek ve paragraflar arasında boşluk bırakmak metnin kolay okunur, anlaşılır olmasına imkan tanır.

Çeviri Programları Kullanın

Yeni nesil çeviri programları İngilizce e-posta oluşturma konusunda en büyük yardımcınız olabilir. Çeşitli cümle kalıplarını ve ifadeleri e-postanızda kullanmak için yapay zeka destekli çeviri programlarını kullanabilirsiniz. Bu sayede e-postanızı en iyi şekilde yazmanız mümkün hale gelir.

Temel E-Mail Yapısına Sadık Kalın

Herhangi bir kurum veya kişi için e-mail yazarken temel e-posta yapısına sadık kalmanız önemlidir. Bu, e-postanızın doğru, etkileyici ve kurallara uygun olmasını sağlar. Temel e-posta kurgusu şu şekildedir:

1.  E-posta adresi

2. E-posta konusu

3. E-posta selamlama ifadesi

4. Giriş

5. Gelişme

6. Sonuç

7. Dilek ve teşekkür ifadeleri

8. E-posta imzası

En Çok Kullanılan İngilizce Mail Kalıpları

Çeşitli e-posta şablonları veya iş maili formatları oluştururken en çok kullanılan İngilizce mail kalıplarından faydalanabilirsiniz. Söz konusu genel kurallar tüm e-postalarınızı düzgün şekilde yazmanız adına size yardımcı olur. İşte en çok kullanılan İngilizce mail kalıpları:

Hitap ve Selamlama İfadeleri

1. Dear Mr./Mrs. White: Sayın Bay/Bayan White (resmi)

2. Dear Sir/Madam: Sayın beyefendi/hanımefendi (resmi)

3. Dear John: Sevgili John (gayriresmi)

4. Hi Jane: Selam Jane (gayriresmi)

5. To whom it may concern: İlgili kişinin dikkatine (resmi)

Bitirme İfadeleri

1.  If you need any help please contact me/ feel free to contact me: Yardıma ihtiyacınız olursa benimle iletişime geçin./ benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. (resmi)

2. For further information please don’t hesitate to contact me: Daha fazla bilgi isterseniz lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

3. I can’t wait to hear from you: Yanıtını dört gözle bekliyorum. (gayriresmi)

İyi Dilek ve Teşekkür İfadeleri

1.  Best regards: İyi dileklerimle (resmi)

2. Yours sincerely: Saygılarımızla (resmi)

3. Thanks in advance: Şimdiden teşekkürler (resmi/ gayriresmi)

4. Thank you for your assistance: Yardımınız için teşekkürler (resmi)

5. Thank you for everything John: Her şey için teşekkürler John. (gayriresmi)

İngilizce E-Mail Örnekleri

Örnek 1: 

Dear marketing team,

I’m so pleased to introduce you to Marry who is starting as a Marketing Representative in the Marketing Department today. She will be providing general customer service and assistance to our customers.

Feel free to congratulate Marry with her new position in the office. 

Regards,

Alan

Marketing Director

Örnek 2: 

Hi Adam,

I’m a little bit busy nowadays. We have some issues with the new software project.

Could you please send me the code details about the system. Maybe we could analyze the problem and correct the code part easier.

By the way I’m very excited to meet you in the head office soon!

Thanks in advance,

Joe

Profesyonel iletişime ihtiyaç duyduğunuz zamanlarda yukarıdaki İngilizce mail kalıpları ve şablonlarından faydalanarak e-postanızı doğru bir şekilde oluşturabilirsiniz. Eğer freelance olarak çalışıyorsanız işlerinizi Kolektif House’un bol etkileşimli ortak alanlarından yürütebilir, ilham verici ofis ortamında verimli iş süreçleri geçirebilirsiniz. Dilediğiniz üyelik paketini hemen inceleyerek Kolektifli olmanın ayrıcalığını yaşayabilirsiniz.