İşletmeler için E-Fatura Çözümleri

Teknolojinin daha etkin kullanımı ve dijital dönüşüm adımları ile işletmelerin, iş yapış biçimleri de değişiklik göstermeye başladı. Bu olumlu değişimden etkilenen süreçlerden biri de fatura düzenlemedir. İşletmeler, e-Fatura ile kağıt fatura düzenlemek yerine, dijital ortamda hazırlanan ve ilgili taraflar ile paylaşılan elektronik fatura sistemine geçiş yapmaya başladı. 

E-Fatura avantajları nedeniyle isteyen her işletme tarafından kullanılabilen bir sistemdir. Bunun yanı sıra yasal düzenlemeler ile birçok farklı sektörde de e-Fatura kullanımı zorunlu tutulmuştur. E-Faturaya geçiş ve dijital fatura sistemleri hakkında en sık sorulan sorulara yanıt veren içeriğimize mutlaka göz atmalısınız.

E-Faturaya Geçişin İşletmeler için Önemi

E-Fatura sistemi, sağladığı pek çok avantaj ile işletmeler için oldukça büyük öneme sahiptir. İşletmelerde e-Fatura kullanımının en büyük avantajı, fatura düzenleme sürecinin oldukça hızlanması hatta otomatize edilebilmesidir. Kağıt fatura düzenleme, özellikle de çok sayıda fatura aynı anda hazırlanacaksa büyük bir iş haline dönebilir. Üstelik hazırlanan kağıt faturaların ilgili tarafa iletilmesi gibi aşamalarda mevcuttur. E-Faturada ise faturalar tamamen dijital ortamda düzenlenir. Düzenlenen bu dijital belge yasal geçerliliğe sahiptir. Üstelik hızlı bir şekilde karşı tarafa gönderilebilir. 

Faturaların dijital ortamda hazırlanması, sürecin daha hızlı ve pratik bir şekilde yürütülmesini sağlar. Böylelikle verimlilik artışı elde edilir. Buna ek olarak basılı fatura düzenlemek için gereken kağıt, yazıcı ve faturayı göndermek için gereken posta masraflarından yana tasarruf sağlanır.

İşletmeler için e-Faturanın bir diğer önemi ise yasal düzenlemeler ile kullanımının zorunlu tutulmasıdır. Belirli sektörde faaliyet gösteren ve çeşitli kriterleri karşılayan işletmelerin e-Fatura sistemine geçişi zorunludur. Sizde işletmenizin bu yasal düzenlemeler çerçevesinde olup olmadığını belirlemeli ve en kısa sürede e-Fatura sistemine geçiş yapmalısınız.

E-Fatura Çözümleri

E-Fatura sistemine geçmeye karar verdiğinizde veya e-Fatura kullanımının zorunlu olduğu bir işletmeye sahipseniz bunu nasıl gerçekleştirebileceğinizi merak ediyor olabilirsiniz. E-Faturalar, kağıt faturaların dijital biçimleri olsa da onları hazırlamak için çeşitli yazılımlara ihtiyacınız vardır.

Bulut Tabanlı E-Fatura Sistemleri

Elektronik faturalarınızı düzenlemek için harici bir yazılım kullanmanız şart değildir. GİB portal üzerinden dilediğiniz zaman e-Fatura düzenleyebilirsiniz. Ancak işletmenizde sıklıkla fatura oluşturma gereği duyuyorsanız, bulut tabanlı e-Fatura sistemlerini kullanmak, pratiklik ve kolaylığın yanı sıra birçok avantajı da beraberinde getirecektir. Bulut tabanlı e-Fatura sistemleri, internet bağlantısının olduğu herhangi bir konumdan erişilebilir. Böylelikle farklı lokasyonlarda veya sahada bulunan çalışanlar e-Fatura düzenleyebilir. Basit birkaç adım ile e-Fatura düzenleyerek iletilmesini istediğiniz kişi veya kurumlara gönderilmesini sağlayabilirsiniz. 

ERP Entegrasyonu

ERP (Kurumsal Kaynak Yönetimi) yazılımları, günümüz modern işletmelerinin olmazsa olmazıdır. Tüm iş operasyonlarının tek bir noktadan yönetilmesini sağlayan ERP çözümleri, şirket bünyesinde farklı departmanlar tarafından yürütülen iş süreçlerini birbirlerine bağlar. 

ERP yazılımları, işletmenin ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterse de temel olarak satış, stok, insan kaynakları, müşteri ilişkileri, üretim yönetimi gibi farklı uygulamaları bünyesinde barındırır. Kullanılan ERP çözümü ile e-Fatura sisteminin entegre bir şekilde çalışması sağlanabilir. Piyasada yer alan hemen hemen tüm ERP çözümleri bu özelliği müşterilerine sunar. ERP entegrasyonu ile satış sonrasında otomatik bir biçimde e-Fatura düzenleyebilir ve bu faturanın doğrudan muhasebe veya finans gibi ilgili departmanlar tarafından da görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. 

E-Fatura sistemi ve ERP yazılımlarının entegre bir şekilde çalışması faturalama sürecini kolaylaştırır. Aynı zamanda otomatize edilmiş süreçler hızlı bir şekilde gerçekleştirilirken insan kaynaklı hataların da önüne geçilir. Gerçekleşen satışın ve düzenlene faturaların takibi de çok daha kolay hale gelir.

Özelleştirilebilir Fatura Şablonları

Kağıt faturaların her işletme için özel tasarıma sahip olabilecek şekilde matbaada hazırlanabilir. Benzer bir esneklik e-Faturalar içinde geçerlidir. E-Fatura oluşturma için kullanılan yazılımların birçoğu kullanıcılarının, şirketleri için özelleşmiş fatura şablonları oluşturup kullanmalarına imkan tanır. Belirli standartları sağladığı sürece e-Faturanızı, şirketinizin kurumsal kimliğini yansıtacak renk şemasında ve logonuzun yer aldığı bir formatta düzenleyebilirsiniz. Özelleştirilmiş fatura şablonları kullanımı, marka kimliğinin yansıtılmasına destek olması amacıyla da işletmeler tarafından oldukça sık tercih edilir.

E-Fatura Sistemine Geçiş Süreci

E-Faturaya geçiş her işletme için zorunlu olmasa da işinizi geleceğe taşımak için bugünden geçiş yapmanızda yarar var. Peki ama e-Fatura sistemine geçiş süreci nasıl işliyor? E-Fatura sistemini kullanabilmek için ilk ihtiyaç duyulan tüzel kişiler adına düzenlenmiş mali mühürdür. Mali mührünüzü Kamu Sertifikasyon Merkezi aracılığı ile internet üzerinden başvurarak alabilirsiniz. Şahıs şirketi olarak fatura düzenleyenler ise mali mühür yerine e-İmza kullanmayı tercih edebilirler.

Mali mührünüzü temin ettikten sonra ikinci adım olarak GİB üzerinden e-Fatura başvurunuzu gerçekleştirmelisiniz. Başvuru sırasında yararlanma yöntemi olarak GİB Portal, entegrasyon ve özel entegrasyon seçeneklerini tercih edebilirsiniz. GİB Portal kısıtlı özelliklere sahip e-Fatura oluşturma sistemidir. Entegrasyon seçeneğini, kendi bünyesinde e-Fatura çözümleri üreten şirketler içindir. Özel entegrasyon yöntemi ise e-Fatura kullanımı için hazır olarak sunulan yazılım çözümlerden birini tercih edenler içindir. Tercihinizi yaptıktan sonra mali mühür ile başvurunuzu imzalayıp yollamalısınız. Başvurunun ardından kısa bir süre içerisinde e-Fatura düzenleyebilirsiniz.

E-Fatura başvuru sürecini kendiniz gerçekleştirmek yerine e-Fatura yazılımları sunan şirketlerin sizin yerinize başvuru sürecini yönettiği anahtar teslim hizmetlerini de tercih edebilirsiniz.

E-Fatura için Hangi Programları Kullanabilirsiniz?

E-Fatura geçiş sürecinde hangi yazılımı tercih etmeniz konusunda karar vermede zorlanabilirsiniz. Var olan çözümlerin hepsi e-Fatura düzenlemenizi sağlasa da bazı noktalarda birbirlerinden farklılaşırlar. Tercih sırasında ihtiyaçlarınıza en uygun çözümü tespit etmelisiniz. Maliyetleri göz önünde bulundururken aynı zamanda işletmenizde kullandığınız diğer yazılım çözümleri ile uyumlu bir e-Fatura programını tercih etmelisiniz. Böylelikle e-Fatura işlemlerini çok daha verimli hale getirebilirsiniz. Tercih aşamasında size yardımcı olması için en çok tercih edilen e-Fatura programlarından beş tanesini bir araya getirdik.

Paraşüt E-Fatura

İşletmeler için e-Fatura çözümlerinden biri olan ve e-Faturaya geçiş sürecinde de danışmanlık hizmeti veren Paraşüt, internetin olduğu her yerden e-Fatura düzenlemenize imkan verir. Uygulama üzerinden e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-SMM ve s-müstahsil makbuzları düzenleyebilirsiniz. Gelen ve giden faturaların takibini yapabilir, karşı tarafın mükellefiyet durumuna göre otomatik olarak e-Fatura veya e-arşiv gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Her ihtiyaca uygun kontör paketleri ile maliyetleri en alt seviyede tutabilirsiniz. Dilerseniz Paraşüt ön muhasebe programı ile kullanmayı da tercih edebilirsiniz.

Logo İşbaşı E-Fatura

İşletmeler için sunduğu çözümlerle sektör liderlerinden olan Logo tarafından hazırlanan Logo İşbaşı e-Fatura programı, tercih edebileceğiniz seçeneklerden bir diğeridir. Kullanıcılarına ücretsiz e-Fatura danışmanlığı sunan Logo İşbaşı, e-Fatura geçiş sürecini sorunsuz ve hızlı bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olur. Aylık 175 kontöre kadar kullanımın da hediye edildiği yazılımı, tercih aşamasında mutlaka değerlendirmelisiniz.

Uyumsoft E-Fatura

Şirketlerin farklı ihtiyaçlarına yanıt veren çözümler sunan Uyumsoft’un e-Fatura çözümü ile hızlı bir şekilde e-Faturaya geçiş yapabilirsiniz. Uyumsoft’un sunduğu diğer yazılım çözümleriyle de uyumlu çalışan e-Fatura yazılımı ile firmanıza özel fatura tasarımlarını kullanabilirsiniz. 

KolayBi E-Fatura

E-Fatura için yazılım seçeneklerinden bir diğeri de KolayBi E-Fatura’dır. KolayBi ile web arayüzünün yanı sıra Android ve iOS işletim sistemi kullanan mobil cihazlarınızdan fatura kesmeniz mümkündür. İşletmelerin dijital dönüşümü sırasında destek hizmeti de veren KolayBi’nin e-Fatura ve diğer çözümlerini değerlendirmeye alabilirsiniz.

Faturaport

E-Fatura ve ön muhasebe yazılımı Faturaport, tüm fatura işlemlerinizi tek bir noktadan yönetmenize imkan veriyor. E-ticaret entegrasyonları ile internet üzerinden gerçekleştirdiğiniz her bir satışın, kolay bir şekilde faturalandırılmasını sağlayabilirsiniz. Faturalarınıza kurumsal kimliğinizi yansıtacak şekilde logo ve kaşe ekleyebilirsiniz. E-ticaret entegrasyonu gibi güçlü yanları bulunan Faturaport’da mutlaka değerlendirmeye almanız gereken çözümlerden biridir.

E-Fatura Maliyeti Ne Kadardır?

İşletmelerde e-Fatura kullanımı ve e-Faturaya geçiş sanıldığı kadar maliyetli değildir. Hatta uzun dönemde kağıt fatura ile kıyaslandığında size tasarruf sağlayacaktır. Kağıt fatura için gereken kağıt, yazıcı, mürekkep gibi maliyetler ortadan kalkar. Aynı zamanda kağıt fatura düzenleme ve dağıtım süreci için harcanan zaman ve iş gücü de başka alanlara yönlendirilebilir.

E-Fatura hazırlayabilmek için ilk ihtiyacınız olan mali mühürdür. Mali mühür için ödenmesi gereken ücret zaman içerisinde değişiklik gösterse de alınan mali mühür 3 yıl boyunca geçerli. Bu sebeple maliyeti oldukça uygundur.

Bir diğer maliyet kalemi ise e-Fatura yazılımlarına ödeyeceğiniz ücretlerdir. E-Fatura programlarının büyük bir kısmı kontör sistemiyle çalışır. Gönderdiğiniz ve aldığınız her bir e-Fatura için kontör harcarsınız. Birçok e-Fatura yazılımı 50-100-500-1000 gibi belirli miktarlarda kontörü paket olarak sunar. Ay içerisinde gerçekleştirdiğiniz e-Fatura işlemine göre maliyetlerde değişiklik gösterir.

İşletmeniz ve sizin için hazırladığımız iş dünyası, teknoloji, kültür-sanat ve well-being içeriklerini Kolektif House KoMag’den takip edebilirsiniz.