Microsoft 2020'de "toplantı odalarınızı yönetmeye" başlayacak

Şirketlerin operasyonlarında verimliliği artıran en önemli faktörlerden biri muhtemelen toplantılar. Buna en güzel ve net örneği, Microsoft Japan tarafından yapılan deney sunuyor.

Çalışanlarının fazlasıyla yorgun düştüğünü ve motivasyon kaybı yaşadığını fark eden yöneticiler, ilk başta akla çılgınca gelecek bir yöntem denemeyi kararlaştırıyor: Bir ay boyunca Microsoft Japan bünyesindeki 2,300 çalışanın her biri hatada dört gün çalışığ, Cuma'dan Pazar'a kadar üç gün tatil yapıyor. Sonuçlar?

Çalışanların ofiste geçirdiği vakit yüzde 25.4 azalıyor, yazıcılarda yüzde 58.7 daha az kağıt tüketiliyor ve elektrik harcaması da yüzde 23.1 aşağı iniyor. Müthiş tasarruf performansının yanı sıra en önemli ikinci sonuç, çalışan performansının yüzde 39.9 artış göstermesi oldu. Microsoft Japan'e "az zamanda çok daha fazla iş yapılmasını sağlayan" ana etken, mesai saatlerinin dışına taşan toplantıların çok daha kısa sürede tamamlanması.

Facebook'un 3 milyon barajını geçtiğini duyurduğumuz Workplace hizmetinin de en büyük özelliği toplantıları çok daha etkin kılması. Tüm çalışanların dijital ortamda bir araya geldiği ve ele alınan tüm konuların not edilerek ilgili iş bölümlerine aktarıldığı sistemler, artık geleneksel toplantıları rafa kaldırmaya başlıyor. Bu aşamada, dikkat çekmemiz gereken yeni bir hizmet Japon'daki harikalar yaratan Microsoft'un kendisi.

Cortana yerini MMR dolduracak

Microsoft'un toplantı konseptini tamamen değiştirmeyi amaçlayan yaklaşımı ilk kez Build 2018 konferasında sunulmuştu. Fütürist toplantı konseptinin ilk basamağını oluşturacak yapay zeka (AI), görüşmelerde ses taraması yaparak toplantıda yer alan herkesi anında tespit edecek, toplantıdaki tüm detayların dökümünü çıkaracak ve gerçek zamanlı çeviri yapacaktı. Toplantı esnasında katılımcıların Microsoft 365 ve Microsoft Graph hesaplarına bağlanarak gerekli tüm bilgilerin aktarımını da gerçekleştirecekti.

Microsoft'un bir sonraki adımda artırılmış gerçeklik gözlüğü HoloLens ile toplantıları tamamen yeni bir boyuta taşıması bekleniyordu. Başlıklar ile katılımcılar hologramlar eşliğinde sunumları izleyecek ve katılımcıların 3D figürleri ile yüz yüze konuşacaktı.

Söz konusu teknolojilerin Ar-Ge süreci sanılandan daha fazla vakit alabiliyor. Ancak Microsoft Managed Meeting Rooms (MMR) hizmeti ile Cortana ile dolduramadığı alanı kapadı. MMR, "toplantı odalarını hizmet olarak sunan" bir teknoloji. Amaç, toplantı ortamımın her anlamda korunmasını sağlıyor. Microsoft Windows tabanlı PC'lerde konferans sistemlerini yöneterek bu hizmeti sunacak. Mobil alanda ise toplantıların üzerinden gerçekleştirildiği Android telefonları yönetecek. Böylece toplantıdaki tüm mikrofonlar, TV'ler ve kameralar Microsoft'un denetiminde olacak. Toplantıda yer alan kişiler merkezi bir ekrandan Microsoft'un yönetiminde olan tüm yazılım ve cihazları görebilecek.

MMR hizmetinin çıkış noktası, birçok büyük firmanın aslında toplantılarını (veya toplantı odalarını) yönetecek tam kapasiteye sahip olmamaları. MMR geliştirilme sürecinde halen 100 müşteri ile 1,500'den fazla toplantı odasının yönetimini gerçekleştiren Microsoft, hizmetin 2020'nin ilk yarısında sunulacağını belirtti.

Eklentileri ile beraber gelecek

Microsoft MMR ile iş dünyasını cezbetmek için "hediye paketi" de hazırladı. MMR kullanmaya başlayan firmalar Managed Desktop Service hizmetinden yaralanabilecek. Yönetimli Masaüstü Hizmeti, üyelik ücreti karşılığında Microsoft'un müşterilerinin Windows 10 işletim sistemli bilgisayarlarını düzenlediği, güncellediği ve yönettiği hizmeti temsil ediyor.

MMR hizmetine hazırlık olarak Microsoft'un grup sohbet uygulaması Teams'e de güncellemeler geldi. MMR'ın ilk adımı olarak da tanımlayabileceğimiz Teamse'e özel kanallar ücretli olarak eklenirken, aynı zamanda birçok sohbet penceresi ile de kullanılabilecek.

Teams kullanıcıları diğer Team gruplarının Microsoft 365 uygulamalarındaki sohbetlerini, görevlerini ve dosyalarını yönetebilecek. Ek olarak bilişim uzmanlarına (IT) özel Teams yönetimi için planlama ve idare araçları hazırlayan Microsoft, son olarak da iş uygulama platformu Power Platform iş akışları ile Teams hizmetini entegre ediyor.

MMR gibi bir hizmette özelleşerek ve çalışma günlerini bir gün aşağı çekerek, belki Microsoft Japan'i bile geride bırakabilirsiniz, kim bilir…