Sanal Organizasyon Nedir? Sanal Organizasyon Önerileri

Organizasyon konusundan geleneksele rakip olarak ortaya çıkan sanal organizasyon gün geçtikçe daha fazla ilgi gören oluşumlardan biridir. Özellikle BT ve hizmet sektöründe,  dijital ağırlıklı olarak var olan şirket türlerinde bir büyüme mevcut. Bunun nedeni ise sanal organizasyonlardır. Dünyanın pek çok bölgesinde yer alan çalışma ortaklarını bir araya getiren ve aynı çatı altında birleştiren sanal organizasyonlar bir ofis ihtiyacı olmadan işlerin yürütülmesine olanak tanır.

COVID-19 salgını nedeniyle uzaktan çalışma hızlandı ancak bazı kuruluşlar bunu bir adım daha ileriye götürmeyi hedefler. Örneğin, çoğunlukla dijital olarak var olan organizasyonlar giderek daha fazla  gerçekleşir. Bu nedenle sanal organizasyon bir merkez ofis, evden veya uzaktan çalışmanın yolunu genişletir ve çalışanlar da toplantılarını çoğunlukla dijital olarak yapabilir. İş bulut tabanlı ağ üzerinden yapılır, bu nedenle kendi fiziksel ağınızı yönetmenize gerek yoktur. Ayrıca fiziki toplantılar için uygun bir yerde (geçici veya başka bir şekilde) yer kiralanabilir. Böyle bir çalışma şeklinde pek çok avantaj elde edilebilir. Örneğin maliyet tasarrufu sağlar, ölçeklenebilir ve çevre için iyidir ve çalışanlar evde, kafede ve hatta yurt dışında dijital olarak istedikleri yerde çalışma özgürlüğüne sahiptir.

Sanal Organizasyon Nedir?

Sanal organizasyon adı birkaç çağrışım uyandırır. Çünkü sanal anlam olarak, gerçekte olmadığı halde var gibi görünen kavramları ifade etmek için kullanılır. Örneğin bilgisayar simülasyonları sanaldır. Organizasyon adı geçtiği için belli bir ortam olduğu düşünülse de tamamen “sanal” ve belirsiz bir alan söz konusudur. Sanal organizasyon terimi günümüzde daha çok kişilerin “sanal bir şirket” işlettiği iş oluşumlarıdır. Ayrıca, sanal bir organizasyonun parçaları veya örnekleri olarak tele-çalışma, internet mağazaları, serbest çalışanları işe alma, bilgi yönetimi, tele-alışveriş, intranetler, geçici görevlendirme, lean üretim verilebilir.

Sanal organizasyon, 1990'ların başında, öncelikle Davidow, Malone, Goldman, Preiss, Nagel, Dove, Byrne ve Brandt'ın çalışmaları aracılığıyla organizasyon literatürüne tanıtılan bir terimdir. Davidow ve Malone’un “The Virtual Corporation: 21. Yüzyıl için Kurumu Yapılandırma ve Canlandırma” kitabında anlatıldığı gibi şirketlerin “sanal ürün çağında” hayatta kalabilmek için ortaya çıkardığı bir organizasyon çeşididir. Bu kuruluş biçiminde bir dizi modern üretim yöntemleri ve yönetim teknikleri yeni bir organizasyon konseptine entegre edilir.

Sanal bir şirket veya kuruluş, aynı fiziksel alanda, bazen aynı şehirde veya ülkede olmayan kişilerden oluşur. Sanal organizasyon bu kişileri bir araya getirir, sınırları olmayan bir organizasyondur ve üyeleri genellikle birbirlerini doğrudan tanımazlar. Bu nedenle sanal olarak adlandırılan bu oluşum merkezi olmayan, düz ve son derece profesyonel bir yapıya sahip yeni bir organizasyon türüdür. Sanal organizasyonlar, yapısal maliyetleri azaltır, daha fazla dinamizm getirir ve faaliyet gösterdiği çevreye daha iyi uyum sağlar.

Faydaları arasında uluslararası ve kuruluşlar arası fırsatların daha iyi kullanılması, daha fazla esneklikle çalışılması ve seyahat maliyetlerinin düşürülmesi yer alır. Toplantılar ve proje hedeflerini izlemek için harcanan zamanı azaltır ve çalışılan insanlar için iş ve aile yaşamının uzlaştırılmasını kolaylaştırır.

Sanal Organizasyonun Sağladığı Avantajlar

Çalışma biçimlerine yeni bir soluk getiren ve pek çok işin uzaktan yönetilmesiyle birlikte maliyetlerin azaltılmasını sağlayan sanal organizasyonların çalışanlar ve kuruluşlar açısından pek çok avantajı vardır.

• Zamandan, seyahat maliyetlerinden tasarruf sağlar ve uzmanlara erişim eksikliğini ortadan kaldırır.
• Üyelerin birbirine makul yakınlıkta olup olmadığına bakılmaksızın sanal ekipler organize edilebilir.
• Seyahat, günlük kaydı ve kesinti süresi masrafı olmadan harici uzmanların kullanımını sağlar.
• Dinamik ekip üyeliği ile insanların bir projeden diğerine geçmesine olanak tanır.
• Çalışan, aynı anda birden fazla takıma atanabilir.
• Uluslararası pazarın taleplerine hızlı yanıt verebilmek için ekiplerin iletişim ve çalışma raporları çevrimiçi olarak mevcuttur.
• Çalışanlar hem özel hem de mesleki hayata uyum sağlayabilir.
• Sanal ekipler, şirketlerin fiziksel konumlarından bağımsız olarak en iyi insanları işe alabilmeleri ve elde tutabilmeleri için potansiyel iş pazarlarını genişletmelerine olanak tanır.

Sanal Organizasyon Özellikleri

Sanal bir organizasyon kendi kurumsal sınırları içinde ve ötesinde ortaklıklardan yararlanarak elindekinden daha fazla kaynağa sahip olan bir kuruluştur. Bu nedenle geleneksel iş kuruluşlarından avantajlı yönleri ve ayırt edici özellikleri vardır. Sanal bir organizasyon elektronik iletişim araçlarıyla birbirine bağlanan ve yanal, dinamik ilişkiler üzerinde koordinasyona dayanan birimlerden oluşur.

Sanal organizasyon, sözde hibrit kuruluş şeklidir. Sanal bir organizasyon, piyasa tabanlı ve hiyerarşi tabanlı koordinasyon özgürlüklerini birleştirir. Öte yandan, yapılan işbirliği, ortakların yasal bağımsızlıklarını korudukları ve kurumsal bir ağa bağlandıkları bir oluşumun özelliklerine sahiptir. Bir piyasa durumunda, genellikle mevcut kaynaklara ve ilgili maliyetlere ilişkin şeffaf bir genel bakış vardır. Bununla birlikte , işbirliği, güven, yakın işbirliği ve entegre bilgi sağlama gibi gerçek bir organizasyonun özelliklerini de taşır. Sanal organizasyonun kendine has özellikleri ise şöyledir:

• Dinamik ve şekillendirilebilir esnek yapı
• Müşteri odaklı çalışma
• Zamandan bağımsız yönetim
• Teknoloji ile entegre iş yönetimi
• Görünür bir yapının olmaması
• Sanal toplantı ve görüşmeler yapılabilmesi
• Bilgi paylaşım hızı
• Yarı sanal yarı geleneksele izin veren çalışma şekli
• İşleyişe dahil olabilen şirket ve kuruluşların sayısında esneklik

Sanal Organizasyon Türleri

Esnek ağ yapısı sayesinde ortak iş yapmak için birbirinden bağımsız ürün ve hizmete sahip olan şirketleri, kurumları ve tüzel kişileri birbirine sanal olarak bağlayan sanal organizasyonların yapılan iş neticesinde farklı türleri vardır. Sanal organizasyonlarda birlikte iş yapmak, ürün geliştirmek ya da bu ürünün/hizmetin ortaya çıkmasını sağlamak için bir araya gelme gibi bir zorunluluk yoktur. Ancak markalaşma sürecinde sanal organizasyonun internet üzerinde konumlandırılması oldukça önemlidir. Bununla birlikte sanal organizasyonlar pek çok alanda yapılabilir:

• Telemerkezler ve telekomünikasyon
• Otelcilik
• Uzaktan çalışma
• Ağa bağlı çalışma
• Proje veya ürün geliştirme
• Servis ekipleri
• Mobil çalışma
• Hot Desking

Sanal Organizasyon Örnekleri

Belirli bir çalışma alanı olmaksızın yürütülen işlerin tamamanı kapsayan sanal organizasyonlar mobil cihazlar aracılığıyla bir araya gelen şirketlerden oluşur. Bu nedenle network'ün önem kazanmasıyla birlikte gelişen ve ortaya çıkan pek çok sanal organizasyon  vardır. Örneğin Amazon INC. başarılı bir sanal organizasyon örneğidir. Sanal organizasyonların temelinde BİT vardır. Tüm faaliyetlerin üyürütlmesini sağlayan, çalışanları koordine eden ve yeteneklerini belirli hedefe yönelten BİT, yöneticiler vasıtasıyla ağ bağlantıları desteğiyle tüm işleyişi kontrol eder. Bu sayede dünya geneline yayılan sanal organizasyon, Nike, Dell Computers, Zapier, Buffer, Puma, Reebok, FlexJobs, Trendyol gibi başarılı örnekler içerir.

Sanal organizasyonlar, adı üstünde sanal ortamda birleşerek ürün ve hizmet türlerinde kullanıcılara yeni şeyler sunulmasını sağlayan yeni ve esnek bir çalışma modelidir. Bu tür çalışmalarda geneksel yöntemlerde olduğu gibi lansman, toplantı, ürün prototipinin incelenmesi gibi bir araya gelinerek gerçekleştirilecek çalışmalar da içerebilir. Siz de pek çok avantajı bulunan sanal organizasyon fikrine sıcak bakıyorsanız, şirketinizin işleyişini kısa sürede değiştirebilir, ofis ve organizasyon alanları konusunda ise Kolektif House'un sunmuş olduğu hizmetlere göz atabilirsiniz.