Zaman Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Tarih boyunca adından en çok söz edilen bilim insanları arasında yer alan Newton’un dediği gibi; zaman, tek yönde durmaksızın akan bir kavramdır. Dünya üzerinde var olan her insanın eşit düzeyde sahip olduğu tek şey olan zaman, nasıl yönetildiğine bağlı olarak anlam kazanır. Kimileri 24 saatlik sürece pek çok şey sığdırabilirken kimilerinin tüm işleri yarım kalır. İşte bu noktada devreye giren şey ise zaman yönetimi olarak karşınıza çıkar. Günün her diliminin iyi planlanması anlamına gelen zaman yönetimi temelde bir öz yönetimdir. Yaşanan olayların kontrolünü sağlayarak bireylerin kendisini yönlendirebilmesi ve olayları yönetebilmesini kolaylaştıran bu eylem planı ilk olarak Danimarka’da ortaya çıkmıştır. Profesyonel iş hayatındaki yöneticilere zamanlarını organize edebilme yetisi kazandırarak verimlerini artırmak amacı ile doğan ve bir eğitim aracı olarak kullanılan zaman yönetimi günümüzde hayatın her alanında önem kazanır. İnsanların verimli bir yaşam sürebilmesi için bu kadar büyük bir öneme sahip olması ise “Zaman yönetimi nedir?” sorusunu akıllara getirir. Sizin de biriken işleriniz varsa ve 24 saat size yeterli gelmiyorsa yazıyı okumaya devam edebilirsiniz.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi yalnızca iş hayatını değil sosyal hayatı da düzenlemeye yardımcı olan etkili yöntemler bütünüdür. Zamanı yönetmek her ne kadar basit gibi görünse de bazen düşünüldüğü kadar kolay olmayabilir. Zaman yönetimi süreci doğru uygulandığı takdirde çok fazla şeyden feragat etmeye gerek kalmadan tüm işler yoluna konulabilir. Bilinçli yapılan bir süreç olan zaman yönetimi için doğru zamanda doğru şeyleri yapmak gerekir. Kişilerin üretkenliğini artıran ve daha verimli bir hayat sürmelerine yardımcı olan zaman yönetiminin temel kuralı, gün içinde yapılması gereken bütün işlerin belirli saat dilimlerine pay edilmesidir. Zamanını verimli geçirmeye karar veren kişilerin bu noktada asıl akıllarına takılan ise “Zaman yönetimi nasıl olmalı?” konusudur.

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Zaman yönetimi yapmak belirli kurallarla sınırlandırılamayacak kadar kompleks olan ve çok boyutlu düşünülmesi gereken bir eylemdir. Her bireyin biyolojik saati ve içinde bulunduğu yaşam koşulları farklı olduğu için genelgeçer bir yöntemin varlığından bahsetmek pek mümkün olmayabilir. Herkesin kendine göre şekillendirebileceği bir zaman planlaması olabilir. Ayrıca bireysel planlamalar ile işletmelerde zaman yönetimi uygulamada farklılıklar içerir. Ancak zaman yönetimi ile ilgili zihninizde netleşmeyen noktalar var ise ve nerden başlayacağınıza bir türlü karar veremiyorsanız süreci öncelikle bir hedef belirleyerek başlatabilirsiniz. Zaman yönetiminin olmazsa olmazı hedefler zamanı iyi kullanabilmenin birincil basamağıdır. Hedef belirlendikten sonra ikinci aşamada yapılması gereken şey planlı ve programlı hareket etmektir. Kısa vadeli planlar belirlemek daha ulaşılabilir olduğu için motivasyonunuzu yükseltebilir. Uzun süreli planlar yapmak ve ulaşmasının zaman alması yorucu olabileceği gibi sizi pes etme noktasına kadar getirebilir. Ayrıca yapmayı planladığınız her bir iş için ayrı bir zaman dilimi belirleyebilirsiniz. İki işi bir arada yapmaya çalışmak dikkatinizi toplama açısından zorluk yaşamanıza sebep olabilir. Hedef belirlemek ve işleri kategorize etmek kadar belirlenen sürelerin dışına çıkmamak da önem arz eder. Günlük ya da haftalık olarak belirlediğiniz zamana ne kadar bağlı kalıp kalmadığınızı kontrol etmek sürecin çok daha iyi yürütülmesinde fayda sağlar. Zaman yönetiminin en önemli ve bir o kadar da göz ardı edilen süreci ise dinlenmektir. Her gün kendinize zaman ayırarak sevdiğiniz şeyleri yapmak başarınızı yüksek oranda artırır.

Zaman Yönetiminde Kullanılan Etkili Yöntemler

Zaman yönetiminde başarılı olmanın sırrı ne kadar zamana sahip olduğunuzda değil, sahip olduğunuz zamanı nasıl planladığınız ve yönetebildiğinizde saklıdır. Doğru planlama ve doğru zamanla birlikte size en uygun olan tekniği belirleyerek hedeflerinize ulaşabilirsiniz. Zaman planlaması sürecinde kullanılabilecek en etkili zaman yönetimi teknikleri şu şekilde sıralanır:

Pomodoro Tekniği

Adını 90’lı yıllarda kullanılan domates şeklindeki bir zamanlayıcıdan alan bu teknik, özellikle iş hayatında en çok tercih edilen zaman yönetimi teknikleri arasında öne çıkar. Molaların verildiği aralıklı çalışma yönteminin benimsendiği teknik ilk olarak Francesco Cirillo tarafından kullanılmıştır. 25 dakikalık çalışmalar arasında 5 dakikalık molalar şeklinde uygulanan teknik, bir iş üzerinde çalışan kişilerin çok uzun çalışma sürelerine maruz kalıp enerji ve istek kaybı yaşamasını önlemeyi hedefler. Bu tekniğin başarılı olabilmesi için en önemli kural; 25 dakikalık çalışma sürelerinde tam odaklanmak ve molalarda işten tamamen uzaklaşarak dinlenmektir.

Eisenhower Matrisi

Teslim tarihleri birbirine yakın olan ve yapılması gereken birden fazla iş olması durumunda kullanılan teknik işleri önem ve aciliyet durumuna göre kategorize etmeye çalışır. Acil ve önemli, acil değil ama önemli, acil ve önemsiz, hem acil değil hem de önemsiz şeklinde 4 kategoriye dayandırılan teknik hangi işe ne kadar zaman ayrılması gerektiğine dair net sonuçlar elde edebilmenizi sağlar.

Kanban Tekniği

Farklı iş alanlarında sıklıkla tercih edilen bu teknik Toyota fabrikasında görev yapan Japon bir mühendis tarafından geliştirilmiştir. İş akışını kolaylaştırmak için çıkarılan teknik işlerin ilerleyişini ve yapılması gereken işleri rahatça analiz edebilmeyi sağlayan tablolar sunar. Yapılacaklar, halihazırda yapılan işler ve tamamlanan işler şeklinde listeleme yapılarak işler somutlaştırılır. Aynı zamanda işlerin küçük parçalara bölünerek daha kolay yapılabilmesi mümkün olur. Kanban yöntemi geliştirilerek iş hayatı dışında sosyal yaşam için de kullanılabilir bir hale getirilmiştir.

Hızlı Planlama Yöntemi

Hedeflenen işler arasında öncelikli olanı belirlemek üzerine kurulan bir yöntemdir. Hayatın her alanında uygulanabilir nitelikteki bu yöntem asıl hedefe ulaştıracak iş üzerinde yoğunlaşabilmeyi kolaylaştırır. Esnek bir plan oluşturularak kişilerin öncelik verdiği alanı belirleyebilmesine yardımcı olur.

GTD Tekniği

Zihni daha önemli işlere yoğunlaştırabilmeyi amaçlayan teknik, zihni meşgul eden önemsiz konuları de bertaraf edebilmeyi sağlar. Toparlamak, işlemek, düzenlemek, yapmak ve incelemek olmak üzere 5 aşamadan oluşur. Bu yöntemde yapılması planlanan işler ise şu şekilde kategorize edilir:

• Acil olanlar
• Daha sonra yapılması gerekenler
• Bekleyen işler
• Projeler
• Yapılması muhtemel olan işler

Birtakım işlerde yüksek başarılar elde ederek zirveye çıkan insanlar dolaylı da olsa “Zamandan şikayet etmek yerine, zamanı iyi kullanmayı deneyin.” mesajını verirler. Çünkü arzuladığınız hayatı yaşamak ve başarı merdivenlerini emin adımlarla çıkabilmenin yolu kuşkusuz zamanı iyi kullanabilmekten geçer. Size en uygun olan tekniği belirleyerek zamanınızı yönetmeye başlayabilir ve kendinize daha fazla zaman ayırabilirsiniz.