Açık Fatura Nedir?

Ticari işlemlerde satıcı ve alıcı arasındaki ödeme tahsilatını belirten faturalar tüm işletmeler için düzenlenmesi gereken belgelerin başında gelir. Satılan ürün veya hizmetin vergiye tabi tutulması için gerekli olan faturalar açık ve kapalı olmak üzere iki çeşittir. “Açık fatura nedir?” sorusu, “Satıcıların ürün ve hizmet karşılığı düzenlediği ödenmemiş fatura.” şeklinde cevaplanabilir. Müşterilere sunulan ürün ve hizmetleri belirten bu belge ödeme talep etmek amacıyla kesilir. Muhasebe departmanlarında bekletilen ve henüz ödemesi yapılmamış olan faturalar açık fatura olarak adlandırılır. Bu da “Muhasebede açık fatura nedir?” sorusunun cevabıdır. Söz konusu faturalar müşteriden tahsil edildikten ve gelir kısmına kaydedildikten sonra kapalı fatura statüsüne geçer. Peki, açık ve kapalı fatura nedir ve açık fatura kaşe nereye basılır? Bu yazımızda açık ve kapalı fatura düzenlemesine dair merak edilenleri ele aldık.

Açık ve Kapalı Fatura Nedir? Açık ve Kapalı Fatura Arasındaki Farklar

Açık fatura, işletmeler tarafından halihazırda satılmış ürün/hizmetlerin ödemesinin henüz gerçekleştirilmediği faturalardır. Yani satışın vadeli olarak gerçekleştiği durumlarda düzenlenen fatura türü açık fatura olarak kabul edilir. Kapalı fatura ise söz konusu fatura tutarının müşteri tarafından ödendiği ve satışın işletmenin gelir bölümüne geçtiği faturalar anlamına gelir. Vergi Kanunu`nda açık ve kapalı fatura konusunda herhangi bir düzenleme bulunmamakla birlikte bu faturalar satış faaliyetlerinde işletmeler tarafından sıkça kullanılan belgelerdir. Açık ve kapalı fatura arasındaki farklar şu şekildedir:

1.  Ödeme durumu: Açık fatura ilgili tutarın ödenmediği anlamına gelirken kapalı faturada ise tutar müşteriden tahsil edilmiştir.

2. Ödeme dönemi: Açık faturada müşterinin fatura tahsilatı için belirli bir ödeme zamanı bulunur. Kapalı faturada ise ödeme tutarı ödendiği için herhangi bir borç yoktur.

3. Fatura durumu: Fatura tutarı heniz ödenmediği için açık faturalar etkin fatura olarak kabul edilirken kapalı faturalar etkin olmayan fatura statüsünde değerlendirilir.

4. Risk: Açık faturalar müşterinin fatura tutarını ödememe ihtimali olduğu için işletmeler açısından risk taşırken kapalı fatura ise risksiz olarak görülür.

Şirketler açık ve kapalı faturaların özelliklerine hakim olarak alacaklarını daha iyi bir şekilde takip edebilir ve borç riskini en aza indirebilir.

Açık Fatura Nasıl Kesilir?

Açık fatura belirli kurallara göre düzenlenen belgelerden biridir. İşletmenizde açık fatura kesmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

1.  Satış koşullarını oluşturun: Herhangi bir müşteri için açık fatura belgesi düzenlemeden önce ödeme zamanı gibi hususları ve diğer detayları belirlemeniz önem taşır.

2. Faturayı hazırlayın: Açık fatura hazırlarken belgenin üzerinde gerekli bilgiler olmasına özen gösterin. Bu bilgiler aşağıdaki gibidir:

a. Şirket adı ve iletişim bilgileri

b. Müşteri adı ve iletişim bilgileri

c. Ürün ve hizmetlerin açıklaması

d. Fatura numarası

e. Fatura tutarı

f. Diğer şartlar ve koşullar

3. Faturayı düzenleyin: Fatura üzerinde olması gereken tüm bilgilerin belgede eksiksiz bir şekilde yer alması önemlidir. Bu aşamanın ardından manuel veya elektronik ortamda müşteri adına faturayı düzenleyebilirsiniz.

4. Fatura takibi yapın: Fatura kesim işleminden sonra ödemenin zamanında yapılması için müşteriyi takip etmelisiniz. Müşterinin son ödeme tarihine kadar faturayı ödememesi durumunda taksitlendirme veya diğer yaptırımlar uygulama gibi konuları değerlendirebilirsiniz.

Açık faturanın yanında müşteriye ödeme sonrasında tahsilat makbuzu da kesilmesi gerekir. Bu, söz konusu ürün ve hizmetlerin ödeme planına dair detayları içeren bir belgedir. Tahsilat makbuzunu ticari faaliyetlerinizde açık fatura ile birlikte müşterileriniz için düzenlemelisiniz. Fatura tutarı ödendiği an tahsilat makbuzu da kesilebilir.

Açık Faturada Kaşe Nereye Basılır?

Fatura işlemlerinde kaşe basım yeri faturanın açık veya kapalı olup olmadığını anlamanın önemli bir yoludur. Açık faturalarda kaşe faturanın üst kısmına basılır. Aynı zamanda imza da üst kısma atılır. Bu, fatura borcunun henüz ödenmediği anlamına gelir. Açık fatura kaşesi bekleyen fatura veya açık hesap gibi ifadeler içerebilir. Ayrıca açık faturada seri numarası gibi detaylar da faturanın tanımlanması adına önemlidir.

Kapalı faturalarda ise fatura tahsili sonrasında kaşe alt kısma basılır. Yine imza da alt kısımda bulunur. Bu, müşterinin işletmeye herhangi bir borcu kalmadığı anlamı taşır. “E-fatura açık ve kapalı nasıl anlaşılır?” son yıllarda sık sorulan sorular arasındadır. E-fatura sisteminde hem açık hem de kapalı fatura düzenlenmesi mümkündür. E-fatura işlemlerinde de tüm süreçler manuel fatura kesme prosedürleriyle aynıdır.

Açık Fatura Ödeme Süresi Ne Kadardır?

Açık faturalarda ödeme vadesi müşteri ve firma arasındaki anlaşmaya göre değişiklik gösterebilir. Açık faturada ödeme süresi belge üzerinde belirtilir. Müşterinin özel koşulları ve ihtiyaçları gözetilerek yapılan düzenleme çoğunlukla 30 gündür. Ancak bu süre müşteriden müşteriye daha kısa veya daha uzun olarak belirlenebilir. İşletmelerin büyük bir kısmı 15-20 gün vadeli faturalar düzenlerken bazı işletmeler ise 60 ya da 90 gün gibi uzun vadeli faturalar oluşturabilir. 

İşletmelerin fatura süresini belirlerken dikkatli olması gerekir. Uzun vadeli faturalar işletme ve müşteri arasındaki güven ilişkisini geliştirir. Ancak gereğinden fazla uzun süreli olan faturaların zamanında ödenmeme olasılığı da aynı oranda yükselir. Açık fatura üzerinde ödeme ayrıntıları ve ödeme süresine dair tüm detaylar açık bir şekilde belirtilir. Bunun yanında her türlü fatura belgesini en az 5 yıl boyunca saklamanız gerektiğini de unutmayın.

Kapalı Fatura Nasıl Kesilir?

Satıcı ve alıcı arasında ürün/hizmet alışverişi sonrasında ortaya çıkan borç tutarı fatura kesim tarihi ile aynı gün ödenirse söz konusu fatura kapalı fatura olarak adlandırılır. Ticari faaliyetlerde sıkça kullanılan kapalı faturada ödeme işlemleri hızlı bir şekilde tamamlanır. Tıpkı açık fatura gibi üzerinde satıcı, alıcı bilgileri ve fatura tutarı bulunan belgede ödeme emri hemen gerçekleştiği için alıcının herhangi bir borcu yoktur. Kapalı fatura sisteminde ödeme peşin yapılmış olsa bile yine de tahsilat makbuzu düzenlemek gerekir. Tahsilat makbuzu ile birlikte ödemenin tamamlanmış olduğu anlaşılır. Bu, ödeme işleminin sona ermiş olduğuna dair bir belgedir.

Açık Faturanın Zorlukları Nelerdir?

İşletmelerin çoğu, müşterilerine ödeme kolaylığı tanımak adına açık fatura  belgeleri düzenler. Ancak açık faturaların kendi içinde birtakım zorlukları bulunur. İşte açık faturaların öne çıkan zorlukları:

1.  Çok sayıda açık faturaya sahip olmak: İşletmelerin birden çok müşteriyle çalışması ve çok sayıda açık faturaya sahip olması başlı başına bir problem olarak görülebilir. Çok sayıda açık fatura şirketin nakit akışında sorunlar yaratabilir ve şirketin ödemelerinde gecikmelere neden olabilir.

2. Geç ödenen faturalar: Müşteri veya muhasebe departmanından kaynaklı olan bazı hatalar sonucu geç ödenen faturalar işletmenin de faturalarını geç ödemesine ve ekstra geç ödeme faizi gibi çeşitli yaptırımlara maruz kalmasına sebep olabilir.

3. Manuel hatalar: Açık faturalarda karşılaşılan en büyük sorunlardan biri de manuel hatalardır. Muhasebe departmanlarından kaynaklanan manuel hatalar sonucu açık faturalar geç ödenme riskiyle karşı karşıya kalabilir.

İşletmeniz için kapalı ve açık fatura düzenlerken yukarıdaki noktaları göz önünde bulundurarak hareket edebilirsiniz. Bunun yanında start-up şirketinizi kurarken şirket kuruluşu, finansal işlemler ve ön muhasebe ile ilgili destek almak için Kolektif House’un şirket kurulum hizmeti ile tanışabilirsiniz. Tüm muhasebe ve kurulum süreçlerinizde profesyonel yardım alabilir, şirketinizin en temel ihtiyaçları için uçtan uca çözümlerle karşılaşabilirsiniz. Siz de Kolektif House’un e-dönüşüm çözümlerini hemen inceleyebilirsiniz.