E-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Kesimi ve Başvurusu Hakkında Tüm Detaylar
17 Ağustos 2023

E-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Kesimi ve Başvurusu Hakkında Tüm Detaylar

E-Arşiv fatura elektronik ortamda düzenlenir ve e-fatura kullanıcısı olmayan tüzel veya gerçek kişilere gönderilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre bazı tüzel ve gerçek kişilerin e-arşive geçmesi zorunlu hale gelmiştir. Ayrıca gönüllü olarak da e-arşiv uygulamasına geçiş yapılabilir. Genel olarak e-arşiv uygulamasını kullanma zorunluluğu belirlenen günlük/yıllık limitler ve vergi mükellefi olup olmama kriterleri ile bağlantılıdır. 

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv fatura dijital ortamda oluşturulup kesilen bir elektronik fatura türüdür. E-Arşiv faturanın düzenlenmesi, ibraz edilmesi, saklanması ve raporlanması elektronik ortamda gerçekleşir. Çoğu kez interaktif fatura olarak da isimlendirilen e-arşiv fatura zaman zaman e-faturaların arşivlenmesi ile karıştırılabilmektedir ancak e-fatura ve e-arşiv fatura iki farklı belgedir. 

E-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Arşiv fatura başvurusu özel entegratör firmalar veya Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesi üzerinden gerçekleştirilir. Mali mühür veya e-imza gerekliliği olmadan hangi entegratör firmada hesabınız bulunuyorsa uygulama üzerinden çok kısa bir süre içinde e-arşiv başvurunuzu yapıp, sistemi aktif hale getirebilirsiniz. 

Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesinden de e-arşiv başvuruları yapılabilir. E-Arşiv portalı elektronik başvuru ekranı üzerinden başvuru formunu doldurup mali mührünüz ile onaylamanız gerekir. Başvurunuzu tamamladıktan sonra ise E-Arşiv portalına mali mührünüz ile giriş yapmanız mümkündür.

E-Arşiv ve E-Fatura Farkı Nedir? 

E-arşiv ve e-fatura zaman zaman birbirleri ile karıştırılabilen iki elektronik belge türüdür. Görüntü olarak benzeseler de özellikle kesildikleri tüzel ve gerçek kişiler bakımından farklılık gösterirler. E-arşiv ve e-fatura arasındaki esas belirleyici etkenler şunlardır:

1. E-fatura yalnızca e-fatura kullanıcılarına gönderilir. 

2. E-arşiv fatura ise e-fatura uygulamasına geçmemiş olan son kullanıcı veya tüzel kişi için oluşturulur. Yani e-arşiv fatura e-fatura kullanıcısı olan müşterilere kesilmez. 

E-arşiv fatura ve e-fatura uygulamalarını aynı anda kullanmak mümkündür. Bazı firmalar iki elektronik belgeyi birbirleri ile entegre ederek kullanırlar. Böylece elektronik ortamda her müşteriye fatura kesebilirler. 

Özel entegratör firmalar aracılığıyla e-arşiv ve e-fatura kesimi yapılıyorsa kullanıcı kime e-fatura ya da e-arşiv fatura keseceğini bilmek zorunda kalmaz. Sistem vergi numaraları aracılığıyla ilgili müşteriye hangi faturayı gönderebileceğiniz konusunda sizi yönlendirir. 

E-Arşiv Sisteminin Avantajları Nelerdir?

E-Arşiv sistemine geçiş yapan tüzel ve gerçek kişilerin yararlanabilecekleri başlıca avantajlar ise şunlardır:

1. Faturaların takibi kolaylaşır.

2. E-arşiv faturalar güvenli şekilde ve dijital ortamda saklanır.

3. Operasyonel maliyetleri ve aynı zamanda iş yükünü azaltır.

4. Rutin fatura süreçleri çok daha hızlı şekilde ilerler.

5. Kesilen ve müşteriye gönderilen bir e-arşiv fatura iptal edilebilir. 

6. Dönem kapanışı yapmak kolaylaşır. 

Sıkça Sorulan Sorular

E-Arşiv Faturası Nasıl Düzenlenir?

E-arşiv faturası özel entegratör firmalar aracılığıyla veya Gelir İdaresi Başkanlığı resmi web sitesinden düzenlenir. Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden fatura kesecekseniz e-Arşiv Portalı’na (“Modül Seç” bölümünde yer alır.) giriş yapmalısınız. E-Arşiv Portal Test Giriş Ekranı kullanıcı bilgilerini girerek ve sayfanın altında yer alan adımları takip ederek e-arşiv faturanızı kolaylıkla oluşturabilirsiniz. “E-Arşiv Fatura Oluştur” sekmesi “Belge İşlemleri” başlığı altındadır. Karşınıza çıkacak olan sayfada fatura bilgileri, mal/hizmet bilgileri ve alıcı bilgileri doldurulmalıdır. Son olarak fatura GİB imza seçeneği ile imzalanır. 

E-Arşiv Faturaları Saklama Süresi Nedir?

E-arşiv faturaların elektronik ortamda ikinci nüsha olarak saklanması zorunludur. E-arşiv faturaların saklanma zorunluluğu ve süresi ise Vergi Usul Kanunu’nun 509 sayılı tebliğinde belirtilmektedir. Vergi Usulü Kanunu’na göre e-arşiv faturalar elektronik ortamda 5 yıl kadar muhafaza edilmelidir. 

E-Arşiv Sistemine Geçmek Zorunlu mudur?

E-arşiv sistemine geçmek her tüzel ve gerçek kişi için zorunlu değildir. E-Arşiv sistemine geçmek için gerekli olan şartlar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiştir. Zorunluluk durumu yıllık ciro, günlük fatura tutarı limiti ve vergi mükelleflik durumu gibi kriterlere göre değişkenlik gösterir. Ayrıca gönüllü olarak da e-arşiv sisteme geçiş yapma olanağı vardır. 

E-arşiv sistemine zorunlu olarak geçmesi gereken tüzel ve gerçek kişiler şunlardır:

1. 2022 senesi itibarıyla yıllık cirosu 3 milyon TL ve üzeri olanlar (1 Temmuz 2023’e kadar e-arşiv uygulamasına geçiş yapmalıdırlar.)

2. Zorunluluğa tabi olan tüzel ve gerçek kişiler ayrıca e-defter uygulamasına da geçiş yapmalıdır. (1 Ocak 2024 tarihine kadar). Gönüllü olarak e-arşiv fatura uygulamasını kullananlar ancak geçiş için zorunlu olan limitleri aşmayanlar e-deftere geçmeyebilir. 

3. Vergi mükellefi olmayan kişilere aynı gün içinde toplamda 5 bin TL üzerinde bir fatura tutarı kesiliyorsa ilgili faturalar e-arşiv olarak düzenlenmelidir. 

4. Vergi mükellefi olan kişilere aynı gün içinde vergiler de dahil toplamda 4.400 TL üzerinde fatura kesiliyorsa faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur. 

E-arşiv sistemine geçmek için eskiden e-fatura uygulamasına geçmek şart koşuluyordu ancak yeni düzenlemeler doğrultusunda e-fatura kullanıcısı olmasanız da müşterilerinize e-arşiv fatura kesebilirsiniz. 

E-Arşiv Sistemine Geçmek için Neler Gereklidir?

E-arşiv fatura (İnteraktif) uygulamasına geçiş yapmak için e-imza ve mali mühür sertifikasına sahip olunmalıdır. Sonraki aşamada ise özel entegratör firmalara veya GİB e-Arşiv Portalı’na kaydınızı yaptırabilir ve elektronik ortamda e-arşiv faturalarınızı düzenlemeye başlayabilirsiniz. 

E-Arşiv Portal Uygulaması’na Nasıl Giriş Yapılır?

E-Arşiv Portal Uygulaması’na giriş yapmak için ilk aşama sistem üzerinden başvuruda bulunmaktır. Kullanıcı adı ve şifresi gibi bilgileri oluşturduktan sonra başvuru esnasında kullandığınız mali mühür ile uygulamaya giriş yapabilirsiniz. 

Evden çalışıyorsanız ya da sürekli olarak bir ofis kiralamaya ihtiyacınız yoksa esnek üyelik seçenekleri sunan Kolektif House sanal ofis imkanları tam size göre! Sanal ofis üyeliği kapsamında istediğiniz zaman ofise gelme ve farklı paket seçeneklerini değerlendirme gibi imkanlarınız bulunur. Yüksek tutarlardaki ofis masraflarından tasarruf etmek, bütçenizi daha verimli kullanmak ve aynı zamanda şirketinize prestijli yasal bir adres göstermek için sanal ofis çözümlerimize yönelebilirsiniz. 


Benzer İçerikleri Okumaya Devam Et

İş Dünyası

Kurumsal E-Posta Nedir? Kurumsal E-Posta Ne İşe Yarar?

Ticaret, hizmet ya da herhangi bir iş sürecinin en önemli unsuru iletişimdir. Doğru iletişim ise sorunsuz çalışma ortamından verimli iş anlaşmalarına kadar pek çok şeyi doğrudan etkiler. Bu nedenle iş dünyasınd...

23 Şubat 2024
Keşfet
İş Dünyası

Dijital İçerik Üreticisi Nedir? Dijital İçerik Üretme Yolları

Dijital çağın hızla gelişen dünyasında içerik üretimi ile dijitalleşme önemli bir role sahiptir. Çünkü sosyal medya ve paylaşılan içerikler hemen herkesin başarı yolculuğunun parçası haline gelmiştir. Dijital i...

21 Şubat 2024
Keşfet
Tümünü Gör
Tümünü Gör
İş Dünyası

Kurumsal E-Posta Nedir? Kurumsal E-Posta Ne İşe Yarar?

Ticaret, hizmet ya da herhangi bir iş sürecinin en önemli unsuru iletişimdir. Doğru iletişim ise sorunsuz çalışma ortamından verimli iş anlaşmalarına kadar pek çok şeyi doğrudan etkiler. Bu nedenle iş dünyasınd...

23 Şubat 2024
Keşfet
İş Dünyası

Dijital İçerik Üreticisi Nedir? Dijital İçerik Üretme Yolları

Dijital çağın hızla gelişen dünyasında içerik üretimi ile dijitalleşme önemli bir role sahiptir. Çünkü sosyal medya ve paylaşılan içerikler hemen herkesin başarı yolculuğunun parçası haline gelmiştir. Dijital i...

21 Şubat 2024
Keşfet
İş Dünyası

Beden Dili Nedir? İş Hayatında Beden Dilinin Önemi

Yazılı iletişim, sadece kelimelerle sınırlı olsa da sözlü iletişim bundan çok daha fazlasıdır. Çünkü iletişim kurarken sözlerimizle birlikte beden dilimiz de önemli rol oynar. Beden dili, duygularımızı, düşünce...

20 Şubat 2024
Keşfet
İş Dünyası

B2B İş Modeli Nedir? B2B İş Modelinin Özellikleri

İş dünyasının dinamik yapısı, her geçen gün farklılaşan ve gelişen iş modellerini beraberinde getirir. Teknolojiden etkilenen iş süreçleri de sürekli olarak yenilenmeye ve güncellenmeye ihtiyaç duyar. Son zaman...

9 Şubat 2024
Keşfet
İş Dünyası

Yönetici Ünvanları: CEO, CFO, CIO, CMO & CTO Nedir?

İş dünyası karmaşık bir yapıya sahip olduğundan başarılı organizasyonun temelini oluşturan unsurlardan biri etkili yönetim ekibidir. Ekipteki üst düzey yöneticiler, şirketin vizyonunu belirlemek, stratejik hede...

2 Şubat 2024
Keşfet
İş Dünyası

E-ticaret İş Fikirleri: Başarı Getirecek En İyi 10 E-ticaret İş Fikri

E-ticaret sektörü son yılların yükselen iş endüstrilerinden biridir. Dünyanın her noktasına erişim imkânı tanıyan e-ticaret platformları üzerinden farklı müşteri kitlelerine ulaşmak ve kazançlı iş modelleri gel...

24 Ocak 2024
Keşfet
İş Dünyası

Sanal Kart Nedir? Sanal Kart Oluşturma ve Kullanma

Dijital ödeme sistemlerinin yaygınlaşması, son dönemde hayatı en çok kolaylaştıran faktörler arasında yer alır. Dijital ödeme yöntemlerinin dünya genelinde yaygınlaşması, zaman ve mekan sınırlarını aşması, yeni...

22 Ocak 2024
Keşfet
İş Dünyası

Google My Business Nedir? Google Benim İşletmem Rehberi

İşletme sahibi olmak, günümüz dijital çağında fark edilmek ve müşterilere ulaşmak adına önemli bir adımdır. İşte tam da burada, Google My Business devreye girer. Bu dijital platform, işletme olarak sanal dünyad...

15 Ocak 2024
Keşfet
İş Dünyası

Marka İmajı Nedir? Başarılı Marka İmajı Oluşturma

Büyük şirketlerin başarılarının ardında yatan en güçlü etken, marka imajının sağlam temellere dayanmasıdır. İş dünyasında marka imajı, bir kuruluşun tüketiciler ve paydaşlar nezdindeki algısını belirleyen öneml...

12 Ocak 2024
Keşfet
İş Dünyası

Konkordato Nedir? Konkordato Şartları & İlan Süreci

İş dünyası, stabil bir yapıya sahip olmadığından işletmelerin her zaman dikkatli olması ve en önemlisi finansal dengeyi sağlaması gerekir. Bu dengeyi sürdürmek ise zaman zaman zorlayıcı olabilir ve işletmeler ç...

8 Ocak 2024
Keşfet
İş Dünyası

E-Beyanname Nedir? E-Beyanname Düzenleme Adımları

E-beyanname, işletmelerin vergi dairesine kazançlarını beyan ederken kullandıkları dijital bir evraktır. Teknolojinin gelişimi ve dijitalleşmenin resmi kurumlarda da yaygınlaşmasıyla ortaya çıkan bir evrak türü...

5 Ocak 2024
Keşfet
İş Dünyası

Ufkunuzu Açacak En İyi Online İş Fikirleri!

Teknolojinin gelişmesi ve dünyanın her geçen gün biraz daha dijitalleşmesi, yeni fırsatların da ortaya çıkması demek. Bu fırsatlardan en önemlileri arasında, şüphesiz online iş fikirleri de bulunur. Dilediğiniz...

25 Aralık 2023
Keşfet
Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!