E-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Kesimi ve Başvurusu Hakkında Tüm Detaylar

E-Arşiv fatura elektronik ortamda düzenlenir ve e-fatura kullanıcısı olmayan tüzel veya gerçek kişilere gönderilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre bazı tüzel ve gerçek kişilerin e-arşive geçmesi zorunlu hale gelmiştir. Ayrıca gönüllü olarak da e-arşiv uygulamasına geçiş yapılabilir. Genel olarak e-arşiv uygulamasını kullanma zorunluluğu belirlenen günlük/yıllık limitler ve vergi mükellefi olup olmama kriterleri ile bağlantılıdır. 

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv fatura dijital ortamda oluşturulup kesilen bir elektronik fatura türüdür. E-Arşiv faturanın düzenlenmesi, ibraz edilmesi, saklanması ve raporlanması elektronik ortamda gerçekleşir. Çoğu kez interaktif fatura olarak da isimlendirilen e-arşiv fatura zaman zaman e-faturaların arşivlenmesi ile karıştırılabilmektedir ancak e-fatura ve e-arşiv fatura iki farklı belgedir. 

E-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Arşiv fatura başvurusu özel entegratör firmalar veya Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesi üzerinden gerçekleştirilir. Mali mühür veya e-imza gerekliliği olmadan hangi entegratör firmada hesabınız bulunuyorsa uygulama üzerinden çok kısa bir süre içinde e-arşiv başvurunuzu yapıp, sistemi aktif hale getirebilirsiniz. 

Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesinden de e-arşiv başvuruları yapılabilir. E-Arşiv portalı elektronik başvuru ekranı üzerinden başvuru formunu doldurup mali mührünüz ile onaylamanız gerekir. Başvurunuzu tamamladıktan sonra ise E-Arşiv portalına mali mührünüz ile giriş yapmanız mümkündür.

E-Arşiv ve E-Fatura Farkı Nedir? 

E-arşiv ve e-fatura zaman zaman birbirleri ile karıştırılabilen iki elektronik belge türüdür. Görüntü olarak benzeseler de özellikle kesildikleri tüzel ve gerçek kişiler bakımından farklılık gösterirler. E-arşiv ve e-fatura arasındaki esas belirleyici etkenler şunlardır:

1. E-fatura yalnızca e-fatura kullanıcılarına gönderilir. 

2. E-arşiv fatura ise e-fatura uygulamasına geçmemiş olan son kullanıcı veya tüzel kişi için oluşturulur. Yani e-arşiv fatura e-fatura kullanıcısı olan müşterilere kesilmez. 

E-arşiv fatura ve e-fatura uygulamalarını aynı anda kullanmak mümkündür. Bazı firmalar iki elektronik belgeyi birbirleri ile entegre ederek kullanırlar. Böylece elektronik ortamda her müşteriye fatura kesebilirler. 

Özel entegratör firmalar aracılığıyla e-arşiv ve e-fatura kesimi yapılıyorsa kullanıcı kime e-fatura ya da e-arşiv fatura keseceğini bilmek zorunda kalmaz. Sistem vergi numaraları aracılığıyla ilgili müşteriye hangi faturayı gönderebileceğiniz konusunda sizi yönlendirir. 

E-Arşiv Sisteminin Avantajları Nelerdir?

E-Arşiv sistemine geçiş yapan tüzel ve gerçek kişilerin yararlanabilecekleri başlıca avantajlar ise şunlardır:

1. Faturaların takibi kolaylaşır.

2. E-arşiv faturalar güvenli şekilde ve dijital ortamda saklanır.

3. Operasyonel maliyetleri ve aynı zamanda iş yükünü azaltır.

4. Rutin fatura süreçleri çok daha hızlı şekilde ilerler.

5. Kesilen ve müşteriye gönderilen bir e-arşiv fatura iptal edilebilir. 

6. Dönem kapanışı yapmak kolaylaşır. 

Sıkça Sorulan Sorular

E-Arşiv Faturası Nasıl Düzenlenir?

E-arşiv faturası özel entegratör firmalar aracılığıyla veya Gelir İdaresi Başkanlığı resmi web sitesinden düzenlenir. Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden fatura kesecekseniz e-Arşiv Portalı’na (“Modül Seç” bölümünde yer alır.) giriş yapmalısınız. E-Arşiv Portal Test Giriş Ekranı kullanıcı bilgilerini girerek ve sayfanın altında yer alan adımları takip ederek e-arşiv faturanızı kolaylıkla oluşturabilirsiniz. “E-Arşiv Fatura Oluştur” sekmesi “Belge İşlemleri” başlığı altındadır. Karşınıza çıkacak olan sayfada fatura bilgileri, mal/hizmet bilgileri ve alıcı bilgileri doldurulmalıdır. Son olarak fatura GİB imza seçeneği ile imzalanır. 

E-Arşiv Faturaları Saklama Süresi Nedir?

E-arşiv faturaların elektronik ortamda ikinci nüsha olarak saklanması zorunludur. E-arşiv faturaların saklanma zorunluluğu ve süresi ise Vergi Usul Kanunu’nun 509 sayılı tebliğinde belirtilmektedir. Vergi Usulü Kanunu’na göre e-arşiv faturalar elektronik ortamda 5 yıl kadar muhafaza edilmelidir. 

E-Arşiv Sistemine Geçmek Zorunlu mudur?

E-arşiv sistemine geçmek her tüzel ve gerçek kişi için zorunlu değildir. E-Arşiv sistemine geçmek için gerekli olan şartlar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiştir. Zorunluluk durumu yıllık ciro, günlük fatura tutarı limiti ve vergi mükelleflik durumu gibi kriterlere göre değişkenlik gösterir. Ayrıca gönüllü olarak da e-arşiv sisteme geçiş yapma olanağı vardır. 

E-arşiv sistemine zorunlu olarak geçmesi gereken tüzel ve gerçek kişiler şunlardır:

1. 2022 senesi itibarıyla yıllık cirosu 3 milyon TL ve üzeri olanlar (1 Temmuz 2023’e kadar e-arşiv uygulamasına geçiş yapmalıdırlar.)

2. Zorunluluğa tabi olan tüzel ve gerçek kişiler ayrıca e-defter uygulamasına da geçiş yapmalıdır. (1 Ocak 2024 tarihine kadar). Gönüllü olarak e-arşiv fatura uygulamasını kullananlar ancak geçiş için zorunlu olan limitleri aşmayanlar e-deftere geçmeyebilir. 

3. Vergi mükellefi olmayan kişilere aynı gün içinde toplamda 5 bin TL üzerinde bir fatura tutarı kesiliyorsa ilgili faturalar e-arşiv olarak düzenlenmelidir. 

4. Vergi mükellefi olan kişilere aynı gün içinde vergiler de dahil toplamda 4.400 TL üzerinde fatura kesiliyorsa faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur. 

E-arşiv sistemine geçmek için eskiden e-fatura uygulamasına geçmek şart koşuluyordu ancak yeni düzenlemeler doğrultusunda e-fatura kullanıcısı olmasanız da müşterilerinize e-arşiv fatura kesebilirsiniz. 

E-Arşiv Sistemine Geçmek için Neler Gereklidir?

E-arşiv fatura (İnteraktif) uygulamasına geçiş yapmak için e-imza ve mali mühür sertifikasına sahip olunmalıdır. Sonraki aşamada ise özel entegratör firmalara veya GİB e-Arşiv Portalı’na kaydınızı yaptırabilir ve elektronik ortamda e-arşiv faturalarınızı düzenlemeye başlayabilirsiniz. 

E-Arşiv Portal Uygulaması’na Nasıl Giriş Yapılır?

E-Arşiv Portal Uygulaması’na giriş yapmak için ilk aşama sistem üzerinden başvuruda bulunmaktır. Kullanıcı adı ve şifresi gibi bilgileri oluşturduktan sonra başvuru esnasında kullandığınız mali mühür ile uygulamaya giriş yapabilirsiniz. 

Evden çalışıyorsanız ya da sürekli olarak bir ofis kiralamaya ihtiyacınız yoksa esnek üyelik seçenekleri sunan Kolektif House sanal ofis imkanları tam size göre! Sanal ofis üyeliği kapsamında istediğiniz zaman ofise gelme ve farklı paket seçeneklerini değerlendirme gibi imkanlarınız bulunur. Yüksek tutarlardaki ofis masraflarından tasarruf etmek, bütçenizi daha verimli kullanmak ve aynı zamanda şirketinize prestijli yasal bir adres göstermek için sanal ofis çözümlerimize yönelebilirsiniz.