Girişimciler için Maliyetten Kaçmanın En iyi Opsiyonu: Sanal Ofis

Girişimciler yeni fikirlerini hayata geçirdikleri sırada verimli ve büyüme odaklı bir yolculuk için sağlıklı adımlar atmak durumundadır. Yeni bir projeyi hayata geçirirken ya da halihazırdaki hizmetinizi farklı bir alanda sunmadan önce maliyet analizini doğru yapmalı ve mümkün olan en düşük maliyet ile harekete geçmelisiniz. Bu anlamda girişimciler için atılacak en doğru adımlardan biri hem düşük maliyeti hem de pratik ve işlevsel özelliği ile sanal ofisleri tercih etmek. Sanal ofislerin sağladığı ayrıcalıklar, startup’ların daha kısa bir vadede hızlı bir şekilde büyümesine yardımcı olabilir.

Tabii belirtmekte yarar var ki sanal ofisler yeni nesil teknolojilerden beslenen ve dijital altyapısı olan çözümlerdir. Dolayısıyla sanal ofis ile şirket kurmak isteyen girişimciler için en önemli kriterlerden biri dijital dünyaya hakim olmak ve bu alandaki yeteneklerini güçlendirmektir. Eğer bir startup kurarak iş hayatına adım atma konusunda kendinizden eminseniz ama bununla birlikte fiziki bir ofis ya da paylaşımlı ofis tercih edecek bütçeye sahip değilseniz sanal ofis tam sizin ihtiyaçlarınıza uygun bir çözüm olabilir. Sanal ofis kiralamak, hem iş kurmak hem de farklı coğrafyalara açılmak için atacağınız adımlarda aracı bir kurum vasıtası ile kolaylıkla gerçekleştirebileceğiniz bir eylemdir. Bu aşamada fiziksel adres ve iletişim bilgileri belirlendikten sonra sanal ofisinizi yönetmek, sizin ve ekibinizin yetkisine teslim edilir.Birçok girişimci adayı sanal ofis nedir ve avantajları nelerdir, neleri gerektirir gibi soruların yanıtını merak eder. Gelin sanal ofis ile şirket kurmanın avantajlarını ve gerekliliklerini birlikte inceleyelim.

Sanal Ofis ile Şirket Kurmak Neden Avantajlı?

Sanal ofis şirketleri, birçok açıdan işletme sahibine avantaj sağlar. Özellikle şahıs şirketi için sanal ofis kullanımı, maliyet başta olmak üzere pek çok konuda işletmenin daha fazla kâr elde etmesine yardımcı olabilir. İşte, coworking - ortak çalışma alanı lokasyonlarının ve sanal ofis hizmetlerinin işletmelere kazandırdığı avantajlar:

• Basit ve hızlı çözüm
• Profesyonel imaj
• Posta ve kargo güvenliği
• Esnek çalışma ve ofis altyapısı
• Çevre dostu ofis

Sanal ofisi üyeliğinin şirketlere faydaları aşikar. Bununla birlikte insan kaynağı olarak dijital yetenekleri güçlü şirketlerin bu model ile düşük maliyetli ve verimli bir süreç elde etmesi de kaçınılmaz.

Sanal Ofis Şirketleri için Hangi Dijital Yetenekler Gerekli?

Sanal ofis demek yeni nesil dijital unsurların bir arada buluşması demek. Bu anlamda ofis içi iletişim, koordinasyon, veri yönetimi ve güvenliği gibi pek çok süreci dijital araçlarla yönetmek mümkün. Eğer bir sanal ofis şahıs şirketi kuracaksanız, uzman olmanız gereken konulardan da bahsetmekte yarar var.

Bulut Uzmanlığı

Sanal ofislerin bugün iş dünyasında var olmasına imkan sağlayan temel faktörlerden biri olan bulut sistemi, bütünüyle internet üzerinde yer alan şirketlerin altyapısı anlamına geliyor. Bir sanal ofis kurmadan önce bulut altyapısının nasıl kurulacağını öğrenmekte yarar var. Şirket sahiplerinin en hassas olması gereken konulardan biri olan bulut bilişim, sanal ofislere ait verilerin depolandığı ve güvenle korunması gerekli altyapıyı temsil ediyor. Sanal ofis ile girişimciliğe adım atanların iyi derecede bilmesi gereken teknolojilerin başında gelen bulut bilişim, işlevselliğinin yanı sıra düşük maliyetli olması ile sanal ofislerin düşük maliyetle yüksek verim elde etmesine yardımcı olur. Dijital bir depolama alanında saklanan verilerin, fiziki ortama oranla çalınma ya da hasar görme riski de daha azdır. Tabii ki bulut sisteminden maksimum verim elde etmek için doğru aracılarla ve platformlarla çalışmakta yarar var. Bulut sisteminde kaliteli ve güvenilir bir sunucu tercih edilmeli ve siber saldırı gibi dijital tehditlere karşı mümkün olduğunca emniyetli bir yapı oluşturulmalıdır. Gerek yerli gerekse de uluslararası veri merkezlerini tercih ederek bulut bilişim teknolojisinden ve sunucunuzun sizin için sunduğu ekstra e-posta, depolama, güvenlik ve analiz hizmetlerinden yararlanabilirsiniz.

Sanal ofis kiraladığınız şirketinizin merkezini bulut sistemi üzerine inşa etmelisiniz. Sunucunuzun bulut sisteminde yer alması; verilerinizin, raporlarınızın, bilgilerinizin yani kurumsal belleğinizin dijital ortamda depolanması demektir. Bu da zamandan ve mekândan bağımsız olarak şirketinize ulaşım sağlamanızı kolaylaştırır. Kısacası, bulut sistemi üzerine uzmanlaşmış bir işletme sahibi ya da ekip söz konusu ise ekibin tüm üyeleri internete erişebildikleri her ortamda şirketin yönetimini sürdürme kolaylığına sahip olabilir. Etkili bir bulut hosting hizmeti ile çalışmak yedekleme, güvenlik ve işlevsellik konusunda daha rahat olmanızı sağlar.

İnternet Konferansları

Bir sanal ofiste çalışan bütün personeller, hem bilgisayar hem de mobil cihazlar konusunda yetenekli olmalıdır çünkü sanal ofisin iletişim ve koordinasyonu bu cihazlar üzerinden sürdürülür. Şirket içi iletişimin sanal ofislerde en etkili biçimde sürdürüldüğü alan video konferanstır. Ekibinizin video konferans öncesinde hangi uygulamaları kullanacağı ve görüşmeye nasıl bağlanacağı konusunda yeterli bilgiye sahip olması, bu süreçleri daha hızlı ve kolay bir şekilde sürdürmenize yardımcı olur. Sanal ofis üzerinden çalışan ekiplerin bu konularda deneyim kazanması için görüşmelerden önce kullanacağı uygulamayı belirlemesinde ve gerekirse denemeler yapmasında son derece yarar var. Böylelikle müşterilerinizle ya da çözüm ortaklarınızla yapacağınız görüşmelere daha hazırlıklı ve kendinizden emin bir şekilde katılarak imajınızı koruyabilirsiniz. Teknolojik dünyanın yarattığı ufak aksaklıkların şirketinizin profesyonel kimliğine zarar vermesine izin vermemek için web konferanslara hazırlıklı bir biçimde girmenizde, gereken kulaklık ve mikrofon ile birlikte depolama ve güç aygıtlarına sahip olmanızda yarar var.

Sanal Arama Cevaplama

Sanal ofis üzerine kurulu şirketler de klasik ofislerdeki gibi telefonla iletişim kurabilen kurumlardır. Telefonla doğru iletişim kurmak müşteri ilişkileri bakımından çok önemli olduğu için sanal arama cevaplama konusu şirketler için son derece önemlidir. Bu konuda etkili bir imaj çizmek için güvenilir bir aracı kurum ile çalışmanızda yarar var. Çalışacağınız aracı kurum, sekreterlik hizmeti ile gelen aramaları firmanız adına yanıtlar ve bütün görüşmeleri size iletir.

Etkili Bir Sanal Ofis Kurmak için Nelere Dikkat Edilmeli?

Etkili bir sanal ofis ortamına sahip olmak için şirketinizin bütünüyle dijital bir ortamda olduğunu ve ekibinizin de dijital bir ekip haline dönüştüğünü bilmenizde yarar var. Sanal ofiste fiziki ortamın koşulları ve sosyal yapısı ortadan kalkar.Bu durum ekibinizdeki bazı kişilerin uyum sorunu yaşamasına ve kendini izole hissetmesine neden olabilir. Bir lider olarak böyle durumlarda insanları motive etmek sizin sorumluluğunuzda. Bu yüzden ekip içi iletişimin, etkileşimin ve motivasyonun sürekli olarak canlı olduğundan emin olmalı ve bunun için çaba göstermelisiniz. Dijital ortamda çalışanlarınızı motive etmek için onlara ayrıcalıklar sunabilirsiniz. Örneğin, sanal ofis için çalıştığınız kurumun sağladığı ayrıcalıkları onlara bireysel olarak da kullanmaları için sağlayabilirsiniz. Ancak ekip içi uyumu ve iletişimi korumak için belli zamanlarda yüz yüze buluşmalar gerçekleştirmekte de yarar var.

Kolektif House, etkili sanal ofis çözümleriyle girişimcilerin ve işletme sahiplerinin ihtiyaçlarını karşılayan yeni nesil, ayrıcalıklı hizmetler sunar. Siz de iş hayatına atılırken güvenli tercihler yapmak ve farklı coğrafyalara açılırken size birçok avantaj sağlayan bir sanal ofis kiralamak için Kolektif House ile iletişime geçebilirsiniz.