İş Hayatında Zor Konuşmalar: Başarılı İletişim Stratejileri

Zor konuşmalar, kişisel ve profesyonel hayatın kaçınılmaz bir parçasıdır. Bu konuşmaları gerçekleştirmek hem siz hem de karşı taraf için rahatsız edici olabilir, ancak büyüme ve ilerleme için gereklidir. Bu yüzden zor konuşmalar için stratejik iletişim yöntemleri kullanmak son derece önemlidir. Önceden hazırlık için kilit noktaları özetlemek ve aktif dinleme pratiği yapmak bu zorlu konuşmalarda daha kolay yol almak için çok önemlidir. Yüksek riskli veya kritik konuşmaları idare etmek için başarılı iletişimin temel koşulları hakkındaki tüm stratejileri bu yazıda bulabilirsiniz. 

İş Yerinde İletişim Nedir?

İş yerinde iletişim konusu son derece geniş ve kapsamlı bir yelpazede iş hakkında kurduğunuz her türlü etkileşimi kapsar. Bu, bireysel görevler hakkında iletişim kurmaktan yöneticilere proje güncellemesi yapmaya kadar pek çok etkileşimi ifade edebilir. Nasıl etkili iletişim kuracağınızı bilmek, iş yerindeki başarı ve performans açısından oldukça önemlidir. Ayrıca etkili iletişim, örgüt kültürüyle ve iş arkadaşlarınızla uyumlanmanıza destek olabilir. İş yerinde iletişim yüz yüze, yazılı olarak, bir video konferans platformu üzerinden veya bir grup toplantısında gerçekleşebilir. Ayrıca gerçek zamanlı veya eşzamansız olarak da iletişim kurabilirsiniz. 

İş Hayatında Zor Konuşmalar Nedir?

İş hayatında zor konuşmalar; risklerin yüksek, görüşlerin farklı, duyguların güçlü ve sonuçların önemli derecede etkili olduğu iki veya daha fazla kişi arasında geçen iletişimlerdir. Zorlu bir konuşmada genellikle aşağıdaki belirtiler ortaya çıkar:

1.  Fiziksel belirtiler: Zorlu bir konuşma yaparken nabız yükselmesi, nefes darlığı, terleme, mide ağrısı, boğaz kuruluğu veya titreme gibi fiziksel olarak stres ve kaygı belirtileri gösterebilirsiniz. 

2. Duygusal belirtiler: Korku, kaygı, stres, öfke ve benzeri duygusal olarak güçlü ve olumsuz belirtilere sahip olabilirsiniz.

3. Davranışsal belirtiler: Zorlu konuşmalarda sesinizi yükseltmek, konuşmayı terk etmek veya gerçekten ne düşündüğünüzü söyleyememek gibi etkili iletişimi engelleyecek davranışlar gösterebilirsiniz. 

Başarılı İletişim Unsurları Nelerdir?

Artık iş yeri iletişiminin ve zorlu konuşmaların ne olduğunu bildiğinize göre, sırada bu konuda nasıl daha iyi olabileceğinizi öğrenmek var. İster iş yerinde rutin bir diyalog başlatın ister zorlu bir konuşmayla karşı karşıya olun, başarılı iletişimin birkaç temel ilkesi vardır. İşte başarılı iletişimin temel unsurları: 

1.  Açıklığı hedefler: Etkili ve başarılı bir iletişimin en belirgin özelliği, açıklığı hedeflemesidir. Hangi iletişim kanallarını kullanırsanız kullanın, iş arkadaşlarınızla iletişim halinde olduğunuzda mesajınızı net bir şekilde iletmeyi hedeflemeniz gerekir. 

2. Çözüm odaklıdır: Başarılı iletişimin temel koşulları arasında bir diğer önemli ilke, çözüm odaklı olmaktır. İletişim kurmanızın nedeni bir sorunu çözmek veya bir proje ya da görev üzerinde etkili bir işbirliğini teşvik etmektir.

3. İki yönlüdür: Sözlü veya sözsüz iletişim olması fark etmeksizin bir iletişimin başarısını belirleyen en önemli bir diğer kriter, iki yönlü olmasıdır. Başka bir deyişle başarılı iletişim unsurları çerçevesinde iletişimin her iki taraf için de geçerli olması gerekir. 

Zorlu Konuşmaların Üstesinden Gelmenizi Sağlayacak Stratejik İletişim Tüyoları Nelerdir?

Çalışanlar iş yerinde her zaman iletişim kurarlar, ancak risk ne kadar yüksekse bir konuşmayı etkili bir şekilde ele alma olasılığınız o kadar azalır. Bu nedenle pek çok kişi zorlu konuşmalardan kaçınma eğilimi gösterir. Aslında iş yerinde iletişim için yeterli pratik yapar ve üzerinde çalışırsanız, her türlü zorlu konuşmanın üstesinden gelmeniz kolaylaşacaktır. Aşağıdaki listede iş yerindeki rolünüz ve sorumluluklarınız ne olursa olsun zorlu konuşmalar için başarılı iletişim stratejisi tekniklerini bulabilirsiniz. 

Öncelikle Kendinizi Hazırlayın

Zorlu konuşmaların içerisinde bulunmak mental ve ruhsal anlamda kolay değildir. Bu nedenle konuşmanın kaçınılmaz olduğunu düşündüğünüz an kendinizi zihinsel ve duygusal olarak hazırlamak için zaman ayırmanız önemlidir. Kendinize konuşmanın amacını ve bu iletişim sonucunda ulaşmanız gereken durumu hatırlatmak iyi bir başlangıç olabilir. Kendi önyargılarınız ve duygularınız üzerinde çalıştıktan sonra konuşmaya empati ve objektiflikle yaklaşmaya çalışmalısınız.

Doğru Zamanı Seçin

İş yerinde zor bir konuşmayı yapmaktan kaçındığınızda, durum genellikle daha da kötüleşir ve hatta yayılır. Söz konusu zorlu iletişim konusu ister işten çıkarılması gereken bir çalışan, ister başarısızlıkla sonuçlanan bir proje olsun, bu konuşmayı ertelemeden gerçekleştirmek her zaman daha iyidir. Ertelemek, hem konuşmanın kendi içinizde daha büyük bir olaya dönüşmesine hem de sonuçlara müdahale açısından geç kalınmasına sebebiyet verebilir. Bununla birlikte, durumla ilgili hala kızgın veya panik halindeyseniz, sakinleşmek ve nötr duygulara geçmek için kendinize zaman tanımanız önemlidir. Aksi halde duygusal tepkileriniz etkili bir şekilde iletişim kurmanın önünde engel olabilir. Öfkeyle gönderilen bir e-posta, telefon konuşması veya toplantı başarılı bir iletişim tonuyla bitmeme riski taşıyabilir. 

Açık İletişimi Teşvik Edin

Etkili iletişim stratejileri arasında yer alan iki yönlülük ilkesi için aktif dinleme yapmak gerekir. Aktif dinleme, karşınızdaki kişinin ne söylediğine ve nasıl söylediğine dikkat etmeyi içerir. Özellikle zor bir konuşma sırasında, diğer kişinin aklından geçenleri söylemesine izin vermek ve söyleyeceklerini gerçekten dinlemek önemlidir. Baş sallama veya göz teması kurma gibi beden dili araçlarını kullanmak da karşınızdaki kişiyi aktif olarak dinlediğinizi göstermenizi sağlayabilir. Bu süre zarfında karşınızdaki kişinin sözünü kesmemek veya cevap vermemek gerekir. Tam tersi şekilde ortak çözümler çerçevesinde uzlaşmacı bir dil üzerine odaklanmanız başarılı bir iletişime ulaşmanızı sağlayabilir. 

Sakin ve Saygılı Kalmak

Zor bir konuşma sırasında duygular yükselse bile, her zaman sakin ve saygılı kalmanız gerekir. Bu noktada fikir ayrılıklarına odaklanmak yerine, her iki taraf arasındaki anlaşma alanlarını kabul ederek ortak bir zemin bulmaya çalışmak daha önemlidir. Gerekirse konuşma sırasında ara vermek ve yükselen duyguları yatıştırdıktan sonra devam etmek iyi bir fikirdir.  Bu, gerilimi azaltmaya ve daha verimli bir konuşma ortamı yaratmaya yardımcı olur. Nabzı düşürmek, stresi azaltmak ve yeniden toparlanmak için birkaç dakikanızı ayırmayı düşünebilirsiniz.  

"Ben" İfadelerini Kullanın

İş yerinde etkili iletişim kurmak istiyorsanız özellikle zorlu konuşmalarda "sen" ifadeleri yerine "ben" ifadelerini kullanmak çok önemlidir. Bu, diğer kişiyi suçlamak veya itham etmek yerine karşı tarafın duygularınıza ve beklentilerinize odaklanmasını sağlayabilir. Örneğin; “beni hiç dinlemiyorsun” yerine “duyulmadığımı hissettiğimde hayal kırıklığına uğruyorum” gibi ben odaklı bir ifade ile iletişime geçebilirsiniz. Bu yaklaşım karşıyı suçlayan “sen” ifadesinden daha az agresiftir ve verimli bir konuşmayı sağlama olasılığı daha yüksektir.

Sandviç Konuşma Tekniğini Deneyin

Sandviç konuşma, zorlu diyaloglarda ortaya çıkan gerginliği ve savunmacılığı hafifletmeye yardımcı olan bir iletişim tekniğidir. Sandviç tekniğinde zor bir konuşmayı iki olumlu ifadenin arasına sıkıştırabilirsiniz. Bu, aynı zamanda karşınızdakine bardağın dolu tarafına baktığınızı göstermenin bir yoludur. Nitekim, her zorlu durumda bir umut ışığı vardır. Önemli olan bu durumu etkili iletişim stratejileri ile karşınızdakilere ifade etmektir. 

İster uzaktan ister fiziksel ofis ortamını tercih edin, zorlu konuşmalar iş hayatının her noktasında karşınıza çıkabilir. Önemli olan, bunlarla nasıl baş edebileceğinize karar vermek için başarılı iletişim stratejileri uygulamaktır. Kolektif House, coworking, sanal ofis, hazır ofis, toplantı ve etkinlik alanları gibi farklı kurum ve iletişim kültürlerine uygun çözümler sunar. Siz de daha başarılı ve etkili bir ofis ortamı için Kolektif House çözümlerinden yararlanmaya başlayabilirsiniz.