Pareto İlkesi (80/20) Nedir? Etkili Verimlilik için Pareto İlkesi

İş dünyasında başarı, yönetim ya da üretim süreçlerini basit ve etkili bir şekilde ele almakla ilişkilidir. Çünkü günümüz rekabetçi iş dünyasında, etkili yönetim ve verimlilik artışı, işletmelerin başarısının anahtarıdır. Bu tür hedeflere ulaşmak için pek çok yöntem olsa da Pareto ilkesi veya 80/20 kuralı da işletmelerin amaçlarına ulaşmasını sağlayan en iyi çözümlerden biridir. Pareto ilkesi, sınırlı seçeneklerin önemini ortaya çıkarır. Yani sonuçların genellikle sınırlı bir seçimin sonucu olduğunu vurgulayarak, iş dünyasının karmaşıklığını basit ve anlaşılır bir ilkeye dönüştürür. Dolayısıyla bu kural, iş dünyasında ve birçok başka alanda verimliliği artırmak, kaynakları en iyi şekilde kullanmak için kullanılan güçlü bir araçtır. Peki pareto ilkesi nedir? günlük hayata nasıl uygulanır? Gelin pareto ilkesinin esaslarını ve günlük hayatta nasıl uygulanabileceğini ayrıntılı bir şekilde inceleyerek bu güçlü ilkenin iş dünyasında nasıl bir fark yaratabileceğine birlikte bakalım.

Pareto İlkesi Nedir?

Pareto ilkesi, ekonomi, işletme, sosyal bilimler ve birçok farklı alanda kullanılan etkili kavramlardan biridir. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilen ilke, sonuçların sıklıkla dağılımının dengesiz olduğunu, küçük bir seçimin genellikle büyük etkiye sahip olduğunu öne sürer. Kısacası pareto prensibi, birçok durumda sonuçların %20'lik bir azınlığın eylemlerinden kaynaklandığı bir ilkedir. Örneğin, işletme gelirinin %20'si müşterilerin %20'sinden gelir veya bir projenin %20'si çıktının %80'ini oluşturabilir. Bu nedenle 80/20 kuralı olarak da bilinir. Pareto prensibinin daha açıklayıcı tanımları ise şunlardır:

1.Çıktının %80'i, girdinin yalnızca %20'sinden gelir. 

2.Sonucun %80'i, çabanın yalnızca %20'si sayesinde ortaya çıkar. 

3.Ödüllerin %80'i, yatırımların yalnızca %20'sinden elde edilir.

İlkenin temeli, kaynakların en verimli şekilde kullanılması gerektiğini, %20'lik azınlığın üzerine odaklanılması gerektiğini vurgular. Pareto 80/20 kuralının iş dünyasındaki büyük etkisi, işletmelerin ve profesyonellerin sınırlı kaynaklarını en iyi şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Bu da, iş süreçlerinin optimize edilmesi, karlılık artışı ve zaman tasarrufu gibi pek çok fayda sağlar. Çünkü pareto prensibi zaman yönetiminin önemini de vurgular. Özellikle karar verme süreçlerinde büyük öneme sahiptir. Dolayısıyla önceliklerin belirlenmesinde, kaynak tahsisi yaparken ve iş stratejileri oluştururken pareto prensibi göz önünde bulundurulmalıdır. İşletmeler, sınırlı kaynaklarını en büyük etkiyi sağlayacak şekilde kullanarak rekabet avantajı elde edebilirler.

Göz ardı edilebilen noktalara odaklanmasıyla öne çıkan pareto ilkesi, küçük değişikliklerin bile büyük etkiler yaratacağını öne sürer. Dolayısıyla 80/20 kuralı iş süreçlerinin yanı sıra günlük yaşamda da avantajlar sunar. Pareto ilkesi, bize kaynakların sınırlı olduğu dünyada nasıl daha etkili olabileceğimizi öğretir ve başarılı geleceğin temelini atmamıza yardımcı olur.

Pareto İlkesi Günlük Hayatta Nasıl Uygulanır?

Pareto kuralının günlük hayatta uygulanması, kaynakların etkili şekilde kullanılmasını sağlar. İlke sayesinde daha fazla sonuç elde edebilir, önceliklerinizi belirleyebilir ve önemsiz detaylardan kurtulabilirsiniz. Başarıya ulaşmak ve verimli yaşam sürdürmek için şu ipuçlarından yararlanarak pareto kuralını hayatınıza entegre edebilirsiniz:

1.Karar verme sürecinizi doğrudan etkilediği için önemli kararlar alırken sonuçların büyük kısmını etkileyecek olan faktörlere odaklanabilir, faktörleri göz önünde bulundurarak daha bilinçli kararlar verebilirsiniz.

2.Fiziksel sağlığınıza odaklanırken de pareto ilkesi uygulanabilir. Sağlıklı yaşam tarzı alışkanlıklarına, beslenme / egzersiz konularına dikkat göstererek genel sağlık durumunuzu iyileştirebilirsiniz.

3.Ev düzenlemesi ve organizasyon konularında da işe yarar. Sadece kullanılan eşyaları saklayarak fazla eşyadan kurtulabilir, yaşam alanınızı basit / düzenli hale getirebilirsiniz.

4.En değerli arkadaşlarınıza, ilişkilerinize daha fazla zaman / enerji harcayarak sağlam ve tatmin edici ilişkiler geliştirebilirsiniz.

5.Sosyal yaşamınızı şekillendirmeye yardımcı olmakla kalmaz, kişisel gelişim için de katkı sağlayabilir. Hangi becerilerin sizi daha fazla ileriye taşıyacağını düşünebilir, bu alanlara yoğunlaşabilirsiniz. 

6.Eğitim ve öğrenme süreçlerinizi optimize ederek hedeflerinize daha hızlı ulaşabilirsiniz.

7.En önemlisi ise pareto ilkesini zaman yönetimi yaparken kullanmaktır. Çünkü günlük yaşamda ya da iş yerinde verimliği artırma söz konusu olduğunda 80/20 kuralı büyük fark yaratabilir. İşlerinizin %20'sine odaklanarak %80'lik sonuçlar elde edebilirsiniz. İş gününüzü planlarken en değerli, etkili işlere daha fazla zaman ayırmanız yeterlidir.

8.İşlerinizi veya görevlerinizi gözden geçirmeli, en büyük etkiyi sağlayacak olanlarına odaklanmalısınız. Sadece önemli olan görevlere ve projelere enerjinizi harcayarak daha fazla sonuç elde edebilirsiniz.

Pareto İlkesi Örnekleri

Pareto ilkesine göre her şey odaklanma ile ilgilidir. Daha kolay odaklanabilirseniz nispeten kolay çalışabilirsiniz. Görevlerinizi 80/20 kuralına göre bölerseniz çok önemli (%20 listeniz) ve daha az önemli görevlerin bir listesine (%80 listeniz) sahip olursunuz.Önemli oldukları için %20'lik görevlerinize odaklanmak oldukça kolaydır. Örneğin, fatura yazdırmaktan (%80) ziyade rapor geliştirmeye (%20) daha fazla odaklandığınızı varsayarsak görevlerin %20'sini yerine getirerek zaten sonuçlarınızın %80'ine ulaşmış olursunuz, bu da rahatlamanızı sağlar. Soncunda da %80'lik görevleri yerine getirmek için gerekli odağı koruyabilirsiniz. Çünkü 80/20 kuralının zaman yönetimi üzerinde güçlü etkisi vardır. Pareto prensibi örnekleri ise şöyle sıralanabilir:

1.Nüfusun %20'si İtalya'daki zenginliğin %80'ine sahiptir (1906'da Pareto sonucu).

2.Çalışanların %20'si toplam üretimin %80'ini sağlar (dengesizlik ilkesi).

3.Sunulan mal ve hizmetlerin yüzde 20'si toplam cironun yüzde 80'ini sağlar.

4.Zamanın %20'sinde iş sonuçlarınızın %80'ini sağlarsınız (doğru önceliklerin belirlendiği varsayıldığında en az çaba ilkesi. Mükemmellik zamanın %80'ini alır ve nihai sonucun yalnızca %20'sini verir).

5.Ürünlerin %80'inde hammaddelerin %20'si kullanılır.

6.Müşterilerin %20'si cironun %80'ini oluşturur.

7.Sorunların %80'inden müşterilerin %20'si sorumludur.

Verimlilik için Pareto İlkesi

Gün içerisinde tamamlamanız gereken görevlere öncelik vermek için 80/20 kuralını kullanabilirsiniz. Buradaki fikir, yapılacaklar listenizdeki görevlerin %20'sini tamamlamanın, o gün için yaratabileceğiniz etkinin %80'iyle sonuçlanacağıdır. Bu nedenle, en fazla etkiyi elde etmek için hangi görevlerin iş süreçlerinde ya da günlük yaşamda en fazla etkiye sahip olduğunu belirlemeli ve gün içinde bunlara odaklanmalısınız.

80/20 kuralını uygulamak için o gün yapmanız gereken her şeyin listesini olulturarak başlayabilirsiniz. Daha sonra görevlerden hangisinin en büyük etkiye sahip olduğunu saptamanız gerekir. Örneğin iş süreçlerinde diğer ekip arkadaşlarınızla iş birliği yapmanızı gerektiren görevler var mı? Projelerin ilerlemesini engelleyen unsurlar neler? Bu görevlerin tamamlanması basit olabilir ancak sürecin ilerlemesini sağlayarak ekibin geri kalanı üzerinde büyük etkiye sahip olabilir. Dolayısıyla zaman alabilecek pürüzlere odaklanmak da pareto ilkesinin bir parçasıdır.

Verimliliği artırmak her zaman görevlerin tamamlanması ile ilgili değildir, çünkü çözülmesi gereken problemler sürecin tıkanmasına neden olur ve zaman yönetimini büyük ölçüde baltalar. Bu sorunların erken çözümü ise tam olarak pareto ilkesinin anlatmak istediği şeyle alakalıdır. Sorunlar pürüzler tamamlandıktan sonra iş akışı daha hızlı ilerler ve verim artar.

Pareto prensibi hakkında anlaşılması gereken ilk şey aktivite ve üretkenliğin çok farklı iki şey olduğudur. Her aktivite sonuçlara yol açmaz. Çünkü 80/20 kuralı ile zaman yönetimi yakından bağlantılıdır. Gerçek şu ki, tüm görevlerinizin %20'si, sonuçların %80'inidir. Bu %20'yi tamamlarsanız neredeyse hedefe varacağınızı düşünmek çok kolaydır, ancak ne yazık ki bu %20, sahip olduğunuz en zor ve karmaşık görevlerden oluşur. Diğer tüm görevler yan işlerdir.

İlk önce %20'lik görevlerinize odaklanırsanız, zaman yönetimini yapabilirsiniz. Görevlerinizi 80/20 kuralına göre bölebilir, yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. Örneğin masanızda her zaman bitmeyen yapılacaklar listesi varsa büyük olasılıkla yanlış görevlere, yani %80'lik bölüme giren görevlere çok fazla odaklanmış demektir. Bu nedenle yapılacaklar listenizde ayrım yapmalısınız, bir kısım %20'lik görevlerinizi ve diğer kısım da %80'lik görevlerinizi içermelidir. %80 yapılacaklar listenize yalnızca %20 yapılacaklar listeniz tamamlandıktan sonra başlayabilirsiniz. %20'lik işler tamamlandığında ise zaten sonuçlarınızın %80'ine ulaştınız demektir. Siz de pareto ilkesinden yararlanarak iş/sosyal yaşamınızda başarıya ulaşabilirsiniz. İş yerinde verimliliği artırmak isterseniz pareto ilkesinin yanı sıra düzenli ve teknolojik çalışma alanları için Kolektif House’un coworking alanları, kiralık ofisleri ve esnek çalışma imkanı sunan sanal ofislerine göz atabilirsiniz.