Proforma Fatura Nedir? Girişimciler İçin Tam Rehber

Ticari faaliyete başlayan işletmeler müşterilerine teklif vermek için proforma fatura kullanır. Proforma fatura düzenleme ve kesme ipuçlarını içeriğimizde bulabilirsiniz.

Muhasebe işlemlerinde önemli bir yer tutan faturalar mali işlemlerin düzenli şekilde ilerlemesi için gerekli evraklardır. Ticari faaliyette bulunan işletmeler alım-satım işlemleri için fatura keser. Büyük veya küçük tüm işletmeler mali işlemlerini belgelemek adına farklı özelliklerde faturalar kullanır. Bunlardan biri de proforma faturadır. Proforma fatura herhangi bir sipariş durumunda karşı tarafa gönderilen ön satış faturası görevi görür. Ticari faturalar ile benzerlik gösteren proforma faturaların diğerlerinden farkı, karşı tarafa bir tür fiyat teklifi iletmesidir. Peki, proforma fatura nedir, proforma fatura nasıl kesilir? Bu yazımızda iş hayatında kullanılan fatura türlerinden olan proforma fatura hakkında merak edilen detayları ele aldık.

Proforma Fatura Nedir?

Mali yükümlülük taşımayan faturalardan olan proforma fatura henüz teslim edilmemiş ürün ve hizmetleri açıklayan bir teklif faturasıdır. Ürün ve hizmet alma konusunda kararlı olan alıcılar için düzenlenen söz konusu fatura çeşidi alıcı ve satıcının aynı fikirde buluşması anlamına gelir. Ticaret ve Vergi Hukukunda herhangi bir yaptırıma tabi olmayan proforma faturalar işletmelerin ihtiyaçlarına uygun olarak düzenlenebilir. Dış ticaret anlaşmalarında sıkça tercih edilen proforma fatura çeşitleri pek çok şirket için uluslararası satış sözleşmesi niteliği de taşır. İlgili belge türünde yasal bir fatura numarası bulunmaz. 

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Ön teklif faturası olarak adlandırılan proforma faturaların amacı karşı tarafa ürün ve hizmet satışı hakkında bilgi vermektir. Herhangi bir ürün veya hizmet satın almak isteyen alıcı, üreticiden ilgili ürünler/hizmetlerin miktarı, fiyatları ve diğer detayları hakkında açıklama ister. Ürün/hizmetin niteliği, vergi tutarları ve çeşitli indirimler de bu bilgiler içerisinde yer alır. İşte proforma fatura ilgili tüm bilgileri içeren bir özet fatura niteliği taşır. Proforma fatura düzenlemek karşı tarafa olası alışveriş hakkında bir ön teklif sunma işlevine sahiptir. 

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma fatura her ne kadar yasal bir yaptırıma tabi olmasa da faturada yer alması gereken bilgiler karşı tarafın ticari faaliyetlerine yön vermesi açısından önemlidir. Proforma fatura kesme işlemi öncesinde aşağıdaki adımları izlemek gerekir:

1. Proforma fatura düzenlerken belgenin üzerine “Proforma Fatura” ibaresi koymak önemlidir.

2. Proforma fatura diğer ticari belgelere kıyasla daha sade bir yapıya sahiptir. Hazır bir proforma fatura örneği kullanarak antetli kağıda faturanızı basabilirsiniz.

3. Proforma fatura içerisinde işletmenizin adı ve adresi ile müşterinin adı ve adresi olmalıdır.

4. Satılan mal veya hizmetin tanımını yapmanız gereken faturada ayrıca toplam maliyet tutarını da karşı tarafa belirtmelisiniz.

5. Mal/hizmet türüne özel vergiler, indirimler ve nakliye ücretlerini belgeye eklemelisiniz.

6. Ödeme koşulları ve sevkiyat tarihi gibi önemli bilgiler de fatura üzerinde yer almalıdır.

Tüm bu bilgileri bir tablo aracılığıyla oluşturarak tablonuzu dilediğiniz gibi biçimlendirebilirsiniz. Daha sonra faturayı müşterinize e-posta yoluyla PDF formatında iletebilirsiniz. 

Proforma Fatura Nerelerde Kullanılır?

Proforma faturalar iş dünyasında en çok ithalat ve ihracat yapan firmalar tarafından kullanılır. Özellikle kurumsal firmalar tarafından gerçekleştirilen büyük hacimli alım-satım işlemlerinde proforma fatura düzenlemek işlemlerin takibini hayli kolaylaştırır. Ayrıca son dönemlerde e-ihracat işlemlerinde de proforma faturalar tercih edilir. Dış ticaret faaliyetlerinde vazgeçilmez olan bu belgeler uluslararası alım-satım işlemlerinde çokça kullanılan evraklar arasında bulunur.

Proforma fatura hiçbir koşulda normal fatura işlevine sahip değildir ve resmi belge niteliği taşımaz. 

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler

Proforma faturaların uluslararası arenada ve çeşitli alım-satım işlemlerinde kullanılabilmesi için birtakım özelliklere sahip olması gerekir. İşte proforma faturalarında bulunması gereken önemli bilgiler:

1. Proforma faturanın düzenlenme tarihi

2. Satılan mal/hizmetin türü

3. Alıcı ve satıcının soyadı ile birlikte iletişim bilgileri

4. Satılan ürünün menşei

5. Ürünlerin teslim şekli

6. Her bir ürün/hizmetin birim fiyatı

7. Toplam tutarın ödeme yöntemine dair bilgiler

8. Ürünlerin ağırlık/nitelik ve ölçü bilgileri

9. Ürünlerin ambalaj ve sevkiyat detayları

10. Navlun ve nakliye ücretleri

11. Proforma faturanın geçerlilik süresi

12. Faturayı düzenleyenin imzası

Proforma Fatura Düzenlemenin Avantajları Nelerdir?

Proforma fatura alıcı ve satıcı arasında gerçekleştirilen ticari faaliyetin kapsamını belirlemek açısından oldukça değerlidir. Proforma fatura düzenleyerek şirketinize birçok avantaj kazandırabilirsiniz. Proforma fatura kesmenin öne çıkan avantajları şu şekildedir:

1. Netlik: Proforma fatura düzenlemek alıcı ve satıcı arasındaki ticari işlemin netleşmesine yardımcı olur. Satıcı ve alıcı arasındaki işlemden kaynaklı maliyetler, tedarik zamanlaması ve sevkiyat konusunda meydana gelebilecek yanlışlıklar proforma fatura ile ortadan kalkar.

2. Doğruluk: Proforma fatura bir ticari faaliyet öncesinde alıcı ve satıcı arasında siparişin tüm yönleriyle ele alınmasına ve sipariş üzerinde anlaşmaya olanak tanır.

3. İşleri kolaylaştırma: Söz konusu belgeyi düzenleyerek zamandan tasarruf etmeniz ve siparişler tamamlandıktan sonra proforma faturayı gerçek faturaya dönüştürmeniz oldukça olay hale gelir. Ayrıca bir kez proforma fatura örneği oluşturduktan sonra diğer siparişlerinizde de aynı şablonu kullanabilirsiniz.

4. Profesyonel tutum: Siparişler için proforma fatura düzenlemek karşı tarafın gözünde profesyonel bir imaj oluşturmanıza katkı sağlar. Proforma fatura ile müşterilerinize iş yapma konusunda güven verebilir ve uzun soluklu iş anlaşmalarına zemin hazırlayabilirsiniz.

5. Sorunsuz işlemler: Proforma fatura hem gümrük işlemlerinde hem de finansal gelir-gider takibinde siz önemli kazanımlar sağlar. Proforma fatura, karşı tarafın ihtiyaç duyduğu ödeme ve izin gibi belirli prosedürlere bağlı işlemleri hızla başlatmasına olanak tanır. Bu sayede daha hızlı ve sorunsuz bir alım-satım işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Siz de ürün/hizmet alım-satım işlemlerinizde proforma fatura kullanarak söz konusu belgenin kolaylıklarından yararlanabilirsiniz. Şirketinizi yeni kuran bir girişimciyseniz Kolektif House’un ortak çalışma alanlarında bulunan teknolojik altyapı sayesinde tüm işlerinizi kolayca yönetebilir, yeni Kolektiflilerle tanışma şansı yakalayabilirsiniz.