Toplantı Kuralları Nelerdir?
23 Nisan 2023

Toplantı Kuralları Nelerdir?

Ortak bir amaca ulaşmak adına iki veya daha çok kişinin bir araya gelmesiyle oluşturulan görüşmeler, önceden belirlenen sürede gerçekleşir. Görüşmeler, toplantı kuralları ile daha verimli hale gelebilir. Birebir çözülemeyen sorunları, ekip toplantıları ile ortadan kaldırmak mümkündür. Peki toplantı kuralları nelerdir? Toplantı kuralları, verimli ve etkili görüşmelerin gerçekleşmesine ve üretkenliğin artmasına yardımcı olan faktörlerdir. İş yerleri ve kurumlar, online veya yüz yüze toplantılar yaparak şirket başarısını yükseltmeyi amaçlar. Toplantı sonucu oluşturulan raporlar ve kararlar, şirketin geleceğine yön verir. Ayrıca görüşmenin verimli olması için katılımcıların toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Bunun yanı sıra toplantıda katılımcı sayısının yüksek olması, çözüm aşamasını daha zor hale getirebilir. Bu sebeple katılımcı sayısının doğru şekilde belirlenmesi, toplantının yönetimi ve fikir zenginliği üzerinde etkilidir. Verimli ve etkili görüşmeler sağlamak için uyulması gereken toplantı kuralları arasında; gündem belirleme, katılımcı listesi oluşturma, zaman planlaması, not alma, iletişim anlayışı ve toplantıyı takip etmek gibi faktörler yer alır. Böylece iletişim görgü kurallarına uygun gerçekleştirilen toplantılar, zaman tasarrufu sağlama ve hızlı karar almada etkilidir. Bunun yanı sıra yüksek katılımcı sayısı gerektiren toplantılarda, konuşmacı süresini önceden belirlemek ve konu ile alakalı bilgi paylaşımını erkenden yapmak, görüşme yönetimini daha kolay hale getirir. Ayrıca toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi çalışanların iletişim gücünün yüksek ve karar almada etkili oldukları görülür.

Toplantıda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Toplantı zamanının verimli kullanılması işletmenin performansı üzerinde etkilidir. Kurumsal toplantı kuralları arasında; profesyonel giyim, aktif dinleme, yüksek sesle konuşma, dakik olma ve uygun zamanda soru sorma kriterleri yer alır. Toplantıda en önemli unsurlar; başlangıç öncesi konuya hakim olmak ve görüşmeye zamanında başlamaktır. Profesyonel toplantılarda görüşmeye zamanında başlamak, dikkat dağılmasını engelleyerek stres faktörünü uzaklaştırabilir. Ayrıca fiziksel toplantılar için görüşme öncesinde hazır olmak ve katılımcılarla fikir alışverişi yapmak toplantı veriminin yükselmesine yardımcı olur. Bunun yanı sıra görüşme sırasında kısa ve öz cümlelerle fikirleri aktarmak, pozitif ve profesyonel yönünüzü yansıtabilir. Önemli konular veya kararlar için uygulanan fiziksel görüşmelerde ayağa kalkarak söz hakkınızı kullanabilirsiniz. Böylece kararlılığınızı yansıtmanız daha kolay olabilir. Ayrıca toplantı esnasında ajanda üzerine not tutmak, konudan uzaklaşmayı engellemeye yardımcı olur. Kısa süreli görüşmelerde diğer katılımcıların da söz hakkı alması için fikirlerin net cümlelerle ifade edilmesi gerekir. Aksi halde toplantı veriminde düşüş ve görüşme süresinin uzaması gibi olumsuz durumlar ortaya çıkabilir. Bunun yanı sıra toplantı öncesi sorumlulukların ve yapılması gerekli işlerin tamamlanması, görüşme sürecinin kısalmasını da sağlar. Bu sayede artan zaman içinde toplantıda alınan kararlar daha hızlı şekilde uygulanabilir. Ayrıca lokasyon olarak farklı bir yerde uygulanacak toplantılar için en az 2 saat önceden harekete geçmek, görüşmeye katılım noktasında geç kalmanızı önleyebilir.

Bir Toplantının Olmazsa Olmaz Beş Unsuru Nedir?

Toplantı kuralları arasında yer alan ve verimli görüşmeyi sağlayan beş unsur; amaç belirlemek, sonuç çıkarmak, ajanda tutmak, zamanında başlamak ve beş dakika erken bitirmek olarak sıralanır. Verimli toplantı yürütmenin beş unsuru sayesinde performansı yüksek görüşmeler gerçekleştirmek mümkündür. Görüşme verimini ve performansı yükselten beş unsur şu şekilde sıralanır:

  • Amaç Belirlemek: görüşme öncesi toplantının amacını ve konusunu belirlemek, sürecin kaliteli geçmesinde etkilidir. Ayrıca amacın belli olması, katılımcıların görüşmeye hazırlıklı gelmesine yardımcı olur.
  • Sonuç Çıkarmak: Toplantı sonrası ortaya çıkan sonuç katılımcılar tarafından dikkatle takip edilmelidir. Karara bağlanan sorunlar için doğru şekilde harekete geçmek, kurum üretkenliğini yükseltir. Ayrıca her toplantının en fazla üç sonucu olmalıdır.
  • Ajanda Tutmak: Toplantıda not almak, görüşme akışı hakkında bilgi sahibi olmayı sağlar. Bunun yanı sıra ajandaya yazılı notlar, görüşme sonrası sorunların çözümünde hatırlatıcı etkiye sahiptir.
  • Zamanında Başlamak: Toplantıya zamanında başlamak, ciddiyeti ve çözüm noktasındaki kararlılığı göstermede etkilidir. Görüşmeye zamanında başlamak, yönetici ve çalışan ilişkilerinin gelişmesine de yardımcı olur.
  • Beş Dakika Erken Bitirmek: Toplantı kurallarına uyarak gerçekleştirilen görüşmeleri beş dakika erken bitirmek, zamandan tasarruf etmeye ve bir sonraki görüşmeye hazırlık yapmaya yarar. Ayrıca toplantı lokasyonuna zamanında gelmek, görüşmenin beş dakika erken bitmesine yardımcı olur.

Toplantı Nasıl Yönetilir?

Toplantı verimini yükselten kuralların uygulanması için, görüşme yönetiminin doğru işlemesi önemlidir. Toplantı yönetimi ofis veya şirketlerde; açılış, çalışma ve kapanış bölümlerinden oluşur. Açılış bölümünde gündem tekrarlanır ve katılımcılar konu hakkındaki fikirlerini sunar. Toplantıda konuşulması planlanan sorun veya konular değerlendirilerek çalışma aşamasına geçilir. İkinci aşama olan çalışma bölümünde, tüm katılımcıların fikirlerinin alındığından emin olmak ve konu ile ilgili geri bildirim almak önemlidir. Yöneticinin toplantı kuralları hakkında katılımcıları görüşme öncesi uyarması sayesinde bu bölümde fikir birliğine hızla ulaşmak mümkündür. Son aşama olan kapanış bölümünde ise çözüme ulaşan konular hatırlatılır ve gerekli notlar alınır. Oy birliği veya oy çokluğuyla alınan kararlar daha sonra rapor haline getirilebilir. Karar aşamasında toplantı kurallarına uygun şekilde belirlenen çözümlerin planlaması ve kimin ne yapacağı belirlenir. Ayrıca karara ulaşmayan ve toplantı kurallarına uymayan görüşmeler için başka bir zaman için planlama yapılabilir.

Toplantıda Karar Nasıl Alınır?

Görüşmelerde fikir ve sunumlar paylaşıldıktan sonra çözüm için çeşitli kararlar alınır. Toplantı kararları oy çokluğu veya oy birliği ile alınabilir. Oy çokluğu ile karar alınan toplantılarda çözüm aşaması daha kısa sürede sonuçlanır. Bütün katılımcıların çözüm kriterlerini benimsemesinin gerektiği durumlarda ise oy birliği ile karar almak gerekir. Oy birliği ile karar almanın olumlu tarafı, herkesin rızasının alınmasıdır. Bunun yanı sıra çeşitli kriz anlarında, lider tarafından kısa sürede karar verilir. Lider kararları, katılımcıların görüşleri alınmadığı için olumsuz etki oluşturabilir. Toplantıda alınan kararların faydalı ve çözüm odaklı olması için görüşme görgü kurallarını bilmek ve uygulamak oldukça önemlidir. Siz de kaliteli ve verimli toplantılar gerçekleştirmek için gezgin üyelik seçeneğiyle profil oluşturabilir, Kolektif House toplantı lokasyonları ile şirket performansınızı yükseltebilirsiniz.


Benzer İçerikleri Okumaya Devam Et

İş Dünyası

Kurumsal Sosyal Sorumluluk Nedir? Kurumlar için Sosyal Sorumluluk Projeleri

Günümüzde iş dünyası, sadece kâr hedefi gütme hedefinden uzaklaşarak toplum ve çevre ile uyumlu şekilde faaliyet göstermeye odaklanır. Kurumsal sosyal sorumluluk (KSS) ise bu dönüşümün temel ...

8 Aralık 2023
Keşfet
İş Dünyası

Yatırım Fonu Nedir? Yatırım Fonu Alma

Yatırım fonları, finansal dünyada önemli yere sahip, birçok yatırımcının portföylerini çeşitlendirmelerine yardımcı olan araçlardır. Fonlar, yatırımcılara finansal piyasalara erişim sağla...

6 Aralık 2023
Keşfet
Tümünü Gör
Tümünü Gör
İş Dünyası

Kurumsal Sosyal Sorumluluk Nedir? Kurumlar için Sosyal Sorumluluk Projeleri

Günümüzde iş dünyası, sadece kâr hedefi gütme hedefinden uzaklaşarak toplum ve çevre ile uyumlu şekilde faaliyet göstermeye odaklanır. Kurumsal sosyal sorumluluk (KSS) ise bu dönüşümün temel ...

8 Aralık 2023
Keşfet
İş Dünyası

Yatırım Fonu Nedir? Yatırım Fonu Alma

Yatırım fonları, finansal dünyada önemli yere sahip, birçok yatırımcının portföylerini çeşitlendirmelerine yardımcı olan araçlardır. Fonlar, yatırımcılara finansal piyasalara erişim sağla...

6 Aralık 2023
Keşfet
İş Dünyası

Girişimcilerin Mutlaka Bilmesi Gereken 10 Ekonomi Terimi!

Girişimcilerin başarılı iş kurma ve yönetme yolculuklarında, ekonomi terimlerini anlamak, bu terimleri etkili şekilde kullanabilmek oldukça önemli rol oynar. İş dünyasının karmaşıklığı ve r...

23 Kasım 2023
Keşfet
İş Dünyası

"Work and Study" mi "Work and Travel" mı? İşte Karşılaştırma!

Günümüzde birçok kişi, iş dünyasında kariyer yapma arzusuyla eğitimlerine yatırım yaparken aynı zamanda dünyayı keşfetmek ister. Fakat bazen bu iki önemli hedef arasında seçim yapılması ger...

21 Kasım 2023
Keşfet
İş Dünyası

Takımınızla Birlikte Deneyimlenecek Eğlenceli Aktiviteler

Uyumlu ve motive olmuş bir ekip, ölçeği ve kuruluş amacı ne olursa olsun her başarılı işletmenin temel taşıdır. Elbette, bir takımdaki bağı güçlendirmenin en keyifli ve pratik yolu eğlenceli...

10 Kasım 2023
Keşfet
İş Dünyası

Dijital Dönüşüm Şirket Performansınızı Nasıl Katlayabilir?

Dijital dönüşüm, günümüz iş dünyasının vazgeçilmez bir parçasıdır. Teknolojik ilerlemeler, iş süreçlerini optimize etme ve rekabet avantajı elde etme konusunda şirketlere yeni fırsatlar su...

9 Kasım 2023
Keşfet
İş Dünyası

İş Hayatında Zor Konuşmalar: Başarılı İletişim Stratejileri

Zor konuşmalar, kişisel ve profesyonel hayatın kaçınılmaz bir parçasıdır. Bu konuşmaları gerçekleştirmek hem siz hem de karşı taraf için rahatsız edici olabilir, ancak büyüme ve ilerleme iç...

7 Kasım 2023
Keşfet
İş Dünyası

Black Friday Pazarlaması Nasıl Yapılmalı? İşte İpuçları!

İş dünyasında yılın en heyecan verici ve önemli dönemlerinden biri olarak kabul edilen Black Friday hem tüketiciler hem de işletmeler için büyük fırsatlar sunar. Ancak bu fırsatları etkili bir ...

6 Kasım 2023
Keşfet
İş Dünyası

Kadın Girişimciler İçin Kaçırılmayacak Destekler

Geçtiğimiz yüzyıl içerisinde kadınların ekonomik olarak güçlenmesi ile girişimci kadınların sayısı her geçen gün istikrarlı şekilde artıyor. Ancak kadınlar, işlerini büyütme becerilerini...

1 Kasım 2023
Keşfet
İş Dünyası

Ofis Arkadaşlarının Başarıya Olan Pozitif Katkısı

İster ekibe yeni katılın ister on yıllardır aynı kurumda çalışıyor olun, destekleyici ofis arkadaşlarıyla çalışmak, başarıya sanıldığından çok daha fazla yardımcı olabilir. Nitekim, pek...

30 Ekim 2023
Keşfet
İş Dünyası

Hangi Şirketler Sanal Ofise En Uygun? İşte Cevabı!

Günümüz iş dünyası, giderek daha fazla şirketin geleneksel ofislerden sanal ofislere yönelmesine yol açar. Peki, "hangi şirketler sanal ofis kullanmalıdır?" Bu sorunun cevabı, işletmenizin özel ...

22 Ekim 2023
Keşfet
Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!