Toplantı Kuralları Nelerdir?
23 Nisan 2023

Toplantı Kuralları Nelerdir?

Ortak bir amaca ulaşmak adına iki veya daha çok kişinin bir araya gelmesiyle oluşturulan görüşmeler, önceden belirlenen sürede gerçekleşir. Görüşmeler, toplantı kuralları ile daha verimli hale gelebilir. Birebir çözülemeyen sorunları, ekip toplantıları ile ortadan kaldırmak mümkündür. Peki toplantı kuralları nelerdir? Toplantı kuralları, verimli ve etkili görüşmelerin gerçekleşmesine ve üretkenliğin artmasına yardımcı olan faktörlerdir. İş yerleri ve kurumlar, online veya yüz yüze toplantılar yaparak şirket başarısını yükseltmeyi amaçlar. Toplantı sonucu oluşturulan raporlar ve kararlar, şirketin geleceğine yön verir. Ayrıca görüşmenin verimli olması için katılımcıların toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Bunun yanı sıra toplantıda katılımcı sayısının yüksek olması, çözüm aşamasını daha zor hale getirebilir. Bu sebeple katılımcı sayısının doğru şekilde belirlenmesi, toplantının yönetimi ve fikir zenginliği üzerinde etkilidir. Verimli ve etkili görüşmeler sağlamak için uyulması gereken toplantı kuralları arasında; gündem belirleme, katılımcı listesi oluşturma, zaman planlaması, not alma, iletişim anlayışı ve toplantıyı takip etmek gibi faktörler yer alır. Böylece iletişim görgü kurallarına uygun gerçekleştirilen toplantılar, zaman tasarrufu sağlama ve hızlı karar almada etkilidir. Bunun yanı sıra yüksek katılımcı sayısı gerektiren toplantılarda, konuşmacı süresini önceden belirlemek ve konu ile alakalı bilgi paylaşımını erkenden yapmak, görüşme yönetimini daha kolay hale getirir. Ayrıca toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi çalışanların iletişim gücünün yüksek ve karar almada etkili oldukları görülür.

Toplantıda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Toplantı zamanının verimli kullanılması işletmenin performansı üzerinde etkilidir. Kurumsal toplantı kuralları arasında; profesyonel giyim, aktif dinleme, yüksek sesle konuşma, dakik olma ve uygun zamanda soru sorma kriterleri yer alır. Toplantıda en önemli unsurlar; başlangıç öncesi konuya hakim olmak ve görüşmeye zamanında başlamaktır. Profesyonel toplantılarda görüşmeye zamanında başlamak, dikkat dağılmasını engelleyerek stres faktörünü uzaklaştırabilir. Ayrıca fiziksel toplantılar için görüşme öncesinde hazır olmak ve katılımcılarla fikir alışverişi yapmak toplantı veriminin yükselmesine yardımcı olur. Bunun yanı sıra görüşme sırasında kısa ve öz cümlelerle fikirleri aktarmak, pozitif ve profesyonel yönünüzü yansıtabilir. Önemli konular veya kararlar için uygulanan fiziksel görüşmelerde ayağa kalkarak söz hakkınızı kullanabilirsiniz. Böylece kararlılığınızı yansıtmanız daha kolay olabilir. Ayrıca toplantı esnasında ajanda üzerine not tutmak, konudan uzaklaşmayı engellemeye yardımcı olur. Kısa süreli görüşmelerde diğer katılımcıların da söz hakkı alması için fikirlerin net cümlelerle ifade edilmesi gerekir. Aksi halde toplantı veriminde düşüş ve görüşme süresinin uzaması gibi olumsuz durumlar ortaya çıkabilir. Bunun yanı sıra toplantı öncesi sorumlulukların ve yapılması gerekli işlerin tamamlanması, görüşme sürecinin kısalmasını da sağlar. Bu sayede artan zaman içinde toplantıda alınan kararlar daha hızlı şekilde uygulanabilir. Ayrıca lokasyon olarak farklı bir yerde uygulanacak toplantılar için en az 2 saat önceden harekete geçmek, görüşmeye katılım noktasında geç kalmanızı önleyebilir.

Bir Toplantının Olmazsa Olmaz Beş Unsuru Nedir?

Toplantı kuralları arasında yer alan ve verimli görüşmeyi sağlayan beş unsur; amaç belirlemek, sonuç çıkarmak, ajanda tutmak, zamanında başlamak ve beş dakika erken bitirmek olarak sıralanır. Verimli toplantı yürütmenin beş unsuru sayesinde performansı yüksek görüşmeler gerçekleştirmek mümkündür. Görüşme verimini ve performansı yükselten beş unsur şu şekilde sıralanır:

  • Amaç Belirlemek: görüşme öncesi toplantının amacını ve konusunu belirlemek, sürecin kaliteli geçmesinde etkilidir. Ayrıca amacın belli olması, katılımcıların görüşmeye hazırlıklı gelmesine yardımcı olur.
  • Sonuç Çıkarmak: Toplantı sonrası ortaya çıkan sonuç katılımcılar tarafından dikkatle takip edilmelidir. Karara bağlanan sorunlar için doğru şekilde harekete geçmek, kurum üretkenliğini yükseltir. Ayrıca her toplantının en fazla üç sonucu olmalıdır.
  • Ajanda Tutmak: Toplantıda not almak, görüşme akışı hakkında bilgi sahibi olmayı sağlar. Bunun yanı sıra ajandaya yazılı notlar, görüşme sonrası sorunların çözümünde hatırlatıcı etkiye sahiptir.
  • Zamanında Başlamak: Toplantıya zamanında başlamak, ciddiyeti ve çözüm noktasındaki kararlılığı göstermede etkilidir. Görüşmeye zamanında başlamak, yönetici ve çalışan ilişkilerinin gelişmesine de yardımcı olur.
  • Beş Dakika Erken Bitirmek: Toplantı kurallarına uyarak gerçekleştirilen görüşmeleri beş dakika erken bitirmek, zamandan tasarruf etmeye ve bir sonraki görüşmeye hazırlık yapmaya yarar. Ayrıca toplantı lokasyonuna zamanında gelmek, görüşmenin beş dakika erken bitmesine yardımcı olur.

Toplantı Nasıl Yönetilir?

Toplantı verimini yükselten kuralların uygulanması için, görüşme yönetiminin doğru işlemesi önemlidir. Toplantı yönetimi ofis veya şirketlerde; açılış, çalışma ve kapanış bölümlerinden oluşur. Açılış bölümünde gündem tekrarlanır ve katılımcılar konu hakkındaki fikirlerini sunar. Toplantıda konuşulması planlanan sorun veya konular değerlendirilerek çalışma aşamasına geçilir. İkinci aşama olan çalışma bölümünde, tüm katılımcıların fikirlerinin alındığından emin olmak ve konu ile ilgili geri bildirim almak önemlidir. Yöneticinin toplantı kuralları hakkında katılımcıları görüşme öncesi uyarması sayesinde bu bölümde fikir birliğine hızla ulaşmak mümkündür. Son aşama olan kapanış bölümünde ise çözüme ulaşan konular hatırlatılır ve gerekli notlar alınır. Oy birliği veya oy çokluğuyla alınan kararlar daha sonra rapor haline getirilebilir. Karar aşamasında toplantı kurallarına uygun şekilde belirlenen çözümlerin planlaması ve kimin ne yapacağı belirlenir. Ayrıca karara ulaşmayan ve toplantı kurallarına uymayan görüşmeler için başka bir zaman için planlama yapılabilir.

Toplantıda Karar Nasıl Alınır?

Görüşmelerde fikir ve sunumlar paylaşıldıktan sonra çözüm için çeşitli kararlar alınır. Toplantı kararları oy çokluğu veya oy birliği ile alınabilir. Oy çokluğu ile karar alınan toplantılarda çözüm aşaması daha kısa sürede sonuçlanır. Bütün katılımcıların çözüm kriterlerini benimsemesinin gerektiği durumlarda ise oy birliği ile karar almak gerekir. Oy birliği ile karar almanın olumlu tarafı, herkesin rızasının alınmasıdır. Bunun yanı sıra çeşitli kriz anlarında, lider tarafından kısa sürede karar verilir. Lider kararları, katılımcıların görüşleri alınmadığı için olumsuz etki oluşturabilir. Toplantıda alınan kararların faydalı ve çözüm odaklı olması için görüşme görgü kurallarını bilmek ve uygulamak oldukça önemlidir. Siz de kaliteli ve verimli toplantılar gerçekleştirmek için gezgin üyelik seçeneğiyle profil oluşturabilir, Kolektif House toplantı lokasyonları ile şirket performansınızı yükseltebilirsiniz.


Benzer İçerikleri Okumaya Devam Et

İş Dünyası

Ofis İhtiyaçları Nasıl Belirlenir? Nelere Dikkat Edilmelidir?

En çok zaman geçirdiğiniz yerlerden biri iş yeridir. O zaman çalıştığınız koşulların mümkün olduğunca optimal olması gerekir. Peki bir ofiste rahat çalışabilmek için neye ihtiyaç vardır?

23 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Ofis Masasında Bulundurmanız Gereken Eşyalar Nelerdir?

Çalışma şekliniz, planlamanız ve en önemlisi çalışmaya duyduğunuz isteği etkileyen ofis masa düzeninde bulunması gereken bazı temel eşyalar vardır. Bu eşyalar işlerinizi kolaylaştırmaktan h...

23 Nisan 2023
Keşfet
Tümünü Gör
Tümünü Gör
İş Dünyası

Ofis İhtiyaçları Nasıl Belirlenir? Nelere Dikkat Edilmelidir?

En çok zaman geçirdiğiniz yerlerden biri iş yeridir. O zaman çalıştığınız koşulların mümkün olduğunca optimal olması gerekir. Peki bir ofiste rahat çalışabilmek için neye ihtiyaç vardır?

23 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Ofis Masasında Bulundurmanız Gereken Eşyalar Nelerdir?

Çalışma şekliniz, planlamanız ve en önemlisi çalışmaya duyduğunuz isteği etkileyen ofis masa düzeninde bulunması gereken bazı temel eşyalar vardır. Bu eşyalar işlerinizi kolaylaştırmaktan h...

23 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Ofis Çeşitleri Nelerdir?

İşletmeniz veya girişiminiz için çalışmalarınızı; paylaşımlı ofis, home office veya sanal ofis gibi ortamlarda sürdürebilir ve işlerinizde verimlilik sağlayabilirsiniz. Peki, son zamanlarda en...

23 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Dünyada En Popüler Girişimcilik Hikayeleri Nelerdir?

Aklınızda bir fikriniz varsa, geleceğe yön vermek, hayallerinizi gerçekleştirmek ve muhteşem başarılara imza atarak para kazanmak istiyorsanız en popüler girişimcilik hikayelerinden ilham alarak m...

23 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Lansman Nedir? Lansman Nerede ve Nasıl Düzenlenir?

Yeni bir ürün veya hizmeti yakında piyasaya sürmek istiyorsanız, bunu birçok farklı şekilde duyurabilirsiniz. Bir ürün lansmanını etkinlikleri organize etmek çok büyük bir görev olabilir, çün...

23 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Dijital Göçebe Nedir? Nasıl Olunur?

Son yıllarda belirli bir lokasyona bağlı kalmadan yaşama ve para kazanma fikri giderek daha cazip hale gelmiş durumda. Özellikle gençler tarafından ilgi çekici olarak görülen bu iş modeli, küresel...

23 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Freelance İş Modeli Nedir? Freelance İş Nasıl Kurumsallaştırılır?

Freelance işinizi büyütmek için öncelikle bir kurumsallaşma planı oluşturman ve bu hedefinize yönelik bazı adımları atman gerekir. Başarılı freelance çalışanların sürdürülebilir işletmel...

22 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Z Kuşağı Çalışma Hayatımızı Daha İyi Hale Mi Getiriyor?

Z kuşağının 2025 yılına kadar OECD ülkelerinde iş gücünün dörtte birinden fazlasını oluşturması beklenmektedir. Bu nedenle işletmelerin Z kuşağının çalışan grubu olarak değerlerini ve...

22 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Ses Getirebilecek Startup Fikirleri ve Örnekleri

Siz de doğru iş modeli ve ekip oluşturacağınıza inanıyorsanız yazımızdaki startup fikirleri ile ilk adımı atmaya başlayabilirsiniz.

22 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Plaza Nedir? Plaza Dilinde Bilmeniz Gerekenler

İş hayatı denilince birçok kişinin aklına ilk olarak plazalar gelir. Hemen hemen her iş kolunda İngilizce bilmenin şart olduğu günümüzde bazı yabancı kelimelerin araya serpiştirilerek konuşul...

22 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Girişimcilikte En Çok Karşılaşılan Zorluklar Nelerdir?

İster tek başına yola çıkan genç bir start-up ister yılların tecrübesine sahip geleneksel işletme sahibi olun, girişimciliğin önündeki engellerin kaçınılmaz olduğunu zaten biliyorsunuzdur. Gi...

22 Nisan 2023
Keşfet
İş Dünyası

Esnek Çalışma Nedir? Esnek Ofis Alanları Hakkında Her Şey

Esnek çalışma, çalışan ve işveren için katma değer sunan ve son dönemlerde popüler çalışma türlerinden biridir. Peki nedir ve nasıl olur bu esnek çalışma, gelin beraber inceleyelim!

22 Nisan 2023
Keşfet
Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!