Toplantılarda Verimli Konuşmayı Artıracak 5 Öneri

Rutin ve sıkıcı geçen toplantılarda vaktin bir an önce geçmesi için hangimiz saatlerine bakmıyor ki? Aslında sıkıcı gelmesinin temel nedeni toplantıların anlamlı ve verimli olmamasından kaynaklanıyor. Toplantı öncesi yapılacak birkaç hazırlıkla sizler de dinleyicilerinizi saatlerine değil, konuşmanıza odaklandırabilirsiniz. Peki, toplantıları dinleyicilere can kulağıyla dinletmek için neler yapmanız gerekiyor? 

1) Toplantı Öncesinde Gündeminizi Belirleyin

Toplantınızın ne kadar süreceği ve hangi konuya değineceğizi önceden belirlerseniz, konuşma esnasında süre için telaşa kapılmanıza gerek kalmaz. Toplantılarınıza gündem konularını eklemek, rutin konuşmalardan sıyrılmanızı ve dinleyicilerin dikkatini çekmenizi sağlar. Gündemdeki trendler neler? En çok hangi olay konuşuluyor? Bunları araştırarak konuşmalarınıza ekleyebilirsiniz.Takım davetine içeriklerin belirtildiği bir toplantı ajandası eklemek tüm katılımcılar için faydalı olacaktır. Örneğin; Willow’un kurucusu ve CEO’su Michael Bruch, her gün 1 ya da 2 saatini Twitter’da teknoloji haberlerine ayırdığını, toplantılarda muhakkak gündemden bir olaya yer verdiğini söylüyor.

2) Etkili Bir Başlangıç Yapın

Daha başından sıkıcı olan bir konuşmanın devamını kim dinler ki? Dinleyicilerin odağını kazanmak için konuşmanızdaki ilk otuz saniyeyi mutlaka iyi değerlendirmelisiniz. Bunun için klasik girişler yerine ortaya düşündürücü bir soru oltası atarak, başarılı kişilerden veya kitaplardan alıntılar kullanarak ya da bir hikaye anlatarak başlayabilirsiniz. Rutin toplantılarda kulak aşinalığı olan cümleler yerine kendinize özgü cümleler kurarak farkınızı ortaya çıkarabilirsiniz. Böylece, klasik bir giriş konuşması bekleyen katılımcıları şaşırtarak onların dikkatini kendinize çekebilirsiniz. 

3) Katılımcılara Sorular Sorun

Toplantılarda pasif dinleyiciliği önlemek adına katılımcılara sık sık sorular sormak, onların sıkılmasını önleyerek sıkıcı olan havayı canlandırır. Aynı şekilde katılımcıların da sorularını almak, onların akıllarındaki soruyu giderir, ortama fikir çeşitliliği katar. Sunum esnasında katılımcılarla boşluk doldurmalar yapılabilir. Miro gibi boardlar üzerinden akış yaratma workshop'ları düzenlenebilir. Bu konuda, LinkedIn Learning kursunda bir eğitimci olan Laura Bergells ise toplantılarda açık uçlu sorular sormayı önerirken, evet-hayır gibi kısa cevaplı sorulardan kaçınmayı öneriyor. Örneğin: ‘‘Teknolojinin gelişimi satışları etkiledi mi?’’ demek yerine ‘‘Teknolojinin gelişimi satışları nasıl etkiledi?’’ şeklinde düşünmeyi teşvik edici sorular sorabilirsiniz.

Katılımcıların tartışma esnasında konu dışına çıktıklarını fark ettiğinizde ise 'Otopark Yöntemini' kullanabilirsiniz. Otopark yöntemi, gündemle ilgili olmayan yorumlar, konular veya soruların toplantı sonrasında konuşulmasını sağlayan bir yöntemdir. Bir nevi toplantı alanınızı bir otopark, katılımcıların sorularını da otoparkta bekleyen araçlar olarak düşünebilirsiniz. Bu yöntemi uygularken önceden bir süre belirlemek, sonradan oluşacak soru mezarlığını önleyecektir. Belirlediğiniz süre boyunca herkesin eşit hakta konuşmasına özen göstermeyi de ihmal etmemelisiniz.

4) Akıcı ve Dokunaklı Konuşun

Bir toplantıda asıl etken konuşma kısmını iyi bir şekilde yürütebilmektir. Bu noktada konuşmalarınıza akıcılık katmak için;

Kelimelerin büyüsüyle insanların kalplerine dokunabileceğiniz gibi aynı zamanda tüm odağı kendinize çevirebilirsiniz. Bu noktada kitap okumak, kelime dağarcığınız ve hayal gücünüze doğrudan etkiler. İnsanları nasıl etki altına alabileceğinizi çeşitli kitaplar okuyarak keşfedebilirsiniz. Konuşma sırasında duraksamak, ‘‘ee, ııı’’ gibi konuşmayı pürüzleştiren sesler çıkarmak dinleyiciler için hoş olmayabilir. Kelimelerin düzgün telaffuzu için kalemle yüz yogası yaparak ya da tekerlemeler söyleyerek dudaklarınızı çalıştırabilirsiniz. Bunun yanı sıra nefes egzersizleri yapmak, konuşma esnasında nefesini iyi ayarlamanızı ve sesinizi iyi kontrol etmenizi sağlar.Ses tonunuzu sürekli aynı seviyede tutmak, bir noktadan sonra odağın kaybolmasına neden olur. Bu sebeple ses tonunuzu gerekli yerlerde yükseltmeniz ve alçaltmanız, katılımcıların odağını sürekli olarak konuşmanıza çekecektir. Ses tonunuzu sürekli yüksek seviyede tutarak dikkati toplayacağınızı sanıyorsanız, aslında yanılıyorsunuz. Yüksek ses tonu katılımcıların dikkatini çekmek yerine rahatsızlık oluşturur. Eğer fikrinizin sesi yüksekse zaten bağırmanıza gerek yoktur.

5) Beden Dilini Kullanmayı Unutmayın

Sürekli durduğunuz yerde ya da oturduğunuz yerde konuşmak bir süre sonra can sıkabilir. Bu, televizyonda sürekli aynı kareye bakmak gibidir. Konuşmalarınızı jest ve mimiklerle desteklemeniz tüm dikkatleri size yoğunlaştıracaktır. Fakat bu durumu abartmamaya da özen gösterin. Beden dilini gereğinden fazla kullanmak ise katılımcıları konuştuklarınızdan ziyade hareketlerinize odaklandıracaktır. Bu nedenle beden dilinizi konuşmanıza paralel olarak kullanmaya özen gösterin. 

Toplantı gündeminiz ve katılımcılarınız da hazırsa, Kolektif House toplantı odasının kapılarını sizlere açıyor. Kolektif dünyasına adım atarak birçok avantajdan yararlanabilirsiniz. Dilediğiniz lokasyonumuza 3 gün ücretsiz giriş yapabilir, networkünüzü genişletebilir, etkinliklerimize katılabilir ve üyelerimize özel ayrıcalıklar içeren Koperks fırsatlarımızdan yararlanabilirsiniz. Verimli toplantılar alabilmek ve katılımcılarınızla yüksek enerjili toplantılar yapmak için uygun mekan arıyorsanız, bizimle iletişime geçin.