Toplantı linkini kim atıyor?

Geleceğin ofisleri şüphesiz bu yılın başlarında geride bıraktığımızdan çok farklı görünecek ve ofis yaşamı çok farklı olacak. Ancak, toplantılar iş yapmanın ayrılmaz bir parçası olmaya devam edecek. 

Pandemi öncesinde toplantılar birçok kişinin fiziki katılımı ile gerçekleşirken, pandemi sürecinde bu model tersine çevrildi. Uzaktan çalışmanın bir sonucu olarak tüm toplantılar online ortama taşındı. Bunun daha sık ve hızlı iletişim gibi olumlu etkileri olsa da toplantı sıklığındaki artışın bireyler üzerinde yarattığı zihinsel yorgunluğu da göz ardı etmemek gerekiyor ki yapılan araştırmalar da bunu destekler nitelikte. Hatta bu durum için son aylarda yaygın bir şekilde şu ifade kullanılıyor: Zoom fatigue (Zoom yorgunluğu). Peki uzaktan çalışmanın kökleşeceği, uydu ofislerin yaygınlaşacağı; dolayısıyla da hem yüz yüze toplantıların hem de online toplantıların harmanlanacağı yeni normalde bu toplantılardan daha sağlıklı sonuç almak için nelere dikkat etmek gerekiyor? İşte zaman kaybettiren toplantıları ortadan kaldırmak veya en azından ekibinizin üretkenliği üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirmek adına sizler için birkaç ipucu sıraladık!

İlk adıma dikkat!

Toplantılar ister yüz yüze isterse online olarak planlansın önemli bir konuya açıklık getirmek üzerine organize edilmelidir: Karmaşık sorunları çözmek, önemli kararlar vermek, hassas konular hakkında konuşmak, projeleri/işleri koordine etmek vb. Öncelikle sakin olun ve aklınızdaki konu özelinde toplantı yapmanız gerekip gerekmediğini kendinize sorun. Çünkü çoğu zaman en verimli toplantı hiç gerçekleşmemiş olan toplantıdır. Belki yalnızca e-mail üzerinden de süreci yönetebilirsiniz. Fakat bu noktada şunu unutmayın çok fazla e-mail trafiği de çok fazla toplantı kadar kötü olabilir. Bunun dengesini kurmak için kendinize şu soruları sorabilirsiniz:

– Toplantıyı iptal etmenizin faydası ya da zararı nelerdir?

– Bu tekrarlanan bir toplantı mı yoksa durum güncellemesi içeriyor mu?

– Herhangi bir konuda karar verilmesi gereken bir durum söz konusu mu?

– Karmaşık olan farklı düşünceleri ve çözümleri dinlemenizi gerektiren bir konu mu?

– Sadece kendiniz karar verebilir misiniz?

– Acil aksiyon alınması gereken bir durum mu? 

Toplantının matematiği ne diyor?

Diğer yandan çoğu insan yarım saatlik bir toplantının tam zamanında biteceğini düşünüyor. Oysaki eğer toplantıya 10 kişi katılıyorsa bu büyük bir yanılgı. 1 saat de sürebilir ya da 3 saat de… Yapılan araştırmalara göre orta düzey yöneticilerin haftalık tek bir toplantısının büyük bir şirkete maliyeti yıllık 15 milyon doların üzerinde. Bu nedenle şimdi toplantı planlamadan önce bir kez daha düşünün, matematiği yapın ve istediğiniz süreye değdiğinden emin olun. Hatta bu noktada telefonunuza yükleyebileceğiniz toplantı maliyeti hesaplayan bir uygulamadan da yararlanabilirsiniz. 

“Bugün toplantı yok”

Toplantıların maliyetini azaltmanın bir diğer yolu da çalışma modu ile toplantı modu arasında gidip gelmek yerine, bölünmemek adına iş gününüzü şu şekilde iki bloğa ayırmaktan geçiyor: Çalışma zamanı ve toplantı zamanı. Hatta kesintisiz bir tam gün için hafta içinde “toplantı yok” günü bile ilan edebilirsiniz. Yönetici ya da takım lideriyseniz herkesin işine daha fazla odaklanmasına yardımcı olmak için ekibin de düşüncelerini ve iş planını dinleyerek “toplantı yok” gününü hep birlikte belirleyin. 

Katılımcı sayısını sınırlayın

Çalışmalar, toplantılarda az sayıda katılımcının çok sayıda katılımcıdan daha etkili olduğunu gözler önüne seriyor. Toplantıya ne kadar az insan katılırsa, katılımcıların zaman dilimlerinin ayarlaması, toplantının planlanması da o kadar kolay oluyor. Ayrıca yukarıda da bahsettiğimiz gibi her eklenen katılımcı toplantı süresinin uzamasına neden olurken, maliyeti de daha yukarıya çekiyor. Uzmanlar istisnaları olsa da şirket içinde gerçekleştirilecek bir toplantı için maksimum 5 kişinin yeterli olacağına işaret ediyor. 

Toplantının sonuna kadar kalmak şart mı?

Öte yandan bir toplantının verimli olması, toplantıya katılan herkes için verimli olduğu anlamına gelmiyor. Ayrıca toplantıya katılımı önemli olan bir kişinin toplantının sonuna kadar orada kalması da verimliliği yükseltmiyor. Şöyle bir düşünün; bugüne kadar yalnızca beş dakikalık katılımınız yeterli olacağı bir saatlik kaç toplantıyı sonuna kadar izlediniz? Bu ciddi bir zaman kaybı. Fakat bunu düzeltmenin kolay bir yolu var: Ekibinize, toplantıya değer katacaklarını düşünmedikleri takdirde davetiyeleri reddedebileceklerini veya bir toplantının ortasında uygun bir şekilde toplantıyı terk edebileceklerini bilmelerini sağlayın. Tesla ve SpaceX’in kurucusu Elon Musk, Tesla’daki toplantı kültürü hakkında özetle şunu söylüyor: “Toplantıdan ayrılmak değil; birinin toplantıda kalmasını ve zamanını boşa harcamasını sağlamak kaba bir davranış olur.”

Son olarak ise ekibiniz ile yaptığınız herhangi bir toplantıdan sonra geleceğe referans olabilmesi için toplantı sonucunu belgelemeyi unutmayın.

İrem Arca

İrem Arca

Bu Yazıyı Beğendiyseniz...

Teknoloji, tasarım ve motivasyon dolu Kolektif House dünyasından en son haberler, etkinlik duyuruları ve sürprizler için haftalık bültenimize kayıt ol. Merak etme, fikrini değiştirirsen dilediğin an ücretsiz olarak bülten üyeliğini sonlandırabilirsin.