Yeni ofis stratejileri nasıl belirlenmeli?

COVID-19 salgını, büyük merkezi ofislerin amacının sorgulanmasına yol açarken, şirketlerin ofis tercihlerini de yeniden gözden geçirmesini sağladı. Büyük küçük demeden pek çok şirket şimdilerde sürdürülebilir bir yapılanma için çalışan ve müşteri memnuniyetini merkeze alarak, çalışanların ve müşterilerin yoğun olduğu bölgelere ve şehirlere dağıtılmış bir modelin üzerinde çalışıyor. Merkez ofislerin küçülüp dağıtılmış ofislerin arttığı bir yapılanmanın şirketlerin maliyetlerini aşağıya çekmesinin yanı sıra kentsel peyzajın iyileştirilmesine de katkıda bulunacağı öngörülüyor.

Dolayısıyla uzaktan çalışmanın giderek yaygınlaşacağı bir geleceğe hazırlık için geleneksel ofis yapısını yeniden gözden geçirmenin ve yeni bir iş yeri stratejisi planlamanın tam zamanı. Peki çalışma ve ofis kültürünün temeline esnekliğin yerleştiği bu yeni yapılanma stratejisi planlanırken şirketler nelere dikkat etmeli? Yeni ofis stratejilerini belirlerken kurumlar nasıl bir yol izlemeli?

Takım çalışması

İnsanlar bir araya gelebilecekleri, bağlantı kurabilecekleri ve kariyerlerini geliştirebilecekleri yerlere kuşkusuz her zaman ihtiyaç duyacaklar. Bu kapsamda temelde ofisin boyutu, ölçeği, konumu belirlenirken strateji geliştirme sürecinde her şirket için aynı sonucu sağlayacak bir formül ya da denklem yoktur. Öncelikle gelecekte neye ihtiyaç duyulacağını belirleme alıştırması İK’dan IT’ye, hukuktan finansa farklı departmanlardaki tüm çalışanların ve yöneticilerin fikirlerini ve beklentilerini ortaya koyduğu, üzerinde beyin fırtınası yaptığı bir takım sporu olmalıdır. Süreçlerin çalışanların katılımlarıyla yeniden tasarlanması hem yüz yüze hem de uzaktan çalışmanın en iyi yönlerinden yararlanan gelişmiş bir modelin temelini oluşturacaktır.

İşin yeniden yapılandırılması

İkinci adım olarak takım çalışması ile yeni dönemde işin nasıl yapılacağı yeniden yapılandırılmalıdır. Yeni modelde toplantı gündemleri nasıl belirlenecek, toplantılar nasıl planlanacak? Çalışanların mesleki gelişim yolculuklarında ya da yeni işbirlikleri aşamalarında fiziksel olarak aynı ortamda bulunma ya da uzaktan çalışma dinamikleri nasıl şekillenecek? Tüm bu sorulara yanıt ararken şirketler ayrıca değerleri ve kültürleri ile çelişmeyecek aksine bu kültürü destekleyen uygulamalar ve ritüeller üzerine de düşünmelidir.

Çalışma modelinin belirlenmesi

Şirketler esnek çalışmanın nasıl olacağını belirlemelidir. Bu noktada tamamen uzaktan çalışma özellikle de yeni işe alımlarda iş akışının ve dinamiklerinin çalışana aktarımında çok sağlıklı olmayacaktır. Merkez ofiste ya da uydu ofiste çalışmanın yanı sıra evden çalışmaya da olanak sunan ve alt yapı sağlayan hibrit çalışma modeli ise hem yeni yeteneklere erişimde coğrafi sınırları ortadan kaldıracak, hem çalışma alanı tercihini çalışana bırakarak çalışan motivasyonunu ve bağlılığını artıracaktır.

İşyerinin tekrar tasarlanması

İlk 3 maddede yeni ofis stratejileri belirlenirken çalışma kültürü temelinde atılması gereken adımların çerçevesi çizildikten sonra ofis kültürünün yeniden dönüştürülmesi konusunda ne gibi adımların atılması gerektiğine de bakacak olursak; öncelikle şirketler uzaktan çalışma ile gerçekleşemeyecek etkileşim türlerini desteklemek için çalışma alanlarını yeni çalışma kültürüne göre tekrar tasarlamalıdır. Bu noktada şirketlerin ilk etapta sağlık ve hijyen kuralları açısından eksiksiz bir şekilde çalışma alanlarını düzenlemeleri ve yönetmeleri gerekecektir. Şirketin ayrıca merkez ofislerin birincil amacını belirleyip daha çok ortak alana mı yoksa daha çok toplantı alanlarına mı ihtiyacı olduğunu netleştirmesi faydalı olacaktır. Buna ek olarak dağıtılmış ofislerin lokasyonlarının nerede olacağı, bu ofislerde kaç kişilik bir çalışma alanına ihtiyaç duyulacağı ve çalışanların ofise nasıl bir planlama ile giriş/çıkış yapabileceği de belirlenmelidir. Tüm bunlar şirketlere maliyet avantajı ve esneklik sağlayacaktır.

Ofislerinizin yeniden tasarlanması noktasında Kolektif House olarak bizler de ihtiyaçlarınız doğrultusunda çalışan memnuniyetini ve verimliliğini artıracak, maliyetlerinizi aşağıya çekecek, Kolektif ekosistemine erişim sağlayacak ve sizi bu geniş network’ün bir parçası yapacak esnek ofis çözümlerimizle her zaman hizmet vermeye hazırız, sizlerin her daim yanınızdayız.

Burçin Yıldıran Sezen

Burçin Yıldıran Sezen

Bu Yazıyı Beğendiyseniz...

Teknoloji, tasarım ve motivasyon dolu Kolektif House dünyasından en son haberler, etkinlik duyuruları ve sürprizler için haftalık bültenimize kayıt ol. Merak etme, fikrini değiştirirsen dilediğin an ücretsiz olarak bülten üyeliğini sonlandırabilirsin.