Uzaktan Çalışmayı Doğru Yönetmenin Yolları

Koronavirüs salgının yayıldığı bütün ülkelerde en çok önem verilen kuralların başında sosyal mesafeyi korumak geliyor. Bu kural ile birlikte ABD’den Japonya’ya, İngiltere’den Güney Kore’ye dünyanın dört bir yanında Google, Apple, Microsoft, Twitter, Hitachi, Spotify ve Amazon gibi küresel devler başta olmak üzere birçok şirket çalışanlarının bir kısmını ya da tamamını evden çalışmaya teşvik etti. Bu beklenmedik kriz hiç kimseye sürece hazırlanmak için zaman tanımasa da neyse ki liderlerin uzaktan çalışan ekiplerin katılımını, verimliliğini ve motivasyonunu artırmak için atabilecekleri araştırmaya dayalı adımlar mevcut.

Ancak bu adımlara geçmeden önce konunun temeline inip, uzaktan çalışmanın doğasında olan zorlukları incelemekte fayda var. Bunlar;

Yüz yüze iletişim eksikliği: Yönetim kadroları çalışanların verimli çalışıp çalışamadığı konusunda endişe yaşarken, çalışanlar ise yöneticilerin desteğini yeterince hissedememekten dolayı kaygılanır.

Bilgiye erişim zorluğu: Ekip arkadaşlarından ya da yöneticilerinden sorularına hızlı yanıt alamamak uzaktan çalışmayı ilk defa deneyimleyen kişilere büyük bir engel gibi gelebilir.

Dikkat dağıtıcı unsurlar: Yetersiz çalışma alanları ve ev sorumlulukları çalışanlar için engel teşkil ederken, yöneticilerin bu plansız uzaktan çalışma sürecinde dikkat dağıtıcı unsurları göz önünde bulundurması gerekir.

Sosyal izolasyon: Uzaktan çalışmalarda en yaygın şikayetlerden biri yalnızlıktır. Uzun süreli uzaktan çalışma, çalışanın aitlik duygusunu ortadan kaldırabilir.

Peki bu zorlu yolda yöneticiler için var olan zorluklar neler? Washington, D.C. merkezli Amerikan analitik ve danışma şirketi Gallup’ın Veri Birimi Direktörü Sofia Kluch, yöneticilerin bu süreçte dikkat etmesi gerekenleri şu üç ana başlık altında topluyor;

Kişiselleştirme: Ofisteyken herkes için geçerli olan kurallar dizisini uygulamak kolaydır. Ancak uzaktan çalışmada kuralları bireylerin çalışma ortamı belirler. Dolayısıyla yöneticilerin çalışanların ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için bir alan yaratması gerekir. Bunun yolu da çalışanların uygun zaman dilimlerinin öğrenilmesinden ve yapılacak görüşme ve toplantıların buna göre doğru planlanmasından geçer.

İletişim: Birçok yönetici aynı zamanda iyi birer iletişimci olsa da uzaktan çalışmada iletişimin ses tonu, jest ve mimiği yoktur. Bu da zaman zaman yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Bu noktada yöneticilerin, iş akışındaki öncelikleri belirlemenin yanı sıra ofis dışındayken ekiplerinin çalışmalarını en üst düzeye çıkarma konusundaki engelleri anlamak ve bu engelleri kaldırmak adına ekipleriyle görüntülü uygulamalar üzerinden iletişim kurması daha sağlıklıdır. İletişimde bir başka önemli nokta ise yöneticiler çalışanlara nasıl iletişim kurmayı tercih ettiklerini ve bu noktada nelere gereksinim duyduklarını da sormalıdır.

Sorumluluk: Ofis ortamında sorumlulukları paylaşmak ve yapılan işi değerlendirmek kolaydır. Ancak uzaktan çalışmada esneklik daha fazla olabilir ve yöneticilerin sürdürülebilir bir yapı için sistemlerini oluşturmaları veya geliştirmeleri gerekir.

Tüm bu zorluklara rağmen hem çalışanların moral ve motivasyonunun en üst seviyede tutulması hem de işlerin aksamadan istikrarlı bir şekilde devam etmesi için doğru liderlik şarttır. İşte sağlıklı bir şekilde uzaktan çalışmayı yönetmenin 5 altın kuralı:

1.Planlı ilerleyin: Yöneticilerin beklentileri konusunda net olmaması ekiplerin başarısını da olumsuz yönde etkiler. Dolayısıyla yapılacak işlerin listesinin belirlenmesi çalışan açısından tamamlaması gereken iş yükünü görebilmesi ve işleri tamamlamak için yol haritası çizebilmesi açısından sağlıklı olacaktır. Ayrıca çalışmalar için de net teslim tarihi belirlemek faydalıdır. Çünkü bir iş için “çabuk ya da acil” gibi öznel ifadeler yerine işin bir saat içinde mi yoksa gün sonunda mı teslim edilmesi gerektiği bilgisinin paylaşılması daha gerçekçidir.

2.Takdir edin, teşvik edin: Uzaktan çalışanlar yaptıkları işlerin görülmediğini hissederek sıklıkla demoralize olup umutsuzluğa kapılabilirler. Bu da çalışma hızlarında yavaşlamaya ve verimsizliğe yol açar. Olumlu geribildirim çalışanları pozitif etkileyecektir. Bu nedenle başarıları takdir etmeyi ve tüm ekibi buna teşvik etmeyi unutmayın.

3.İhtiyaçları öğrenin: Uzaktan ekipleri yönetirken nelere ihtiyaçları olduğunu tahmin etmeye çalışmak yerine çalışmalarını zorlaştıran etkenler var ise bunları sizinle paylaşmalarını sağlamak önemlidir. Hem objektif geri dönüşler almış olursunuz hem de onların fikirlerine değer verdiğinizi hissettirerek motive olmalarını sağlarsınız. Bu çalışanların iyi performans sergilemelerini engelleyen sorunları aşmak için çözümler üretmeye de olanak sağlayacaktır.

4.İletişim şart: Ekibinizin yapılan çalışmalardan haberdar olmasını sağlamak ve ekibi beyin fırtınası yapmaya teşvik etmek için günlük, haftalık, aylık periyotlarda toplantılar düzenlemek iş akışını hızlandıracak, verimliliği artıracaktır. Zoom, Google Hangouts, Skype gibi görüntülü uygulamalar üzerinden yapılan bu toplantılar aynı zamanda uzaktan çalışanlarda oluşan yalnızlık hissini de bir nebze olsun ortadan kaldıracaktır.

5.Çalışanlarınızın gelişimini destekleyin: Öğrenme süreklidir ve yaşam boyu devam eder. Bu zorlu dönemde mikro öğrenmeyi kullanmak pratik olacaktır. Ekibinizle tek bir konu hakkında 5-10 dakikalık kısa bilgiler paylaşmaya odaklanın. Böylece çalışanlarınızın gelişimlerine katkı sağlayabilirsiniz.

Kaynaklar:

https://www.gallup.com/workplace/296528/leading-remotely-managers-need-keep-teams-engaged.aspx

https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers

https://www.forbes.com/sites/jasonwingard/2020/03/13/team-working-at-home-because-of-coronavirus-heres-how-to-lead-them-effectively/#37889e4d3162

Ece Baltacı

Ece Baltacı

Teknoloji, tasarım ve motivasyon dolu Kolektif House dünyasından en son haberler, etkinlik duyuruları ve sürprizler için haftalık bültenimize kayıt ol. Merak etme, fikrini değiştirirsen dilediğin an ücretsiz olarak bülten üyeliğini sonlandırabilirsin.